Demonstration des Wertes von In-House Legal durch Self-Service

Wenn man eine App entwickeln will, sollte man meinen, man brauche Programmierkenntnisse. Traditionell wird Software "codiert", d. h. Zeile für Zeile in Form von Softwarecode geschrieben. Seit kurzem gibt es jedoch auch einen anderen Ansatz: Low Code / No Code Development. Bei diesem Ansatz ist der Codierungsteil bereits vorhanden, so dass Sie mit vordefinierten Funktionen und Aktionen programmieren können, die Sie normalerweise per Drag & Drop in Ihre Anwendung einbauen können.

So können Softwareentwicklungsprojekte auch von Endanwendern mit geringen Programmierkenntnissen durchgeführt werden. In diesem Blog erklären wir Ihnen, was Low-Code- und No-Code-Entwicklung genau bedeutet, wie sie bereits eingesetzt wird und welche eindeutigen Vorteile sie für (interne) Rechtsteams hat, um einen echten Mehrwert zu demonstrieren.

Der Kampf ist real

Eine interne Rechtsabteilung spielt in jedem Unternehmen eine sehr strategische Rolle, da sie das Unternehmen rechtlich berät. Diese rechtliche Beratung erfolgt auf vielfältige Weise, z. B. durch die Bereitstellung von Beiträgen für Rechtsdokumente, die Gewährleistung der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften und die Behandlung rechtlicher Fragen, wenn diese auftreten.

Insgesamt kann man mit Sicherheit sagen, dass ein internes Rechtsteam eine strategische Rolle spielt, da es wichtig ist, die Geschäfte in einer konformen Weise zu führen und die Marke und das Unternehmen zu schützen. Darüber hinaus hat das Rechtsteam in der Regel mit einer Vielzahl von Teams innerhalb eines Unternehmens zu tun, was es noch interessanter macht, sie in strategische Geschäftsgespräche einzubeziehen.

So könnten die Rechtsteams beispielsweise die Vertriebsmitarbeiter mit einem digitalen Toolset unterstützen, um End-to-End-Geschäfte auf einfache, sichere und rechtskonforme Weise abzuwickeln. Dieses Toolset ist rund um die Uhr für alle Vertriebsmitarbeiter verfügbar, während das Rechtsteam die ordnungsgemäße Verwendung von Klauseln und Geschäftsbedingungen für die automatische Dokumentenerstellung sicherstellt. So verlockend dies auch klingen mag, die Realität ist, dass es für die Rechtsteams schwierig ist, solche Initiativen zu unterstützen.

Daher kommt auch der Ausdruck "der Kampf ist echt". Trotz ihrer strategischen und wichtigen Rolle verfügen die Rechtsteams oft nur über begrenzte Ressourcen, um die wachsende Zahl von Anfragen aus dem Unternehmen zu beantworten. Aufgrund dieses Missverhältnisses können die internen Rechtsteams ihren Wert nicht in vollem Umfang unter Beweis stellen.

Wie sind wir hierher gekommen?

Lassen Sie uns einen Schritt zurücktreten und untersuchen, wie es dazu kommen konnte. Denn ein besseres Verständnis der Ursache dieses Missverhältnisses sollte auch dabei helfen, einen Ansatz zu entwickeln, um die Dinge zu ändern.

1. Der erste Grund liegt auf der Hand: die weltweite Covid-19-Pandemie. Die Pandemie hat die Ausgaben der Unternehmen seit ihrem Auftreten in einem noch nie dagewesenen Maße belastet. Die Budgets der Unternehmen stehen mehr denn je auf dem Prüfstand, was den Druck auf interne Abteilungen und Teams erhöht, ihren Wert zu beweisen.
2. Der zweite Grund sind die wachsenden Anforderungen und Anfragen an die Rechtsabteilung. Es liegt auf der Hand, dass die Unternehmen mehr juristische Beratung benötigen, vor allem wegen der ständig wachsenden Zahl von Gesetzen und Vorschriften, die sie einhalten müssen. So hatte beispielsweise die Einführung der Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR) zum Datenschutz und zum Schutz der Privatsphäre in der Europäischen Union erhebliche Auswirkungen darauf, wie Unternehmen personenbezogene Daten kontrollieren und verarbeiten. Tatsächlich hat sie immer noch große Auswirkungen und wird mit der Zeit nur noch komplexer werden. Dies ist ein aktuelles Beispiel, das den wachsenden Bedarf an Rechts- und Compliance-Funktionen verdeutlicht.
3. Ein dritter Grund ist die Schwierigkeit, das Ergebnis der Maßnahmen des internen Rechtsteams nachzuweisen. In den meisten Fällen ist es nicht möglich, die Ideen, Erklärungen oder Warnungen eines (internen) Anwalts direkt mit dem Ergebnis einer bestimmten Transaktion oder Streitigkeit in Verbindung zu bringen. Und wenn positive Beiträge schwer zu beziffern sind, gilt das doppelt für Fälle, in denen der "Mehrwert" in der Vermeidung von Verlusten besteht.

Wie können also interne Rechtsteams in der heutigen Zeit ihren ROI nachweisen, wenn sie keine finanzielle Rendite vorweisen können, immer mehr Anfragen von Seiten des Unternehmens kommen und das Budget der Abteilung geschützt werden muss?

Einführung: (juristische) Selbstbedienung

Was wäre, wenn es eine Möglichkeit gäbe, Rechtsdienstleistungen für das Unternehmen auf einfache, sichere und skalierbare Weise bereitzustellen? Das würde das interne Rechtsteam bei der Bewältigung aktueller Herausforderungen unterstützen - und gleichzeitig den Wert des internen Rechtsteams für das Unternehmen demonstrieren können.

Aber wie, fragen Sie? Nun, lassen Sie uns das Phänomen der Selbstbedienung näher beleuchten. Im Kern ist die Selbstbedienung ziemlich selbsterklärend. Die Selbstbedienung ermöglicht es Ihnen, sich selbst zu bedienen, ohne dass Sie eingreifen müssen.

Dies sind bekannte Beispiele dafür, wie globale Unternehmen die Selbstbedienung nutzen, um die Bereitstellung ihrer Dienste zu verbessern. Diese Beispiele zeigen jedoch, dass Self-Service hauptsächlich für Business-to-Consumer (B2C)-Anwendungen genutzt wird.

Aber auch im Bereich der Business-to-Business-Anwendungen (B2B) ist die Selbstbedienung auf dem Vormarsch. Werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie Self-Service bereits von Unternehmen eingesetzt wird, um die Bereitstellung von Dienstleistungen für interne und/oder externe Kunden zu verbessern.

Erstellung von Dokumenten

Ein Unternehmen bietet einen Assistenten an, mit dem Mitarbeiter (oder Kunden) ein Dokument im Handumdrehen erstellen können, indem sie Eingaben machen, die entweder manuell eingegeben oder aus anderen Systemen bezogen werden können. Auf diese Weise kann ein Mitarbeiter in kürzester Zeit ein Dokument erstellen, das den Standards und Anforderungen des Unternehmens entspricht - ohne dass er selbst Eingaben machen muss.

Virtueller Assistent / Chatbot

Ein Unternehmen bietet die Möglichkeit, digital Fragen an ein System zu stellen, das dann sofort mit einer Antwort auf diese Frage reagieren kann - und dabei das kollektive Wissen eines Unternehmens nutzt. Natürlich wird es nicht auf alle Fragen eine Antwort geben, aber diese Self-Service-Bots werden sich mit der Zeit verbessern und definitiv Zeit sparen, wenn ein Mitarbeiter oder ein Kunde schnell etwas wissen muss.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Ein Unternehmen bietet seinen Mitarbeitern eingebettete digitale Hilfestellungen für eine Reihe von Anwendungsfällen wie ESG, Geschenke und Bewirtung, Einkaufskontrolle und mehr. Auf der Grundlage der Eingaben des Benutzers erfolgt eine unmittelbare Reaktion auf der Grundlage automatischer Entscheidungsfindung. Das Ergebnis kann sein, dass ein Benutzer sofort weitergehen kann oder dass weitere Untersuchungen erforderlich sind - was den Entscheidungsprozess erheblich beschleunigt.

Dies sind alles allgemeine Beispiele dafür, wie die Selbstbedienung in ein Unternehmen eingebettet werden kann, um die Leistungserbringung zu verbessern. Wenn wir dies auf interne Rechtsteams beziehen, ist klar, dass Self-Service ein Muss für jedes interne Rechtsteam ist, das seine Dienstleistungen schrittweise rationalisieren möchte.

Die Vorteile der Selbstbedienung

Bevor wir uns mit konkreten Anwendungsfällen für die Selbstbedienung aus der Sicht eines internen Rechtsteams befassen, werden wir die Vorteile des "Selbstbedienungsansatzes" betrachten.

• Agile Dienstleistung: Eine der häufigsten Beschwerden von Mitarbeitern und Kunden in verschiedenen Branchen sind Verzögerungen beim Service, sei es eine lange Wartezeit am Telefon, eine lange Schlange für persönliche Hilfe oder eine lange Zeit, bis eine E-Mail beantwortet wird. Mit der Selbstbedienung erhalten Mitarbeiter und Kunden innerhalb von Minuten Antworten, ohne auf einen Mitarbeiter warten oder stundenlang am Telefon sitzen zu müssen.
• Kundenautonomie: Die Kunden haben die Unabhängigkeit, ihre Probleme so zu lösen, wie sie es für richtig halten. Darüber hinaus kann auf Selbstbedienungsplattformen von verschiedenen Geräten aus zugegriffen werden, oft auch von verschiedenen Plattformen aus.
• Verfügbarkeit zu jeder Tageszeit, jeden Tag: Die Selbstbedienung ist in der Regel 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche verfügbar. Das bedeutet, dass sich Mitarbeiter und Kunden jederzeit und von jedem Ort aus in die Selbstbedienungsplattform einloggen können. Selbst in einer weit entfernten Stadt oder Zeitzone können sie alle Fragen klären und eine Reihe von Verfahren abschließen.
• Steigerung der Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit: Durch die Agilität und Verfügbarkeit von Dienstleistungen sind Mitarbeiter und Kunden zufriedener mit Ihrer Marke, was sich wiederum positiv auf die Ergebnisse auswirkt.
• Bessere Kundenbindung: Je flexibler der Service und je höher die Kundenzufriedenheit, desto höher ist auch die Kundenbindung. Da es im Allgemeinen schwieriger ist, neue Kunden zu gewinnen, ist es sicher sinnvoll, Initiativen einzusetzen, die sich auf die Kundenbindung konzentrieren.
• Skalierbarkeit: Mit einer Selbstbedienungslösung können Sie Hunderte - ja sogar Tausende - von Mitarbeitern oder Kunden gleichzeitig bedienen. Es ist nicht mehr erforderlich, dass für jede spezifische Anfrage ein Mitarbeiter zur Verfügung steht, wodurch der gesamte Prozess rationalisiert wird. Darüber hinaus ist die Möglichkeit, eine abteilungsübergreifende Selbstbedienungslösung einzurichten, eine hervorragende Möglichkeit, die Erbringung bestimmter Dienstleistungen schrittweise zu verändern.
• Kostensenkungen: Langfristig gesehen spart die Investition in eine Selbstbedienungsplattform fast jedem Unternehmen eine Menge Geld. Der Grund dafür ist, dass Selbstbedienungsplattformen es Ihnen ermöglichen, die Zahl Ihrer Mitarbeiter zu verringern oder Ressourcen zuzuweisen, so dass sich die Teams besser auf die Strategie konzentrieren können.

Beispiele für den Einsatz der Selbstbedienung in einem internen Rechtsteam

Bis hierher haben wir uns mit dem Thema Selbstbedienung eher allgemein befasst, um zu zeigen, was sie ist und wie sie sich sowohl im B2C- als auch im B2B-Bereich durchsetzt. Wir haben auch die wichtigsten Vorteile von Selbstbedienung behandelt, die für fast jede Selbstbedienungslösung gelten. Nun ist es an der Zeit, sich darauf zu konzentrieren, wie Selbstbedienungslösungen interne Rechtsteams bei der Bewältigung der oben genannten Herausforderungen unterstützen können - anhand von drei klaren Anwendungsfällen.

Durch das Angebot einer juristischen Eingangstür können Geschäftsanwender auf unkomplizierte Weise mit einer Reihe von Diensten interagieren, die von der internen Rechtsabteilung bereitgestellt werden, wann immer sie wollen. Je nach Art der Anfrage kann der Geschäftsnutzer sofort bedient werden. Wenn ein Jurist hinzugezogen werden muss, ist es möglich, die Angelegenheit effizient weiterzuverfolgen, da alle Daten sofort zur Verfügung stehen, ohne dass hin und her kommuniziert werden muss.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Self-Service eine großartige Möglichkeit für interne Rechtsteams sein kann, ihre Dienstleistungen zu rationalisieren und ihren Wert zu demonstrieren, während sie sich den anstehenden Herausforderungen stellen. Durch den Einsatz von Self-Service-Lösungen wie einer juristischen Eingangstür, einem Vertragsgenerator und einem virtuellen Assistenten können interne Rechtsteams durchgängige Dienstleistungen erbringen, die nicht nur für das Rechtsteam, sondern für das gesamte Unternehmen einen Mehrwert darstellen.

Erste Schritte mit Selbstbedienungslösungen für interne Rechtsteams

Bei der Einführung der Selbstbedienung für interne Rechtsteams sind mehrere Aspekte zu berücksichtigen. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die folgenden Punkte zu berücksichtigen:

Bewertung der aktuellen Situation und Ziele

Bevor Sie beginnen, ist es wichtig, dass Sie sich über die aktuelle Situation im Klaren sind und Ihr Endziel festlegen. Was möchten Sie erreichen? Was sind Ihre größten Probleme? Haben Sie zum Beispiel Schwierigkeiten bei Verwaltung von Verträgen? Oder vielleicht möchten Sie die Beantwortung häufiger Anfragen verbessern. Der Schlüssel für die erfolgreiche Einführung von Selbstbedienungslösungen ist es, die aktuelle Situation und die Ziele zu verstehen, bevor man damit beginnt.

Die Grundlage schaffen

Bevor man sich auf eine Technologie stürzt, ist es wichtig, einen Schritt zurückzutreten und zunächst die Grundlage zu schaffen. Das bedeutet, dass Sie zuerst das Dienstleistungsmodell einrichten und danach die Technologie entwickeln, die es unterstützt. Ein bewährtes Verfahren besteht darin, die Dienste, die Sie anbieten möchten, zu definieren, einen Plan zu erstellen, der zeigt, wie der neue Prozess funktionieren soll, und eine Technologieebene zu entwickeln, die diesen Prozess unterstützt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Ihre Selbstbedienungslösung genau auf die von Ihnen angebotenen Dienste und die von Ihnen angestrebten Ziele abgestimmt ist.

Testen & Iterieren

Sobald Sie die Grundlage geschaffen haben, ist es wichtig, die entwickelte Technologieebene zu testen. Ihr ultimatives Ziel ist es, eine Selbstbedienungslösung zu entwickeln, die für das Unternehmen funktioniert - daher ist es wichtig, dass Sie Tests und Iterationen durchführen, um das Benutzererlebnis zu verbessern.

Schließlich sollten Sie bedenken, dass Selbstbedienungslösungen gewartet werden müssen, damit sie stets auf dem neuesten Stand sind und mit den neuesten Gesetzen und Vorschriften übereinstimmen. Außerdem lohnt es sich, in regelmäßigen Abständen mit den zuständigen Akteuren zu prüfen, ob eine Selbstbedienungslösung angepasst werden muss, um sicherzustellen, dass sie mit möglichen Änderungen in der Arbeitsweise der Geschäftsnutzer und der Systeme, mit denen sie arbeiten, übereinstimmt.

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