Verwaltung des Vertragslebenszyklus (CLM) ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da es Verträge von der Erstellung über die Ausführung bis hin zur Erneuerung und zum Auslaufen begleitet. Trotz seiner Bedeutung kämpfen viele Unternehmen mit den Herausforderungen des Vertragslebenszyklusmanagements, was zu Ineffizienzen und potenziellen Risiken führt. Das Erkennen dieser Herausforderungen ist der Schlüssel zur Verbesserung Ihrer Vertragsmanagementpraktiken.
Warum die Bewältigung der Herausforderungen des Vertragslebenszyklusmanagements für den Geschäftserfolg entscheidend ist
Die effektive Verwaltung des gesamten Vertragslebenszyklus ist nicht nur eine Frage der Organisation, sondern auch ein entscheidender Faktor für die Minimierung von Risiken und die Maximierung der Effizienz. Durch die Bewältigung der häufigsten Herausforderungen bei der Verwaltung des Vertragslebenszyklus können Unternehmen einen reibungsloseren Ablauf gewährleisten, kostspielige Fehler vermeiden und engere Beziehungen zu Kunden und Partnern pflegen. Das frühzeitige Erkennen dieser Herausforderungen bietet die Möglichkeit, bessere Verfahren und Technologien zu implementieren, die Ihre gesamte Vertragsmanagementstrategie verbessern können.
1. Komplexität der Vertragserstellung und Standardisierung
Eine der größten Herausforderungen bei der Verwaltung des Vertragslebenszyklus ist die Komplexität, die mit der Ausarbeitung und Standardisierung von Verträgen verbunden ist. Verschiedene Abteilungen innerhalb eines Unternehmens haben oft eigene Anforderungen und Sprachpräferenzen, was zu Unstimmigkeiten bei den Vertragsbedingungen und der Formatierung führen kann. Dieser Mangel an Standardisierung erschwert nicht nur den Prozess der Vertragserstellung, sondern kann auch zu Verwirrung und Verzögerungen bei Vertragsverhandlungen und -genehmigungen führen.
2. Engpässe bei den Genehmigungsverfahren
Der Genehmigungsprozess ist ein weiterer Bereich, in dem viele Unternehmen mit Problemen bei der Verwaltung des Vertragslebenszyklus konfrontiert sind. Verträge müssen oft von mehreren Beteiligten genehmigt werden, was zu Engpässen führen kann, wenn der Prozess nicht gut koordiniert ist. Vor allem bei manuellen Genehmigungsprozessen kommt es häufig zu Verzögerungen, da die Verträge in den Posteingängen auf ihre Prüfung warten. Diese Verzögerungen können den Geschäftsbetrieb verlangsamen und das Risiko verpasster Chancen erhöhen.
3. Verfolgung und Verwaltung der vertraglichen Verpflichtungen
Sobald ein Vertrag unterzeichnet ist, besteht die nächste Herausforderung im Vertragsmanagement in der Verwaltung der verschiedenen darin enthaltenen Verpflichtungen. Dazu gehört die Überwachung von Fristen, Leistungen, Zahlungsplänen und Compliance-Anforderungen. Ohne ein zentrales System zur Überwachung dieser Verpflichtungen besteht die Gefahr, dass Unternehmen wichtige Fristen verpassen oder ihre vertraglichen Verpflichtungen nicht erfüllen, was zu Streitigkeiten oder Vertragsstrafen führen kann.
4. Dezentrale Vertragsspeicherung
In vielen Unternehmen werden Verträge an verschiedenen Orten gespeichert: auf einzelnen Computern, in gemeinsam genutzten Laufwerken oder sogar in physischen Aktenschränken. Diese dezentrale Speicherung stellt das Management des Vertragslebenszyklus vor große Herausforderungen, da es schwierig ist, bestimmte Verträge bei Bedarf aufzufinden, insbesondere bei Prüfungen, Streitigkeiten oder Vertragsverlängerungen. Die fehlende Zentralisierung kann zu Ineffizienzen führen und das Risiko erhöhen, dass Dokumente verloren gehen oder verlegt werden.
5. Anpassung an regulatorische Änderungen
Das rechtliche Umfeld entwickelt sich ständig weiter, und Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Verträge den neuesten rechtlichen Anforderungen entsprechen. Dies kann in Branchen mit komplexen oder sich häufig ändernden Vorschriften eine besondere Herausforderung darstellen. Die Anpassung an diese Änderungen ist eine der laufenden Herausforderungen im Vertragsmanagement, die Unternehmen bewältigen müssen, um rechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden.
Als Unternehmensberater bei IRIS Nederland habe ich mit mehreren Kunden gesprochen, die täglich mit diesen Herausforderungen konfrontiert sind. Häufig fühlen sich Unternehmen von der Komplexität des CLM überwältigt. Die gute Nachricht ist jedoch, dass diese Herausforderungen mit den richtigen Strategien und Werkzeugen effektiv gemeistert werden können.
Der erste Schritt zu ihrer Bewältigung besteht darin, die spezifischen Herausforderungen zu verstehen, vor denen Ihr Unternehmen steht.
Dieser Beitrag soll die typischen Herausforderungen des Vertragslebenszyklusmanagements beleuchten. Sie können sich jedoch gerne an mich wenden, wenn Sie besprechen möchten, wie sich diese Probleme speziell auf Ihr Unternehmen auswirken könnten. In meiner Funktion unterstütze ich Sie bei der Suche nach praktischen Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer CLM-Prozesse und helfe Ihnen, die Komplexität des Vertragsmanagements zu bewältigen und eine neue Lösung zu implementieren, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.