Ein Dokumentenmanagementsystem wird eingesetzt, um Geschäftsinhalte wie Dokumente und E-Mails automatisch zu organisieren, zu sichern, zu digitalisieren und zu klassifizieren, so dass sie leicht zugänglich sind, bearbeitet und gemeinsam genutzt werden können. Daher unterstützt ein DMS eine Organisation und ihre Teams nicht nur bei der Rationalisierung dokumentenbezogener Prozesse, sondern auch bei der Informationsverwaltung, um Datenschutz- und Sicherheitsgesetze einzuhalten.