AKDs Cloud-First-Strategie kommt mit IRIS und iManage Cloud voran

AKD ist eine bekannte Anwaltskanzlei in den Benelux-Staaten mit über 500 Mitarbeitern in Büros in den Niederlanden, Belgien und Luxemburg. AKD ist bekannt für seine profunde Branchenkenntnis und grenzüberschreitende Expertise und bietet ein umfassendes Spektrum an juristischen Dienstleistungen, einschließlich Unternehmensfusionen und -übernahmen, Rechtsstreitigkeiten und Beratung bei Projekten mit großer Tragweite. Ihr Engagement für Klarheit, eine integrative Kultur und qualitativ hochwertige Lösungen haben AKD zu einem vertrauenswürdigen Berater für nationale und internationale Kunden gemacht, die unkomplizierte, effiziente und effektive rechtliche Unterstützung suchen.

AKD arbeitet seit 2017 mit IRIS bei der Implementierung von iManage zusammen. Mit iManage Cloud und ihrem Fokus auf die Verlagerung in die Cloud waren die nächsten Schritte für AKD klar.

Für AKD war die Umstellung auf die Cloud eine natürliche Entwicklung im Rahmen ihres Engagements für die Einführung moderner Technologien. Seit 2019 verfolgt das Unternehmen eine Cloud-first-Strategie für alle Anwendungen, um die neuesten Effizienzsteigerungen nutzen zu können. Mit einer etablierten On-Premises-Installation behielt das Unternehmen eine solide betriebliche Kontrolle und Sicherheit bei, aber mit dem vollständigen Wechsel zur Azure Cloud wurde eine Cloud-basierte Dokumentenmanagement Plattform für iManage war der logische nächste Schritt. Die seit 2017 bestehende Partnerschaft mit IRIS gab ihnen das Vertrauen, diesen ehrgeizigen Migrationsplan gemeinsam mit IRIS voranzutreiben.

Das Ziel von AKD war es, eine nahtlose Migration von iManage in die Cloud mit minimalen Unterbrechungen für die Endbenutzer durchzuführen und eine verbesserte Funktionalität nach der Migration zu gewährleisten. Durch die Konsolidierung aktiver und archivierter Dokumentendatenbanken in einer einheitlichen Plattform wollte AKD die Verwaltung sowohl aktiver als auch archivierter Dateien vereinfachen und gleichzeitig den langfristigen Bedarf an technischer Überwachung reduzieren. Die Erfahrung von IRIS mit ihrer Umgebung war von unschätzbarem Wert, um dies zu erreichen.

Um die Migration in Angriff zu nehmen, begann das Unternehmen mit einer sorgfältigen Bestandsaufnahme der bestehenden iManage-Umgebung vor Ort, in der die Serverkonfigurationen und die notwendigen Schritte für eine Cloud-Einrichtung genau beschrieben wurden. Angesichts der Stabilität von iManage in der Cloud konnte ein kompletter Neuaufbau vermieden werden, was den Zeitplan effizient hielt und die Komplexität reduzierte.

Auf der ConnectLive, der iManage-Veranstaltung in London im Jahr 2022, erhielten sie die wertvolle Bestätigung, dass sie auf dem richtigen Weg waren. Während die Vorbereitungen für ihre Cloud-Migration liefen, sahen sie, dass viele andere Unternehmen bereits auf Cloud-Umgebungen umgestellt hatten, was das Vertrauen in ihre eigene Strategie stärkte. Diese Cloud-Migration war tatsächlich der richtige nächste Schritt.

Die langjährige Partnerschaft zwischen AKD und IRIS war entscheidend. Dank unserer gründlichen Kenntnis der Infrastruktur von AKD konnten wir gezielte Unterstützung von der Projektplanung bis zur Migration bieten. Die Integration erforderte die Konsolidierung ihrer Praxis- und Archivdatenbanken in einem einzigen, konsolidierten System; ein Schritt, der die Verwaltung von Dateiberechtigungen vereinfachte, aber auch unerwartete technische Hürden mit sich brachte. Unser Team, das mit der einzigartigen Umgebung von AKD vertraut ist, führte sie durch diese Komplexität und hielt sie auf Kurs.

Ein stufenweiser Ansatz ermöglichte es IRIS und dem internen AKD-Team, jeden Meilenstein zu bewältigen, von den "Go/No-Go"-Prüfpunkten bis zum letzten Tag der Migration. "Selbst während der Urlaubszeit konnten wir dank des proaktiven Engagements von IRIS und der rechtzeitigen Kommunikation, die die Bereitschaft für jede Phase sicherstellte, Fortschritte erzielen", sagte Sandra Janssen, Anwendungsspezialistin bei AKD.

Während des gesamten Prozesses war der Support bestens vorbereitet, und die Endbenutzer von AKD wurden nur minimal gestört. So wurde die nahtlose Migration von 23 Millionen Dokumenten von Upgrades wie der Dokumentenvorschau begleitet. Diese Funktion war vor Ort langsam und unzuverlässig, aber in der Cloud stellte sie eine echte Verbesserung für die Benutzer dar, da sie viel schneller und zuverlässiger arbeitete.

Nach der Migration konnte AKD zahlreiche Vorteile verzeichnen, wobei der Bedarf an Wartung und Fehlerbehebung minimal war. Dank unseres soliden Supports konnte AKD die Migration mit nur geringen Unterbrechungen für die Benutzer abschließen. Zu den positiven Veränderungen gehören:

• Dokumentenvorschau: Sofortige Dokumentenvorschau zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit.
• Versionskontrolle: Einfache Versionsabfrage für einen verbesserten Arbeitsablauf.
• Verbesserte Suchfunktionalität: Erweiterte Suchfunktionen.

Der Wartungsaufwand wurde um mehr als die Hälfte reduziert, und das Team kann sich nun mehr auf die Einführung und Aktualisierung als auf die Fehlersuche konzentrieren. Hinzu kommt, dass die Benutzererfahrung reibungslos ist. Kommentare wie "Alles sieht gleich aus" zeugen von minimalen Störungen und hoher Zufriedenheit.

Seit der Migration hat AKD seltener Support-Interaktionen benötigt, was die Stabilität der iManage Cloud-Plattform unterstreicht. Die Beziehung zu IRIS ist jedoch weiterhin von entscheidender Bedeutung, da das Unternehmen weitere Optimierungen anstrebt. Von proaktiven Bewertungen vor der Migration bis hin zum engagierten Support während der Umstellung haben wir sichergestellt, dass jede Phase die Erwartungen von AKD erfüllt. Diese Migration markiert den Beginn einer neuen Phase für AKD, in der sie das Potenzial der iManage Cloud maximieren, wobei unser Fachwissen eine wertvolle Hilfe bei der Realisierung neuer Funktionen ist.

IRIS ist ein zuverlässiger Anbieter von Informationsmanagement-Lösungen mit über 25 Jahren Erfahrung in der EMEA-Region. Als Teil von Canon Benelux bietet IRIS strategische Beratung, fortschrittliche Softwarelösungen, Integrationen und technischen Support für Branchen wie den Rechts-, Finanz- und Unternehmenssektor. Unsere Lösungen decken die Bereiche Dokumentendigitalisierung, Content Management und Geschäftsprozessoptimierung ab und werden von führenden Partnern wie iManage, Docusign und TIQ Time unterstützt. Mit einem Team aus erfahrenen Beratern und Entwicklern stellen wir sicher, dass jeder Kunde einen maßgeschneiderten Ansatz erhält, um die Effizienz zu maximieren und seine individuellen Informationsmanagementziele zu erreichen.

iManage ist ein führendes Unternehmen im Bereich Wissensmanagement, das Unternehmen dabei unterstützt, sichere, KI-gestützte Plattformen zu nutzen, um Erkenntnisse und fundierte Entscheidungen zu gewinnen. Die Cloud-fähigen Lösungen des Unternehmens integrieren Daten, Systeme und Teams und gewährleisten eine sichere, nahtlose Dokumenten- und E-Mail-Verwaltung für über eine Million Mitarbeiter weltweit.