Optimieren Sie Ihre juristischen Abläufe und schaffen Sie Mehrwert mit Technologie für das Vertragslebenszyklusmanagement

Im dynamischen Geschäftsumfeld von heute ist die Effizienz der Rechtsabteilung von grundlegender Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens. Die Rechtsabteilung ist von entscheidender Bedeutung, nicht nur für das Risikomanagement und die Einhaltung von Vorschriften, sondern auch für die Verbesserung des Rufs des Unternehmens durch den geschickten Umgang mit den Geschäftsprozessen. Dieses Fachwissen sowie die Schnelligkeit und Genauigkeit der Abteilung bei der Zusammenarbeit sind entscheidend für die Nutzung von Chancen und die Beeinflussung des Rufs des Unternehmens.

Mit der wachsenden internen Nachfrage nach juristischen Dienstleistungen sehen sich die internen Rechtsteams mit einer Reihe von Herausforderungen konfrontiert. Bei der Diskussion dieser Fragen mit einem Rechtsberater werden immer wieder einige Schlüsselthemen hervorgehoben.

In diesem Blog werde ich mich auf diese Herausforderungen konzentrieren und näher darauf eingehen, wie eine CLM-Lösung bei der Bewältigung von Herausforderungen im Zusammenhang mit Verträgen hilft.

• Compliance und regulatorische Änderungen: Die Einhaltung der sich entwickelnden Gesetze und Vorschriften kann eine Herausforderung sein. Die Rechtsabteilungen müssen die Änderungen ständig überwachen und sicherstellen, dass die Praktiken des Unternehmens mit diesen Vorschriften übereinstimmen. Diese Änderungen werden immer häufiger und sind nur schwer zu bewältigen.
• Risikomanagement: Das Erkennen und Abschwächen rechtlicher Risiken ist von entscheidender Bedeutung. Die Rechtsabteilungen müssen potenzielle Risiken im Zusammenhang mit Verträgen, Transaktionen und anderen Aktivitäten bewerten, um die Interessen des Unternehmens zu schützen. In der Praxis ist dies schwierig, da die Rechtsabteilungen nicht, nur teilweise oder zu spät in diese Prozesse eingebunden sind.
• Vertragsmanagement: Effiziente Verwaltung von Verträgen während ihres gesamten Lebenszyklus ist unerlässlich. Dieser Prozess umfasst das Aufsetzen, Aushandeln, Überprüfen und Aufbewahren von Verträgen, wobei die Einhaltung der Bedingungen und Konditionen sichergestellt werden muss. Verträge neigen dazu, an vielen Orten erstellt und gespeichert zu werden, was es schwierig macht, diesen Prozess in den Griff zu bekommen
• Verwaltung von Dokumenten: Rechtsabteilungen haben es mit einer großen und wachsenden Menge an Dokumenten zu tun, darunter Verträge, Schriftsätze und Fallakten. Definition von Dokumentenmanagement Die Umsetzung von Richtlinien und Verfahren, die Einbeziehung von Aufbewahrungsrichtlinien und die Sicherung von Zugriffsrechten und Sicherheitsrichtlinien ist nur möglich, wenn ein klarer Überblick über den Lebenszyklus von Dokumenten und ein angemessenes Dokumenten-Management-System (DMS), um dies zu unterstützen.
• Ressourcenbeschränkungen: Rechtsabteilungen haben oft mit begrenzten Ressourcen zu kämpfen, einschließlich begrenzter Budgets und Mitarbeiter. Und das, obwohl die Aufgaben, die Komplexität und die Risiken zunehmen. Die Priorisierung von Aufgaben und die Optimierung von Arbeitsabläufen sind unerlässlich, um die Effizienz mit begrenzten Ressourcen zu maximieren.

Eine Kerntätigkeit jedes juristischen Teams eines Unternehmens ist natürlich die Vertragsarbeit und Vertragsmanagement. Nicht nur die Ausarbeitung, Prüfung und Verhandlung von Verträgen, sondern auch die Verwaltung dieser Verträge nach deren Abschluss wird mehr und mehr an die Rechtsabteilungen delegiert. Dies ist eine willkommene Aufgabe, da sie den Wert der Abteilung steigert.

Andererseits ist dies - wieder einmal - eine weitere Herausforderung für die Dienststelle, die bereits mit einer enormen Arbeitsbelastung und Unterbesetzung zu kämpfen hat. Der Bedarf an intelligenten, leistungsstarken und benutzerfreundlichen Lösungen für die Verwaltung des Vertragslebenszyklus steigt daher.

Die Leiter der internen Rechtsteams wenden sich daher zunehmend der Contract Lifecycle Management (CLM)-Technologie zu, um die schnell wachsende Menge und Komplexität der vertragsbezogenen Prozesse in den Griff zu bekommen.

Die Rolle der CLM-Technologie

Hier kommt die CLM-Technologie ins Spiel - eine spezielle Lösung zur Automatisierung und Verfeinerung des Vertragslebenszyklus. Von der Erstellung über die Ausführung bis hin zur Erneuerung und Analyse sorgen CLM-Tools dafür, dass Verträge mit Präzision, Effizienz und Compliance verwaltet werden.

Herausforderungen für die Effizienz

Der herkömmliche Ansatz für die Vertragsverwaltung - häufig gekennzeichnet durch manuelle Dokumentation, unzusammenhängende Kommunikationskanäle und fehlende zentrale Überwachung - behindert die Flexibilität und Leistung von Rechtsteams erheblich. Diese Ineffizienzen sind besonders nachteilig in Umgebungen, in denen das Rechtsteam eine große Anzahl von Verträgen verwalten, schnell auf rechtliche Anfragen reagieren und die rechtzeitige Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen muss. Ohne einen gestrafften Prozess haben Rechtsabteilungen Schwierigkeiten, mit den Anforderungen Schritt zu halten, was zu Verzögerungen, einem erhöhten Fehlerrisiko und potenziellen Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften führt.

Risiko und Compliance

Handbuch Vertragsmanagement ist voller Risiken. Veraltete Informationen können zu Compliance-Problemen führen, und bei der Vertragsprüfung und -ausführung können menschliche Fehler auftreten. Diese Probleme können zu finanziellen Strafen und einer Schädigung des Rufs des Unternehmens führen.

Eine moderne CLM-Lösung unterstützt den gesamten Lebenszyklus eines Vertrages. Vom Entwurf, der Überprüfung, der Verhandlung, der Genehmigung und der Unterzeichnung bis hin zur Verwaltung nach der Vereinbarung. Daraus ergeben sich 4 Kernvorteile, die die Einführung einer Lösung für das Vertragslebenszyklusmanagement einer Rechtsabteilung bringt.

1. Steigerung der Effizienz

CLM-Technologie, einschließlich KI, automatisiert Routineaufgaben, strafft Arbeitsabläufe zur Vertragsgenehmigung und verkürzt die Dauer des Vertragslebenszyklus. KI wird bereits zur Verbesserung dieser Prozesse eingesetzt und wird in Zukunft eine noch größere Rolle spielen. Dadurch können Juristen mehr Zeit für strategische Initiativen aufwenden, was die Gesamtproduktivität der Rechtsabteilung steigert.

2. Risikominimierung

Mit Funktionen wie automatischen Warnmeldungen für Vertragsverlängerungen und -verpflichtungen sowie zentralisierten Vertragsarchiven lassen sich wichtige Fristen für die Überprüfung, ausdrückliche Genehmigung oder rechtzeitige Verlängerung von Verlängerungen viel besser verwalten.

3. Sicherstellung der Einhaltung

CLM-Lösungen sind so konzipiert, dass sie sich an rechtliche Änderungen anpassen und sicherstellen, dass alle Verträge den neuesten rechtlichen Standards entsprechen. Durch einfaches Auffinden und Ersetzen von Klauseln auf der Grundlage neuer oder geänderter Gesetze und Vorschriften helfen CLM-Tools den Rechtsteams, die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Diese Anpassungsfähigkeit ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um Fallstricke bei der Einhaltung von Vorschriften zu vermeiden.

4. Integrationsfähigkeiten

Moderne CLM-Systeme bieten eine nahtlose Integration mit anderen Rechtstechnologien und umfassenderen Unternehmenssystemen und ermöglichen so eine einheitliche Ansicht der Verträge im gesamten Unternehmen. Darüber hinaus werden alle Änderungen sofort in allen angeschlossenen Systemen berücksichtigt, so dass es keine Diskrepanzen oder veraltete Informationen gibt.

Es ist von entscheidender Bedeutung, das transformative Potenzial der CLM-Technologie für Ihre juristischen Abläufe zu verstehen. Wenn Sie Ihre Effizienz steigern, Risiken mindern, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und Ihre Vertragsprozesse nahtlos integrieren möchten, sollten Sie sich mit mir in Verbindung setzen.

Ich helfe Ihnen gerne dabei, herauszufinden, wie Ihre Rechtsabteilung konkret von CLM profitieren kann. Kontakt um Ihre individuellen Anforderungen zu besprechen und herauszufinden, wie unsere Lösungen einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen können.