• Verfügbarkeit: Moderne Dokumentenmanagementsysteme stellen sicher, dass die Benutzer von jedem Ort, von jedem Gerät und zu jeder Zeit Zugriff auf Unternehmensinhalte haben.
  • Suche: Ein DMS hilft bei der geordneten Speicherung von Dokumenten und E-Mails, so dass sie bei Bedarf von einem Benutzer leicht wiedergefunden werden können.
  • Eine einzige Quelle der Wahrheit: Keine doppelten Dokumente mehr, die in verschiedenen Systemen herumliegen, denn ein DMS bietet ein zentrales Repository, in dem alle Geschäftsinhalte gespeichert werden.
  • Automatisierung des Arbeitsablaufs: Automatisierung dokumentenbezogener Prozesse, um sich wiederholende, manuelle Tätigkeiten zu eliminieren, Ressourcen zu sparen und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen.
  • Sicherheit: sicherzustellen, dass nur Personen, die Zugang zu bestimmten Inhalten haben sollten, tatsächlich Zugang haben, um das Risiko einer Datenverletzung zu minimieren. In der Regel werden alle Aktionen der Nutzer protokolliert, so dass jederzeit ein vollständiger Prüfpfad zur Verfügung steht. Außerdem können Sie Inhalte einfach und sicher mit externen Parteien wie Kunden oder Partnern teilen.
  • Wissensmanagement: den Wert von Geschäftsinhalten zu erschließen, um Wissen zu extrahieren, zu bewahren und wiederzuverwenden. Diese spezielle Entwicklung hat in letzter Zeit stark an Boden gewonnen, da Wissensmanagement als wichtiges Instrument für jedes Unternehmen angesehen werden kann, das seinen Gewinn und seinen Marktanteil steigern möchte.