In dem Maße, wie sich Unternehmen weiterentwickeln, müssen auch die Systeme und Prozesse, auf die sie sich stützen, angepasst werden. Viele Unternehmen haben sich lange Zeit auf das traditionelle Vertragsmanagement (CM) verlassen, doch mit der zunehmenden Komplexität der Geschäftsabläufe stellt sich eine entscheidende Frage: Ist traditionelles CM noch ausreichend, oder ist es an der Zeit, die Vorteile von Contract Lifecycle Management (CLM) in Betracht zu ziehen?
Den Unterschied zwischen Vertragsmanagement und Vertragslebenszyklusmanagement verstehen
Sie fragen sich vielleicht: "Macht das zusätzliche "L" in CLM wirklich einen Unterschied?" Lassen Sie uns untersuchen, was das bedeutet. Traditionell Vertragsmanagement konzentriert sich in erster Linie auf die wesentlichen Aufgaben des Entwurfs, der Verhandlung, der Ausführung und der Speicherung von Verträgen. Diese Prozesse werden häufig manuell durchgeführt, wobei die Dokumente in physischen Akten oder auf verschiedenen digitalen Plattformen gespeichert werden. Dieser Ansatz ist zwar funktional, aber tendenziell reaktiv. Er befasst sich oft erst dann mit Fragen der Einhaltung von Vorschriften oder des Risikomanagements, wenn bereits Probleme aufgetreten sind.
Im Gegensatz dazu, Verwaltung des Vertragslebenszyklus (CLM) bietet einen dynamischen und integrierten Ansatz. CLM-Lösungen automatisieren und rationalisieren den gesamten Vertragsprozess, von der anfänglichen Ausarbeitung und Verhandlung bis hin zur Ausführung, Überwachung der Einhaltung und Verwaltung von Verlängerungen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Methoden sind CLM-Plattformen so konzipiert, dass sie mit anderen Unternehmenssystemen wie Customer Relationship Management (CRM) und Enterprise Resource Planning (ERP)-Software zusammenarbeiten und eine einheitliche Echtzeitansicht der Vertragsdaten im gesamten Unternehmen schaffen. Diese Integration ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit, fundierte Entscheidungen und ein effektiveres Risikomanagement während der gesamten Vertragslaufzeit.
Die Rolle des traditionellen Vertragsmanagements
Das herkömmliche Vertragsmanagement ist ideal für Unternehmen, die Wert auf Einfachheit, Kosteneffizienz und wesentliche Vertragsmanagementaufgaben legen. Es ist besonders geeignet für:
- Kleinere Operationen: Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl von Verträgen und minimaler behördlicher Aufsicht.
- Unternehmen mit begrenzten Compliance-Anforderungen: Für Organisationen, die nicht stark reguliert sind, kann die Vertragsverwaltung ausreichend sein.
- Organisationen, die gerade damit beginnen, ihre Vertragsmanagementprozesse zu formalisieren: Start-ups und kleine Unternehmen können bei der Entwicklung ihrer Prozesse von der Einfachheit des Vertragsmanagements profitieren.
- Erfordern einen hohen Anpassungsgrad: Unternehmen, die mit sehr individuellen Verträgen zu tun haben, bevorzugen möglicherweise die manuelle Kontrolle, die das traditionelle Vertragsmanagement bietet. Auf diese Weise können sie die einzigartigen Anforderungen jedes Vertrags ohne die Zwänge standardisierter Prozesse erfüllen.
Der unkomplizierte Ansatz des Vertragsmanagements stellt sicher, dass Verträge effizient verwaltet werden, ohne Ihr Unternehmen mit unnötigen Funktionen oder Kosten zu überfordern.
Warum CLM für moderne Unternehmen immer wichtiger wird
Während sich das Vertragsmanagement im Wesentlichen darauf konzentriert, die Verwaltung von Verträgen sicherzustellen, geht das Vertragslebenszyklusmanagement einen Schritt weiter und macht es zu einem strategischen Vermögenswert für das Unternehmen. Wenn Unternehmen wachsen und mit immer komplexeren rechtlichen und betrieblichen Herausforderungen konfrontiert werden, ist der Übergang von einem einfachen Vertragsmanagement zu einem ausgefeilteren System für das Vertragslebenszyklusmanagement nicht nur von Vorteil, sondern für einen nachhaltigen Erfolg notwendig.
Hier kommt das CLM ins Spiel:
- Effizienzsteigerung: CLM automatisiert Routineaufgaben wie Vertragserstellung, -genehmigung und -verlängerung, wodurch manuelle Fehler reduziert werden und Ihr Team sich auf strategische Prioritäten konzentrieren kann. Durch die Rationalisierung dieser Prozesse minimiert das Contract Lifecycle Management den Zeitaufwand für administrative Aufgaben und steigert die Gesamtproduktivität.
- Verbesserte Einhaltung der Vorschriften: CLM umfasst integrierte Compliance-Prüfungen, um sicherzustellen, dass die Verträge durchgängig den gesetzlichen Standards entsprechen. Diese Automatisierung trägt dazu bei, das Risiko rechtlicher Probleme und Geldstrafen zu verringern, sodass Ihr Unternehmen den Compliance-Anforderungen mühelos voraus ist.
- Echtzeit-Analysen: CLM-Systeme bieten Echtzeiteinblicke in die Vertragserfüllung und ermöglichen es Ihrem Unternehmen, Risiken und Chancen frühzeitig zu erkennen. Diese Analysen unterstützen eine bessere Entscheidungsfindung, indem sie klare Einblicke in Vertragsverpflichtungen und Fristen bieten.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Da die Verträge an einem Ort gespeichert und für alle Beteiligten zugänglich sind, fördert die Verwaltung des Vertragslebenszyklus die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Die Teams können effektiver zusammenarbeiten und sicherstellen, dass die Verträge im Einklang mit den Unternehmenszielen verwaltet werden.
Finden Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das herkömmliche Vertragsmanagement zwar Einfachheit und Kontrolle bietet, aber nicht für alle Unternehmen ausreicht, insbesondere nicht für solche, die mit schnellem Wachstum oder komplexen rechtlichen Rahmenbedingungen konfrontiert sind. Das Contract Lifecycle Management bietet eine umfassendere Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, Verträge effizienter und strategischer zu verwalten. Es geht nicht nur um die Verwaltung von Verträgen, sondern um deren Optimierung, um das Unternehmenswachstum zu fördern.
Inzwischen ist klar, dass die Einführung von CLM erhebliche Vorteile bietet, allerdings erfordert sie eine sorgfältige Planung. Unternehmen müssen sich auf Schlüsselfaktoren wie Systemkonfiguration, Benutzerschulung und Integration mit bestehenden Systemen konzentrieren, um den Erfolg sicherzustellen. In meiner Funktion als Unternehmensberater unterstütze ich Unternehmen bei dieser Umstellung und stelle sicher, dass ihr Vertragsmanagement nicht nur funktional ist, sondern wirklich für die heutigen Herausforderungen optimiert ist. Wenn Sie der Meinung sind, dass CLM für Ihr Unternehmen geeignet sein könnte, sind wir von IRIS für Sie da. Lassen Sie uns gemeinsam eine Strategie entwickeln, die die Effizienz steigert, die Einhaltung von Vorschriften stärkt und Ihre Abläufe optimiert.
