Wir bei IRIS haben aus erster Hand erfahren, wie sehr interne Rechtsteams unter ständigem Druck arbeiten. Es ist keine leichte Aufgabe, die Anforderungen des Unternehmens mit der Notwendigkeit der Einhaltung von Vorschriften und dem Risikomanagement in Einklang zu bringen, vor allem, wenn man mit einem hohen Vertragsvolumen konfrontiert ist.
Im Laufe der Jahre haben wir viele Rechtsteams bei der Umstellung von manuellen, fragmentierten Prozessen auf straffere und effizientere Abläufe unterstützt. Eines der wichtigsten Instrumente für diese Umstellung ist eine robuste Plattform für Verwaltung des Vertragslebenszyklus (CLM). Aber warum genau brauchen interne Rechtsteams CLM? Erfahren Sie mehr über die Vorteile von Contract Lifecycle Management und wie es Ihren Arbeitsalltag verändern kann.
Rationalisierte Prozesse und verbesserte Effizienz
Einer der wichtigsten Vorteile der Implementierung einer CLM-Lösung ist die drastische Verbesserung der Prozesseffizienz. Wir alle wissen, dass die manuelle Verwaltung von Verträgen unglaublich zeitaufwändig sein kann. Jede Phase, vom Entwurf bis zur Genehmigung, umfasst zahlreiche Schritte, die oft die Mitwirkung mehrerer Beteiligter erfordern. Dies kann zu Verzögerungen, Engpässen und letztlich zu Frustration führen.
Wie der CLM hilft:
Mit einer CLM-Lösung können viele dieser Schritte automatisiert werden. So muss man zum Beispiel bei der Erstellung von Verträgen nicht mehr jedes Mal bei Null anfangen. Mit CLM-Tools können Sie standardisierte Vorlagen erstellen, die sich leicht an spezifische Anforderungen anpassen lassen. Automatisierte Arbeitsabläufe sorgen dafür, dass die Verträge reibungslos durch die Prüfungs- und Genehmigungsphasen laufen, wobei Erinnerungen und Benachrichtigungen dafür sorgen, dass alles nach Plan läuft. Das Ergebnis ist ein effizienter Prozess, der es Ihrem Team ermöglicht, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren, anstatt sich in administrativen Details zu verzetteln.
Verbessertes Compliance- und Risikomanagement
Die Einhaltung von Vorschriften ist für interne Rechtsteams unverzichtbar, aber es kann eine Herausforderung sein, sie bei einer Vielzahl von Verträgen einzuhalten. Die manuelle Nachverfolgung von Verpflichtungen, Fristen und gesetzlichen Anforderungen erhöht das Risiko eines Versehens, was zu kostspieligen Fehlern oder Strafen führen kann.
Wie der CLM hilft:
Eine CLM-Lösung fungiert als Ihr Wachhund für die Einhaltung der Vorschriften. Durch die Zentralisierung aller vertragsbezogenen Informationen an einem Ort wird es viel einfacher, die Einhaltung der Vorschriften zu überwachen. Automatische Warnungen und Benachrichtigungen stellen sicher, dass Sie keine wichtige Frist oder Verpflichtung verpassen. Darüber hinaus sind CLM-Tools häufig mit integrierten Compliance-Prüfungen ausgestattet, die potenzielle Probleme erkennen, bevor sie zu Problemen werden. Dieser proaktive Ansatz für das Risikomanagement schützt nicht nur Ihr Unternehmen, sondern gibt Ihnen auch die Gewissheit, dass die Einhaltung der Vorschriften unter Kontrolle ist.
Bessere teamübergreifende Zusammenarbeit
Verträge fallen selten in die alleinige Zuständigkeit der Rechtsabteilung. Sie erfordern oft Beiträge aus verschiedenen Abteilungen - wie Vertrieb, Beschaffung und Finanzen -, was zu Kommunikationsproblemen und Verzögerungen führen kann. Ohne ein zentralisiertes System ist es ein ständiger Kampf, alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten.
Wie der CLM hilft:
CLM-Lösungen sind für die Zusammenarbeit konzipiert. Durch die Bereitstellung einer einzigen Plattform, über die alle Beteiligten auf den Vertrag zugreifen und seinen Fortschritt verfolgen können, wird die Kommunikation wesentlich einfacher. Versionskontrollfunktionen stellen sicher, dass alle Beteiligten mit dem aktuellsten Dokument arbeiten, wodurch das Risiko von Fehlern und Missverständnissen verringert wird. Darüber hinaus können Teams dank Echtzeit-Updates und gemeinsamer Sichtbarkeit nahtloser zusammenarbeiten, was zu schnelleren Genehmigungen und weniger Hindernissen führt.
Aufschlussreiche Analysen und Berichte
Daten sind Macht, und das gilt auch für Verträge. Allerdings kann es entmutigend sein, aus einem Stapel von Verträgen aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen, wenn Sie sich auf manuelle Methoden verlassen. Ohne Daten ist es schwierig, die Vertragsleistung zu verstehen, Engpässe zu erkennen oder fundierte Entscheidungen über Verlängerungen und Verhandlungen zu treffen.
Wie der CLM hilft:
Eines der herausragenden Merkmale eines CLM-Systems ist seine Fähigkeit, leistungsstarke Analyse- und Berichtstools bereitzustellen. Durch die Aggregation von Daten aus all Ihren Verträgen kann eine CLM-Lösung Einblicke in wichtige Kennzahlen wie Vertragsdurchlaufzeiten, Genehmigungsengpässe und Compliance-Risiken bieten. Diese Einblicke sind von unschätzbarem Wert, um datengestützte Entscheidungen zu treffen, die Prozesse verbessern, Kosten senken und die allgemeine Vertragsleistung steigern können. Stellen Sie sich vor, Sie könnten herausfinden, bei welchen Verträgen es immer wieder zu Verzögerungen kommt oder welche Anbieter am zuverlässigsten sind - dieser Einblick kann Ihre strategische Entscheidungsfindung erheblich verbessern.
Zentrales Repository für einfachen Zugriff
Wir alle haben schon einmal versucht, einen bestimmten Vertrag in einem Meer von Dokumenten zu finden, uns zu erinnern, wo er gespeichert war oder wer ihn zuletzt aktualisiert hat. Diese Art von Unordnung verschwendet nicht nur Zeit, sondern erhöht auch das Risiko, dass wichtige Verträge übersehen werden oder verloren gehen.
Wie der CLM hilft:
Ein CLM-System fungiert als zentrales Repository für alle Ihre Verträge. Das bedeutet, dass Sie sich nicht mehr durch E-Mails oder freigegebene Laufwerke wühlen müssen, um das gewünschte Dokument zu finden. Alles ist sicher an einem Ort gespeichert, mit leistungsstarken Suchfunktionen, die es Ihnen ermöglichen, Verträge schnell und einfach zu finden. Außerdem können Sie mit rollenbasierten Zugriffskontrollen sicherstellen, dass sensible Verträge nur denjenigen zugänglich sind, die sie benötigen. Dieser Organisationsgrad spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass Sie immer die benötigten Informationen finden, wenn Sie sie brauchen.
Von der Kostenstelle zum Business Enabler
Letztlich gehen die Vorteile von CLM weit über die alltäglichen Effizienzgewinne hinaus. Durch die Verbesserung der Vertragsverwaltung versetzt eine CLM-Lösung die internen Rechtsteams in die Lage, eine strategischere Rolle in ihrem Unternehmen zu spielen. Mit gestrafften Prozessen, verbesserter Compliance und aufschlussreichen Daten verwalten Sie nicht nur Verträge, sondern steigern auch den Geschäftserfolg.
Wie der CLM hilft:
Ein CLM-System entlastet Ihr Team von manuellen, sich wiederholenden Aufgaben und ermöglicht es Ihnen, sich auf strategischere Initiativen zu konzentrieren. Ganz gleich, ob es darum geht, bessere Konditionen auszuhandeln, Möglichkeiten für Kosteneinsparungen zu identifizieren oder sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die sich ändernden Vorschriften einhält - eine CLM-Lösung gibt Ihnen die Werkzeuge an die Hand, die Sie brauchen, um Ihre Rolle vom Vertragsmanager zum Business Enabler zu machen.
Schlussfolgerung
Wir bei IRIS haben gesehen, welche transformative Wirkung eine robuste CLM-Lösung auf interne Rechtsteams haben kann. Von der Rationalisierung von Prozessen über die Verbesserung der Compliance bis hin zur Bereitstellung von verwertbaren Erkenntnissen - die Vorteile liegen auf der Hand. Wenn Sie Ihr Vertragsmanagement auf die nächste Stufe heben wollen, sind wir für Sie da, um Sie bei jedem Schritt zu unterstützen.
Lassen Sie uns darüber sprechen, wie eine CLM-Lösung Ihr Team stärken und die Ziele Ihres Unternehmens unterstützen kann. Wir haben mit vielen Teams wie dem Ihren zusammengearbeitet und sind zuversichtlich, dass wir gemeinsam die richtige Lösung für Sie finden können.
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