Es gibt viele Gründe für die Einführung eines Wissensmanagementsystems in einem Unternehmen, aber das Hauptziel besteht in der Regel darin, den Mitarbeitern den Zugang zu Wissen zu erleichtern und es für eine bessere Aufgabenerfüllung zu nutzen.

Um ein tieferes Verständnis der Wissensarbeit in Anwaltskanzleien zu erlangen, beauftragte iManage vor kurzem die Metia Group mit der Durchführung einer eingehenden Untersuchung mit fast 1100 weltweit befragten Personen aus der gesamten Rechtsbranche, um ein tieferes Verständnis der Wissensarbeit zu erlangen:

  • 68% der Umfrageteilnehmer gaben an, dass die Informationen in digitalen Dokumenten und Dateien das Wichtigste für ihr Unternehmen sind.
  • 28% der Umfrageteilnehmer gaben an, dass die meisten oder alle ihre Dokumente über mehrere Systeme verstreut und siloartig angeordnet sind.
  • 30% der Befragten gaben an, dass Dokumente ihre Organisation über fünf oder mehr Kanäle erreichen.

Die oben genannten Statistiken zeigen, dass Wissen eines der wichtigsten Güter einer Organisation ist. Dennoch ist Wissen allzu oft undokumentiert, schwer zugänglich und droht zu verschwinden:

  • Da die Teams innerhalb eines Unternehmens verschiedene Anwendungen verwenden, führt dies zu isolierten und fragmentierten Informationen, die schwer zu finden sind, wenn Kunden oder Mitarbeiter sie am dringendsten benötigen. Aus diesem Grund verbringen Wissensarbeiter 30% ihrer Zeit damit, nach bereits vorhandenen Informationen zu suchen oder diese neu zu erstellen. Wenn Wissen nicht gemeinsam genutzt wird und nicht zugänglich ist, verschwenden die Mitarbeiter Zeit damit, sich neue Lösungen auszudenken, machen Fehler, die schon andere gemacht haben, gewinnen nicht die Erkenntnisse, die sie brauchen, um produktiv zu sein, und beantworten immer wieder die gleichen Fragen.
  • Wenn Mitarbeiter in den Ruhestand gehen oder ein Unternehmen verlassen, nehmen sie jahrzehntelanges Unternehmenswissen mit. Und selbst wenn sie ihre Nachfolger schulen, bevor sie das Unternehmen verlassen, können die ausscheidenden Mitarbeiter nie alles weitergeben, was sie wissen, da es sich um implizites Wissen handelt. Ein Prozess hilft, dieses implizite Wissen zu erfassen, das andernfalls verloren gehen könnte.
  • In E-Mails oder lokalen Laufwerken gespeichertes Wissen kann aufgrund von Systemausfällen, Verlust oder Diebstahl von Geräten verschwinden.

All diese Situationen sind unvermeidbar, was die Notwendigkeit eines guten Wissensmanagementsystems noch deutlicher macht.