Schlüsselkriterien für die Bewertung von CLM-Lösungen: Ein Leitfaden für In-House Legal Teams

Die Wahl der richtigen Contract Lifecycle Management (CLM)-Lösung ist eine wichtige Entscheidung für jedes interne Rechtsteam. Das richtige Tool kann Ihre Prozesse rationalisieren, die Einhaltung von Vorschriften verbessern und Ihrem Team die Möglichkeit geben, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren. Aber woher wissen Sie angesichts der vielen verfügbaren Optionen, welche Lösung für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist?

Wir von IRIS haben mit zahlreichen juristischen Teams zusammengearbeitet und sie in ihrem Entscheidungsprozess unterstützt, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. In diesem Leitfaden führen wir Sie durch die wichtigsten Kriterien, die Sie bei der Bewertung von CLM-Lösungen berücksichtigen sollten, um sicherzustellen, dass Sie ein Tool auswählen, das Ihre Anforderungen erfüllt und Ihre Ziele unterstützt.

Einer der wichtigsten zu berücksichtigenden Faktoren ist, wie gut die Verwaltung des Vertragslebenszyklus Lösung lässt sich in Ihre bestehenden Systeme integrieren. Ihr juristisches Team arbeitet nicht isoliert, und das sollte auch Ihr CLM-Tool nicht sein. Ganz gleich, ob es sich um Ihr ERP-, CRM- oder Dokumentenmanagementsystem handelt, die von Ihnen gewählte CLM-Lösung muss sich nahtlos in die anderen Tools integrieren lassen, auf die Ihr Team täglich angewiesen ist.

Wir haben gesehen, wie unzusammenhängende Systeme zu Ineffizienzen und Fehlern führen können. Wenn sich eine CLM-Lösung reibungslos in Ihre bestehende Software integrieren lässt, sorgt sie dafür, dass die Daten mühelos zwischen den Plattformen fließen, wodurch die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe verringert und das Risiko von Diskrepanzen minimiert wird. Ein gut integriertes CLM-System ermöglicht eine ganzheitlichere Sicht auf Ihren Vertragsmanagementprozess, so dass Ihr Team schnell fundierte Entscheidungen treffen kann.

Selbst die leistungsfähigste CLM-Lösung ist nicht effektiv, wenn sie für Ihr Team schwer zu bedienen ist. Die Benutzeroberfläche (UI) und die allgemeine Benutzererfahrung (UX) sollten intuitiv sein, damit Ihr Team leicht im System navigieren, die benötigten Informationen finden und Aufgaben ohne unnötige Komplexität durchführen kann.

Unserer Erfahrung nach führt ein benutzerfreundliches System zu höheren Akzeptanzraten und einer besseren Gesamtleistung. Wenn Ihr Team Schwierigkeiten hat, das Tool zu nutzen, fällt es wahrscheinlich in alte Gewohnheiten zurück und untergräbt die Vorteile des CLM-Systems. Suchen Sie nach einer Lösung, die eine saubere, intuitive Schnittstelle, eine klare Navigation und hilfreiche Support-Ressourcen bietet. Die Schulung sollte unkompliziert sein und nur minimale Ausfallzeiten erfordern, um Ihr Team auf den neuesten Stand zu bringen.

Jedes Rechtsteam hat seine eigenen Arbeitsabläufe und Prozesse. Die CLM-Lösung, für die Sie sich entscheiden, sollte so flexibel sein, dass sie sich an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen kann, anstatt Sie zu zwingen, Ihre Prozesse zu ändern, um sie an das Tool anzupassen. Dazu gehört auch die Möglichkeit, Arbeitsabläufe, Vorlagen und Berichtsfunktionen anzupassen.

Wir haben mit Rechtsteams zusammengearbeitet, die komplexe, mehrstufige Genehmigungsverfahren oder spezifische Compliance-Anforderungen haben. Ein Einheitsansatz funktioniert in solchen Situationen nicht. Mit einer flexiblen CLM-Lösung können Sie das System an Ihre bestehenden Arbeitsabläufe anpassen und sicherstellen, dass es die Arbeitsweise Ihres Teams unterstützt, anstatt sie zu behindern. Die Möglichkeit, das System individuell anzupassen, bedeutet auch, dass es mit Ihrem Unternehmen wachsen und sich weiterentwickeln kann und somit relevant bleibt, wenn sich Ihre Anforderungen ändern.

Selbst die leistungsfähigste CLM-Lösung ist nicht effektiv, wenn sie für Ihr Team schwer zu bedienen ist. Die Benutzeroberfläche (UI) und die allgemeine Benutzererfahrung (UX) sollten intuitiv sein, damit Ihr Team leicht im System navigieren, die benötigten Informationen finden und Aufgaben ohne unnötige Komplexität durchführen kann.

Unserer Erfahrung nach führt ein benutzerfreundliches System zu höheren Akzeptanzraten und einer besseren Gesamtleistung. Wenn Ihr Team Schwierigkeiten hat, das Tool zu nutzen, wird es wahrscheinlich in alte Gewohnheiten zurückfallen, was die Vorteile des CLM-Systems untergräbt. Suchen Sie nach einer Lösung, die eine übersichtliche, intuitive Benutzeroberfläche, eine klare Navigation und hilfreiche Support-Ressourcen bietet. Die Schulung sollte unkompliziert sein und nur minimale Ausfallzeiten erfordern, um Ihr Team auf den neuesten Stand zu bringen.

Die Anforderungen Ihres Unternehmens sind heute nicht unbedingt dieselben wie in der Zukunft. Bei der Auswahl einer CLM-Lösung muss unbedingt berücksichtigt werden, ob das Tool mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mitwachsen und ein zunehmendes Volumen an Verträgen und komplexeren Arbeitsabläufen bewältigen kann.

Wir bei IRIS haben erlebt, wie schnell Unternehmen ihren Tools entwachsen können. Eine CLM-Lösung, die für ein kleines Team gut funktioniert, kann möglicherweise nicht mehr mithalten, wenn Ihr Vertragsvolumen steigt oder Ihr Unternehmen in neue Regionen expandiert. Die Skalierbarkeit stellt sicher, dass Ihre Investition in eine CLM-Lösung zukunftssicher ist, so dass Sie weiterhin von dem Tool profitieren können, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Verträge enthalten vertrauliche Informationen, und der Schutz dieser Informationen ist von größter Bedeutung. Die CLM-Lösung, für die Sie sich entscheiden, muss robuste Sicherheitsfunktionen bieten, darunter Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Prüfprotokolle. Darüber hinaus sollte sie die Einhaltung einschlägiger Vorschriften wie der GDPR oder branchenspezifischer Standards unterstützen.

Sicherheit ist bei der Vertragsverwaltung nicht verhandelbar. Wir haben Rechtsteams dabei unterstützt, CLM-Lösungen zu implementieren, die ein Höchstmaß an Datenschutz bieten und sicherstellen, dass ihre Verträge vor unbefugtem Zugriff oder Verstößen geschützt sind. Ebenso wichtig ist die Einhaltung von Vorschriften - ob es sich nun um die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen oder um die Erfüllung bestimmter Branchenstandards handelt, Ihr CLM-Tool muss Sie dabei unterstützen, die Vorschriften einzuhalten, um rechtliche Risiken und Strafen zu vermeiden.

Eine leistungsstarke CLM-Lösung verwaltet nicht nur Verträge, sondern bietet durch robuste Berichts- und Analysefunktionen auch Einblicke in Ihr Vertragsportfolio. Diese Tools ermöglichen es Ihnen, wichtige Kennzahlen zu verfolgen, Trends zu erkennen und datengestützte Entscheidungen zu treffen, mit denen Sie Ihre Vertragsmanagementprozesse verbessern können.

Die datengesteuerte Entscheidungsfindung ist ein entscheidender Faktor für interne Rechtsteams. Wir haben gesehen, wie der Zugang zu Echtzeit-Analysen Rechtsteams in die Lage versetzen kann, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, Engpässe zu erkennen und Risiken zu minimieren. Ganz gleich, ob Sie die Durchlaufzeiten von Verträgen verfolgen, die Einhaltung von Vorschriften überwachen oder die Leistung von Anbietern bewerten möchten - eine CLM-Lösung mit leistungsstarken Berichtsfunktionen liefert Ihnen die Informationen, die Sie für eine kontinuierliche Verbesserung benötigen.

Die Implementierung einer CLM-Lösung ist nur der Anfang. Laufende Unterstützung und Schulung sind entscheidend dafür, dass Ihr Team das Tool optimal nutzen kann. Prüfen Sie das Supportangebot des Anbieters, einschließlich Schulungsressourcen, Kundendienst und regelmäßige Updates.

In unseren Partnerschaften mit Rechtsteams haben wir festgestellt, dass die Qualität des Herstellers über den Erfolg einer CLM-Implementierung entscheiden kann. Achten Sie auf einen Anbieter, der umfassende Schulungen anbietet, damit Ihr Team schnell einsatzbereit ist, und der Sie bei der Behebung von Problemen und der optimalen Nutzung des Systems unterstützt. Regelmäßige Aktualisierungen und Verbesserungen sollten ebenfalls Teil des Pakets sein, um sicherzustellen, dass Ihre CLM-Lösung auch im Laufe der Zeit Ihren Anforderungen gerecht wird.

Die Auswahl der richtigen CLM-Lösung ist eine wichtige Entscheidung, die sich nachhaltig auf die Effizienz, die Compliance und den strategischen Wert Ihres Rechtsteams auswirken kann. Wenn Sie sich auf diese Schlüsselkriterien konzentrieren - Integration, Benutzerfreundlichkeit, Anpassung, Skalierbarkeit, Sicherheit, Analyse und Support - sind Sie gut gerüstet, um eine Lösung zu wählen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht und Ihr Team zum Erfolg führt.

Wenn Sie Ihre Möglichkeiten ausloten und das richtige Werkzeug für Ihr Team finden möchten, sind wir für Sie da. Wir helfen gerne Wir begleiten Sie bei jedem Schritt der Einführung von Lösungen für das Contract Lifecycle Management, von der Bewertung bis zur Implementierung und darüber hinaus. Lassen Sie uns gemeinsam die Lösung finden, die Ihr Team zu Höchstleistungen befähigt.