Warum Anwaltskanzleien Cloud-basierte Dokumentenmanagement-Lösungen einsetzen

Als erfahrener Kundenbetreuer habe ich mit zahlreichen Anwaltskanzleien zu tun, die nach Möglichkeiten suchen, ihre betriebliche Effizienz durch den Einsatz neuer Technologien zu verbessern, um neue Arbeitsweisen zu ermöglichen. Letztlich ist es das Ziel jeder Anwaltskanzlei, ihren Mandanten die besten juristischen Dienstleistungen zu bieten. In diesem Blog erkläre ich, warum wir eine große Verschiebung bei der Einführung von cloudbasierten Dokumentenmanagementsystemen sehen - und wie wir Anwaltskanzleien bei der Umstellung von alten Dokumentenmanagementsystemen auf moderne, cloudbasierte Lösungen für das Dokumentenmanagement helfen.

Bevor Cloud-basierte Dokumentenverwaltungssysteme auf breiter Front verfügbar waren, stellte die traditionelle IT-Infrastruktur einer Anwaltskanzlei vor Ort eine Herausforderung dar. Wenn eine Kanzlei in Bezug auf Mitarbeiter, Mandanten und Datenmengen wuchs, konnte die IT-Infrastruktur oft nicht mehr mithalten, was zu häufigen Ausfallzeiten führte und Frustration bei den Anwaltsteams verursachte. Außerdem war das IT-Team der Kanzlei mit der Verwaltung von Hardware- und Software-Upgrades, die zur Aufrechterhaltung der Infrastruktur erforderlich waren, überfordert. Dadurch geriet die Kanzlei ins Stocken und war nicht mehr in der Lage, ihren Mandanten effiziente Dienstleistungen zu bieten.

Eines Tages erfuhr das Unternehmen von Cloud-basierten Lösungen wie der iManage-Plattform und deren Vorteilen wie Skalierbarkeit, Sicherheit, Zugänglichkeit, Zusammenarbeit, Kostensenkungen, Compliance und Geschäftskontinuität. Nach der Umstellung auf die Cloud hat das Unternehmen nicht mehr zurückgeblickt.

Mit iManage ist das Unternehmen nun in der Lage, seine IT-Infrastruktur je nach Bedarf zu erweitern oder zu verkleinern, ohne in teure Hardware oder Infrastruktur zu investieren. Dank der robusten Sicherheitsfunktionen und Compliance-Standards von iManage kann das Unternehmen alle sensiblen und vertraulichen Informationen unbesorgt schützen.

Die juristischen Teams der Kanzlei können nun von jedem Ort aus, zu jeder Zeit und mit jedem Gerät mit Internetanschluss auf ihre Dokumente und Dateien zugreifen, was zu einer höheren Produktivität und Flexibilität führt. Die von iManage ermöglichte Echtzeit-Zusammenarbeit hat die Effizienz der juristischen Teams verbessert, da mehrere Benutzer gleichzeitig an einem Dokument oder einer Datei arbeiten können, unabhängig von ihrem Standort.

Durch die Umstellung auf die Cloud konnte das Unternehmen außerdem erhebliche Kostensenkungen erzielen. Durch die Cloud-basierte Lösung entfallen kostspielige Upgrades und Wartungsarbeiten, und es muss nicht mehr in teure Hardware und Infrastruktur investiert werden. Dank der Sicherheit auf Compliance-Niveau von iManage erfüllt das Unternehmen alle gesetzlichen Anforderungen und Richtlinien wie GDPR, HIPAA und andere.

Mit den Disaster-Recovery- und Business-Continuity-Funktionen von iManage kann das Unternehmen sicher sein, dass seine Daten jederzeit sicher und verfügbar sind, falls unvorhergesehene Umstände die Verfügbarkeit des Systems beeinträchtigen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Umstellung auf die Cloud mit iManage für diese Anwaltskanzlei ein entscheidender Schritt war. Sie hat die Effizienz, Sicherheit und Compliance verbessert und gleichzeitig die Kosten gesenkt. Die Kanzlei kann sich nun darauf konzentrieren, ihren Kunden den bestmöglichen Service zu bieten - und verwandelte frühere Herausforderungen in Chancen, die das Geschäftswachstum fördern.

Bis hierher habe ich hauptsächlich die organisatorischen Vorteile erörtert. Das Cloud-basierte Dokumentenmanagementsystem iManage verbessert jedoch die Produktivität der Endbenutzer erheblich, indem es allen Mitarbeitern einer Anwaltskanzlei die folgenden Funktionen und Vorteile bietet:

• Intuitive Benutzeroberfläche: Die iManage-Plattform verfügt über eine moderne, intuitive Benutzeroberfläche, die einfach zu navigieren und zu bedienen ist und den Benutzern hilft, die benötigten Informationen schneller und effizienter zu finden und abzurufen.
• Optimierte Arbeitsabläufe: iManage bietet optimierte Arbeitsabläufe und Prozesse, die den Zeitaufwand für manuelle, sich wiederholende Aufgaben verringern und Zeit für wertvollere Aufgaben freisetzen.
• Verwaltung von Dokumenten und E-Mails: iManage bietet ein zentrales Repository für die Verwaltung sämtlicher Daten einer Anwaltskanzlei, einschließlich Dokumenten, E-Mails und sachbezogenen Informationen, und erleichtert die Suche, das Auffinden und den Zugriff auf die Informationen, die für die Betreuung der Mandanten erforderlich sind.
• Mobiler Zugang: Mit der iManage Mobile App können Anwälte von ihren mobilen Geräten aus auf Informationen zugreifen und so auch unterwegs produktiv bleiben.
• Zusammenarbeit in Echtzeit: iManage ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit, so dass mehrere Benutzer unabhängig von ihrem Standort gleichzeitig an einem Dokument oder einer Datei arbeiten können, was die Effizienz von Rechtsteams erhöht.
• Verbesserte Suche: Die leistungsstarke Suchfunktion von iManage erleichtert das Auffinden von Informationen, die für die Betreuung von Kunden benötigt werden, erhöht die Produktivität und reduziert den Zeitaufwand für die Suche nach Informationen.

Es ist klar, dass die oben genannten Funktionen die Mitarbeiter des Unternehmens dabei unterstützen, ihre Arbeit effizient zu erledigen, aber aufgrund der zugrunde liegenden Infrastruktur kann das Unternehmen sicher sein, dass jeder mit der neuesten Version der Software arbeitet. Außerdem kann man sich darauf verlassen, dass der Anbieter der Cloud-Lösung, in diesem Beispiel iManage, für die Sicherheit verantwortlich ist.

Seit der Gründung von iManage sind wir als einer der bevorzugten Support- und Implementierungspartner mit iManage verbunden. Aufgrund unserer umfangreichen Erfahrung mit der Technologie des Unternehmens und unserer Expertise in der Rechtsbranche können wir Ihre Anwaltskanzlei bei der Umstellung auf die iManage Cloud-Plattform nach einer bewährten 7-Schritte-Methode unterstützen:

1. Bewertung: Unsere Berater führen eine umfassende Bewertung Ihrer aktuellen Infrastruktur, Arbeitsabläufe und Prozesse durch, um die beste Cloud-basierte Lösung für Ihre Kanzlei zu ermitteln.
2. Planung: Wir werden eng mit Ihrem Team zusammenarbeiten, um einen Plan für die Migration Ihrer Daten und Systeme in die Cloud zu entwickeln.
3. Vorbereitung: Sobald die Planung festgelegt ist, helfen wir Ihnen, alle erforderlichen Daten für die Migration vorzubereiten, einschließlich der Sicherstellung, dass Ihre Daten ordnungsgemäß organisiert und strukturiert sind.
4. Migration: Unser technisches Team führt die komplette Migration Ihrer Daten und Systeme in die Cloud durch und sorgt für einen reibungslosen und nahtlosen Übergang.
5. Konfiguration: Unser Funktionsteam konfiguriert die Cloud-basierte Lösung so, dass sie Ihren spezifischen Anforderungen und Arbeitsabläufen entspricht, damit Sie und Ihre Teams wie gewohnt arbeiten können.
6. Ausbildung: Wir wissen, dass die Akzeptanz der Lösung der Schlüssel zur Maximierung des Werts Ihrer IT-Investitionen ist. Deshalb schulen wir Ihre Teams gründlich und stellen sicher, dass sie mit der Cloud-basierten Lösung bestens vertraut sind.
7. Laufende Unterstützung: Sobald eine Lösung eingerichtet ist, ist unser Support-Team für Sie da. Wir bieten kontinuierliche Unterstützung und Wartung, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten und alle auftretenden Probleme zu lösen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass wir in der Lage sind, jeder Anwaltskanzlei zu helfen, die die Vorteile des cloudbasierten Dokumentenmanagements nutzen möchte. Auch wenn die Vorteile so gut wie selbsterklärend sind, bieten wir all unseren Kunden eine umfassende Beratung, damit sie eine fundierte Entscheidung treffen können, ob sie sich für eine Cloud-basierte Dokumentenmanagement-Lösung entscheiden sollen - oder nicht.

Angesichts der zunehmenden Verbreitung von Cloud-basierten Lösungen kann man jedoch mit Sicherheit sagen, dass Anwaltskanzleien, die dies nicht tun, irgendwann ins Hintertreffen geraten, da sie weitaus weniger agil und reaktionsschnell sind als Kanzleien, die die Cloud-Technologie nutzen.

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Unsere Lösungen für das Informationsmanagement, die unseren Kunden helfen, neue Arbeitsweisen zu etablieren, basieren auf 3 Hauptkomponenten:

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