Rationalisierung des Vertragslebenszyklus: Sechs Phasen, die jedes Team der Rechtsabteilung kennen sollte

Wir von IRIS hatten das Privileg, mit unzähligen internen Rechtsteams zusammenzuarbeiten und ihnen bei der Bewältigung der Komplexität des Vertragsmanagements zu helfen. Wir verstehen den Druck, dem Sie ausgesetzt sind - die Balance zwischen Compliance, Effizienz und organisatorischen Zielen - während Sie einen Berg von Verträgen verwalten. Durch unsere Erfahrungen haben wir ein tiefes Verständnis für den Lebenszyklus von Verträgen entwickelt und wissen, wie Sie jede Phase für sich nutzen können. Betrachten Sie diesen Leitfaden als ein Gespräch mit einem Kollegen, der mit Ihnen in der Praxis gearbeitet hat, mit jemandem, der dieselben Hürden überwunden und praktische Wege gefunden hat, den Prozess reibungsloser und effektiver zu gestalten.

Zur Vereinfachung der Verwaltung des Vertragslebenszyklus Prozesses ist es hilfreich, sich den Vertragslebenszyklus als einen zirkulären Prozess vorzustellen, bei dem jede Phase auf der vorhergehenden aufbaut. Auf diese Weise lässt sich darstellen, wie die einzelnen Phasen miteinander verbunden sind, und es wird deutlich, dass ein erfolgreiches Vertragsmanagement einen ganzheitlichen Ansatz erfordert.

Lassen Sie uns also ohne Umschweife auf die einzelnen Phasen eingehen, um herauszufinden, wie Sie effizient Verträge entwerfen können, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen, wie Sie die Bedingungen aushandeln und überprüfen können, um Risiken zu minimieren, wie Sie Genehmigungsprozesse für rechtzeitige Unterschriften optimieren können, wie Sie Vereinbarungen sicher ausführen können, wie Sie die Einhaltung von Vorschriften während des gesamten Vertragslebenszyklus verwalten können und wie Sie schließlich fundierte Entscheidungen darüber treffen können, ob Sie Verträge auf der Grundlage ihrer Leistung erneuern oder auflösen sollten. Jeder Abschnitt bietet Ihnen Einblicke und umsetzbare Schritte zur Optimierung jedes Teils des Vertragslebenszyklus.

Jeder Vertrag beginnt mit einem Bedarf, und es ist Ihre Aufgabe, diesen Bedarf in ein klares, umsetzbares Dokument zu verwandeln. Hier beginnt der Lebenszyklus eines Vertrags, und es ist wichtig, dass er von Anfang an richtig ist. In der Entwurfsphase geht es nicht nur um das Ausfüllen von Vorlagen, sondern um die Schaffung einer soliden Grundlage, die sicherstellt, dass der Vertrag den Zielen Ihres Unternehmens entspricht und potenzielle Risiken minimiert.

Unsere Erfahrung

Wir haben mit vielen internen Teams zusammengearbeitet, die mit der Herausforderung konfrontiert sind, Verträge innerhalb enger Fristen zu verfassen und dabei oft mehrere Prioritäten zu berücksichtigen. Eine der effektivsten Strategien, die wir gesehen haben, ist die Verwendung von standardisierten Vorlagen. Diese Vorlagen sparen nicht nur Zeit, sondern sorgen auch für Konsistenz bei allen Verträgen und verringern das Fehlerrisiko. Aber wir wissen, dass es nicht nur auf die Vorlagen ankommt - Sie müssen eng mit Ihren Stakeholdern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass jedes Detail genau erfasst wird. Hier kann eine robuste CLM-Lösung den entscheidenden Unterschied ausmachen. Durch die Automatisierung eines Großteils des Erstellungsprozesses können Sie sich auf die Besonderheiten konzentrieren, die jeden Vertrag einzigartig machen.

Sobald der Entwurf vorliegt, ist der nächste Schritt die Überprüfung und Verhandlung. Hier erfolgt die Feinabstimmung der Bedingungen, um sicherzustellen, dass sie den Bedürfnissen Ihrer Organisation entsprechen und gleichzeitig den Bedenken der anderen Partei Rechnung tragen. Wir wissen, dass diese Phase eine besondere Herausforderung sein kann, vor allem wenn viel auf dem Spiel steht.

Unser Einblick

Verhandlungen können sehr anstrengend sein, aber wir haben die Erfahrung gemacht, dass die richtigen Werkzeuge die Belastung erheblich verringern können. Wenn wir mit Rechtsteams zusammenarbeiten, empfehlen wir die Verwendung eines CLM-Systems, um Versionen zu verwalten und Änderungen zu verfolgen. Dies hilft nicht nur, die Kontrolle über den Verhandlungsprozess zu behalten, sondern stellt auch sicher, dass alle Parteien mit der aktuellsten Version des Vertrags arbeiten. Klare Kommunikation und Zusammenarbeit sind hier der Schlüssel, und ein CLM-System bietet die nötige Struktur, um alles organisiert und transparent zu halten. Mit diesen Tools können Sie den Verhandlungsprozess sicherer und effizienter gestalten.

Nach der Verhandlung muss der Vertrag von den erforderlichen Beteiligten genehmigt werden. Je nach Unternehmen kann dies mehrere Genehmigungsebenen umfassen, und wir wissen, wie leicht sich die Dinge in dieser Phase verzögern können.

Was wir gelernt haben

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass der Genehmigungsprozess häufig der Ort ist, an dem Verzögerungen auftreten. Deshalb betonen wir die Bedeutung eines klaren und effizienten Workflows. Wenn wir mit juristischen Teams zusammenarbeiten, helfen wir ihnen bei der Implementierung automatisierter Genehmigungs-Workflows, die sicherstellen, dass der Vertrag reibungslos von einem Beteiligten zum nächsten weitergeleitet wird. Dadurch wird nicht nur der Prozess in Gang gehalten, sondern auch das Risiko von Fehlern oder Auslassungen verringert. Mit dem richtigen System können Sie Genehmigungen rationalisieren und den Lebenszyklus von Verträgen auf Kurs halten.

Sobald die Genehmigungen vorliegen, ist es an der Zeit, den Vertrag auszuführen und rechtsverbindlich zu machen. In der heutigen digitalen Welt sind elektronische Unterschriften der Standard, aber es muss sichergestellt werden, dass dieser Prozess sicher und effizient abgewickelt wird.

Unser Blickwinkel

Wir haben gesehen, wie elektronische Signaturen die Ausführungsphase verändern können, indem sie sie schneller und sicherer machen. Wenn wir mit Rechtsteams zusammenarbeiten, integrieren wir häufig eSignatur-Funktionen in ihre CLM-Systeme. Dies beschleunigt nicht nur den Ausführungsprozess, sondern bietet auch einen klaren Prüfpfad, so dass Sie immer sehen können, wer was wann unterzeichnet hat. Dieses Maß an Transparenz und Sicherheit ist entscheidend, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden. Mit den richtigen Tools wird die Vertragsabwicklung zu einem nahtlosen Teil des Lebenszyklus, so dass Sie mit Zuversicht vorgehen können.

Nach der Ausführung tritt der Vertrag in die Phase der Verwaltung und Einhaltung ein. In dieser Phase wird der Vertrag laufend überwacht, um sicherzustellen, dass alle Parteien ihren Verpflichtungen nachkommen, und es werden alle auftretenden Änderungen verwaltet.

Was wir gesehen haben

Bei einer effektiven Vertragsverwaltung geht es um mehr als nur um die Speicherung von Dokumenten. Wir haben mit Teams zusammengearbeitet, die mit Compliance-Problemen zu kämpfen hatten, weil sie nicht über ein zentrales System zur Verfolgung von Verpflichtungen und Fristen verfügten. Deshalb befürworten wir die Verwendung eines CLM-Systems, das ein zentrales Repository und automatische Warnmeldungen für wichtige Termine bietet. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass nichts vergessen wird und Sie während des gesamten Vertragslebenszyklus den Überblick über die Einhaltung und Leistung behalten.

Wenn der Vertrag ausläuft, müssen Sie entscheiden, ob Sie ihn verlängern oder auslaufen lassen wollen. Diese Entscheidung sollte von der Leistung des Vertrags und seiner Relevanz für die aktuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens abhängig gemacht werden.

Unser Ansatz

Die Entscheidung, einen Vertrag zu verlängern oder zu veräußern, ist eine kritische Entscheidung, bei der wir schon vielen Kunden geholfen haben. Durch den Einsatz eines CLM-Systems können Sie Verlängerungsbenachrichtigungen automatisieren und auf Leistungsdaten zugreifen, die Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Unabhängig davon, ob Sie sich für eine Erneuerung oder eine Entsorgung entscheiden, gewährleistet ein CLM-System, dass der Prozess sicher und in Übereinstimmung mit den Richtlinien Ihres Unternehmens abgewickelt wird. In dieser letzten Phase geht es darum, Ihr Vertragsportfolio zu optimieren und sicherzustellen, dass jeder Vertrag weiterhin den Zielen Ihres Unternehmens dient.

Bei IRIS haben wir aus erster Hand erfahren, wie die Beherrschung der sechs Phasen des Vertragslebenszyklusmanagements die Arbeitsweise der internen Rechtsteams verändern kann. Vom Entwurf bis zur Erneuerung oder Entsorgung bietet jede Phase die Möglichkeit, Prozesse zu rationalisieren, Risiken zu reduzieren und die Compliance zu verbessern. Wir unterstützen Sie bei jedem Schritt und stellen Ihnen die Tools und Erkenntnisse zur Verfügung, die Sie für ein effektiveres Vertragsmanagement benötigen.

Wenn Sie sich durch den Vertragslebenszyklus überfordert fühlen oder einfach nach Möglichkeiten suchen, Ihren Prozess zu verbessern, sind wir für Sie da. Wir haben mit vielen Teams wie dem Ihren zusammengearbeitet und kennen die Herausforderungen, mit denen Sie konfrontiert sind. Lassen Sie uns gemeinsam nach Lösungen suchen, die Ihnen die Arbeit erleichtern und Ihre Verträge effektiver machen.