Eine Aufzeichnung enthält Informationen, die im Zusammenhang mit Geschäftsvorgängen erstellt, produziert, ausgeführt oder empfangen wurden und eine Organisation bei der Abwicklung ihrer gesamten Geschäftstätigkeit unterstützen. Aufzeichnungen sind harte Beweise für die einzigartigen Richtlinien, Verfahren und Entscheidungen einer Organisation und haben oft einen bedeutenden administrativen, historischen und rechtlichen Wert.