Wenn es um die Implementierung einer neuen Contract Lifecycle Management (CLM)-Lösung geht, besteht eine der größten Herausforderungen für interne Rechtsteams darin, die Zustimmung der Unternehmensleitung zu gewinnen. Während die Vorteile von CLM für diejenigen, die täglich mit Verträgen zu tun haben, klar auf der Hand liegen, müssen die Entscheidungsträger mit einem gut ausgearbeiteten Business Case davon überzeugt werden, in ein neues System zu investieren.
Wir von IRIS haben mit vielen Rechtsteams zusammengearbeitet, um ihnen dabei zu helfen, den Wert einer Verwaltung des Vertragslebenszyklus Lösung, indem Sie operative Vorteile in strategische Vorteile umwandeln, die bei den Führungskräften Anklang finden. Hier finden Sie einen Leitfaden, wie Sie einen überzeugenden Business Case für die Einführung einer CLM-Lösung in Ihrem Unternehmen erstellen können.
Identifizieren Sie den Bedarf: Schmerzpunkte und Chancen aufspüren
Bevor Sie sich für eine CLM-Lösung entscheiden können, müssen Sie die Herausforderungen, die Ihr Team mit dem derzeitigen Vertragsmanagementprozess hat, klar benennen. Dazu können Ineffizienzen, Compliance-Risiken oder mangelnde Transparenz der Vertragsleistung gehören. Es ist wichtig, diese Probleme so weit wie möglich zu quantifizieren. Wie viel Zeit verbringt Ihr Team zum Beispiel mit manuellen Vertragsprozessen? Wie oft kommt es zu Problemen mit der Einhaltung von Vorschriften aufgrund von verpassten Fristen oder verlorenen Dokumenten?
Wir haben festgestellt, dass die überzeugendsten Business Cases mit einem klaren Verständnis des aktuellen Zustands beginnen. Indem Sie die Ineffizienzen und Risiken in Ihrem bestehenden Prozess dokumentieren, schaffen Sie eine Ausgangsbasis, die den Verbesserungsbedarf aufzeigt. Auf diese Weise können Sie aufzeigen, wie eine CLM-Lösung diese spezifischen Probleme beheben kann, was die Argumentation für die Entscheidungsträger nachvollziehbarer und dringlicher macht.
CLM-Lösungen recherchieren und vergleichen: Finden Sie die richtige Lösung
Nicht alle CLM-Lösungen sind gleich, und es ist wichtig, diejenige zu finden, die den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht. Beginnen Sie mit der Untersuchung verschiedener CLM-Tools und konzentrieren Sie sich dabei auf Funktionen, die Ihre identifizierten Probleme lösen. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Integrationsfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und Sicherheit. Bitten Sie die Anbieter um Demos und Testphasen, um zu sehen, wie die Software in der Praxis funktioniert.
Wenn wir Kunden bei der Bewertung von CLM-Lösungen helfen, empfehlen wir, eine Checkliste mit den Funktionen zu erstellen, die auf den spezifischen Anforderungen Ihres Teams basieren. Auf diese Weise können Sie verschiedene Tools nebeneinander vergleichen und sicherstellen, dass die ausgewählte Lösung den Zielen Ihres Unternehmens entspricht. Darüber hinaus kann das Einholen von Feedback aus anderen Abteilungen, wie z. B. der IT- und Finanzabteilung, dabei helfen, die Auswirkung und Machbarkeit der Lösung im Allgemeinen zu beurteilen.
Frühzeitige Einbindung von Interessenvertretern: Abteilungsübergreifende Unterstützung aufbauen
Eine erfolgreiche CLM-Implementierung kommt nicht nur der Rechtsabteilung zugute, sondern kann die Prozesse im gesamten Unternehmen rationalisieren. Um einen überzeugenden Business Case zu erstellen, ist es wichtig, Interessengruppen aus anderen Abteilungen frühzeitig in den Prozess einzubeziehen. Dazu gehören Finanzen, Beschaffung, Vertrieb und IT. Indem Sie deren Beiträge einholen und auf ihre Bedenken eingehen, können Sie eine Argumentation erstellen, die die funktionsübergreifenden Vorteile einer CLM-Lösung hervorhebt.
Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die frühzeitige Einbindung von Stakeholdern dazu beiträgt, eine breite Unterstützung für das Projekt aufzubauen. Wenn andere Abteilungen sehen, wie eine CLM-Lösung ihre Arbeitsabläufe vereinfachen kann - sei es eine schnellere Vertragsgenehmigung für den Vertrieb oder eine bessere Verfolgung der Einhaltung von Vorschriften für die Finanzabteilung -, werden sie die Initiative eher unterstützen. Dieser kollaborative Ansatz hilft auch bei der Identifizierung potenzieller Hindernisse und stellt sicher, dass die gewählte Lösung den Anforderungen aller Benutzer gerecht wird.
Führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch: ROI nachweisen
Eine der wichtigsten Komponenten Ihres Business Case ist die Kosten-Nutzen-Analyse. Dabei werden die Kosten für die Implementierung einer CLM-Lösung - einschließlich Softwarelizenzen, Schulungen und Integration - mit den potenziellen Vorteilen wie Zeitersparnis, verringerte Compliance-Risiken und verbesserte Vertragsleistung verglichen. Berücksichtigen Sie dabei sowohl direkte als auch indirekte Vorteile und versuchen Sie, diese so weit wie möglich zu quantifizieren.
Wenn wir Rechtsteams bei der Erstellung von Geschäftsszenarien helfen, verwenden wir oft reale Szenarien, um den potenziellen ROI zu ermitteln. Wenn Ihr Team beispielsweise 10 Stunden pro Woche mit der manuellen Vertragsverfolgung verbringt, berechnen Sie die Zeitersparnis, die sich aus der Automatisierung dieser Aufgabe ergibt, und setzen Sie dies in finanzielle Größen um. Berücksichtigen Sie auch die Kosten für die Nichteinhaltung von Vorschriften, wie z. B. versäumte Fristen oder Vertragsstrafen, und wie eine CLM-Lösung diese Risiken mindern kann. Eine klare, datengestützte ROI-Projektion kann ein schlagkräftiges Argument für die Investition sein.
Einen überzeugenden Fall präsentieren: Den Pitch machen
Wenn Sie Ihre Recherchen, den Input der Stakeholder und die Kosten-Nutzen-Analyse in der Hand haben, ist es an der Zeit, Ihren Business Case zu präsentieren. Stimmen Sie Ihre Präsentation auf Ihre Zielgruppe ab und konzentrieren Sie sich auf die strategischen Vorteile, die für sie am wichtigsten sind. Für Führungskräfte könnte dies der ROI sein und wie eine CLM-Lösung breitere Geschäftsziele unterstützt. Für die IT-Abteilung könnte es sich um Integrations- und Sicherheitsfunktionen handeln. Achten Sie darauf, dass Sie auf mögliche Einwände eingehen und klare, umsetzbare Empfehlungen geben.
Wir haben festgestellt, dass die effektivsten Präsentationen diejenigen sind, die eine Geschichte erzählen. Beginnen Sie mit den Herausforderungen, mit denen Ihr Team konfrontiert ist, fahren Sie fort mit der Frage, wie eine CLM-Lösung diese Probleme lösen kann, und enden Sie mit den Vorteilen - sowohl operativer als auch strategischer Art -, die die Lösung mit sich bringen wird. Verwenden Sie visuelle Mittel wie Diagramme und Grafiken, um Ihre Argumente klar und überzeugend darzustellen. Und vergessen Sie nicht, Raum für Fragen und Diskussionen zu lassen. Das zeigt nicht nur, dass Sie vorbereitet sind, sondern bezieht auch Ihr Publikum in den Entscheidungsprozess ein.
Schlussfolgerung
Beim Aufbau eines Business Case für eine CLM-Lösung geht es um mehr als nur um die Hervorhebung der Funktionen eines Tools - es geht darum, aufzuzeigen, wie die Lösung mit den strategischen Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmt und einen messbaren Wert liefert. Indem Sie Ihre Probleme identifizieren, Lösungen recherchieren, Stakeholder einbinden und einen klaren ROI präsentieren, können Sie ein überzeugendes Argument vorbringen, das bei Entscheidungsträgern Anklang findet.
Wir von IRIS unterstützen Sie bei jedem Schritt auf diesem Weg. Wir haben zahlreichen Rechtsteams geholfen, sich erfolgreich für CLM-Lösungen einzusetzen und diese zu implementieren, die ihre Abläufe verändert haben. Wenn Sie bereit sind, den nächsten Schritt in Ihrem Vertragsmanagement zu machen, lassen Sie uns darüber sprechen, wie wir Ihnen helfen können, einen überzeugenden Business Case für eine CLM-Lösung aufzubauen.
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