Verwaltung von Dokumenten und E-Mails

Verfügbarkeit: Moderne Dokumentenmanagementsysteme stellen sicher, dass die Benutzer von überall, von jedem Gerät und zu jeder Zeit Zugriff auf Geschäftsinhalte haben. Suche: Ein DMS hilft bei der geordneten Speicherung von Dokumenten und E-Mails, so dass sie bei Bedarf von einem Benutzer leicht abgerufen werden können. Eine einzige Quelle der Wahrheit: Keine doppelten Dokumente mehr, die in verschiedenen Systemen herumliegen, denn ein DMS bietet ein zentrales Repository, in dem alle Geschäftsinhalte gespeichert werden. Workflow-Automatisierung: Automatisieren Sie dokumentenbezogene Prozesse, um sich wiederholende, manuelle Tätigkeiten zu eliminieren und so Ressourcen zu sparen und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Sicherheit: Sicherstellen, dass nur Personen, die Zugriff haben sollen, [...]

Ein Dokumentenmanagementsystem wird eingesetzt, um Geschäftsinhalte wie Dokumente und E-Mails automatisch zu organisieren, zu sichern, zu digitalisieren und zu klassifizieren, so dass sie leicht zugänglich sind, bearbeitet und gemeinsam genutzt werden können. Daher unterstützt ein DMS eine Organisation und ihre Teams nicht nur bei der Rationalisierung dokumentenbezogener Prozesse, sondern auch bei der Informationsverwaltung, um Datenschutz- und Sicherheitsgesetze einzuhalten.

Unter Dokumentenmanagement versteht man die Verwendung eines Computersystems und von Software zur Speicherung, Verwaltung und Verfolgung elektronischer Dokumente und elektronischer Bilder von papierbasierten Informationen, die mit Hilfe eines Dokumentenscanners erfasst wurden. Das System und die Software, die dies ermöglichen, werden oft als Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bezeichnet.