Die Grundprinzipien der Schriftgutverwaltung sind: Zweck Überprüfung Klassifizierung Angemessene Kosten Elastizität Aufbewahrung Verfügbarkeit Diese Grundsätze geben im Wesentlichen vor, was ein "gutes" Records Management System ist, und stellen eine anzustrebende Struktur dar.
Eine Aufzeichnung enthält Informationen, die im Zusammenhang mit Geschäftsvorgängen erstellt, produziert, ausgeführt oder empfangen wurden und eine Organisation bei der Abwicklung ihrer gesamten Geschäftstätigkeit unterstützen. Aufzeichnungen sind harte Beweise für die einzigartigen Richtlinien, Verfahren und Entscheidungen einer Organisation und haben oft einen bedeutenden administrativen, historischen und rechtlichen Wert.
Im Allgemeinen gibt es zwei Arten von Aktenverwaltungssystemen: herkömmliche papiergestützte Aktenverwaltungssysteme und elektronische Aktenverwaltungssysteme. Wie der Name schon vermuten lässt, geht es bei den traditionellen papierbasierten Aktenverwaltungssystemen um die Verwaltung und Speicherung von Dokumenten in Papierform. Aufgrund der eindeutigen Vorteile der elektronischen Aktenverwaltung entscheiden sich immer mehr Unternehmen für diese Methode, um den Lebenszyklus ihrer Akten zu verwalten. In den meisten Fällen ist dies auf den Wunsch zurückzuführen, papierbasierte Prozesse zu reduzieren oder sogar ganz abzuschaffen.
Die Schriftgutverwaltung stellt sicher, dass institutionelle Aufzeichnungen von wichtigem historischem, steuerlichem und rechtlichem Wert identifiziert und aufbewahrt werden und dass nicht wesentliche Aufzeichnungen gemäß den festgelegten Richtlinien und den entsprechenden Rechtsvorschriften, z. B. der Datenschutzverordnung, rechtzeitig vernichtet werden.
