Die belgische Full-Service-Kanzlei Lydian setzt auf die iManage Cloud mit IRIS Nederland

IRIS Nederland, ein Spezialist für die Bereitstellung von Lösungen für Content Services und Workflow-Automatisierung für Wissensspezialisten, wurde von Lydian für die Migration von iManage on-premise auf die iManage Cloud ausgewählt.

Mit Hauptsitz in Brüssel und weiteren Büros in Antwerpen und Hasselt hat sich Lydian als eine führende, unabhängige Anwaltskanzlei in Belgien und darüber hinaus etabliert. Lydian bietet ein Full-Service-Angebot mit einer Mischung aus Fachkenntnissen im Transaktionsrecht und Fähigkeiten in der Prozessführung und ist bestrebt, seinen Mandanten einen echten Mehrwert zu bieten. Seit der Gründung im Jahr 2001 ist Lydian auf ein 120-köpfiges Team, darunter 85 Anwälte, angewachsen. Als technologisch innovatives Unternehmen wird die Kanzlei regelmäßig von wichtigen juristischen Verzeichnissen wie Legal 500, Chambers, ILFR, Trends Legal Awards und WTR1000 für ihre Erfolge und Leistungen ausgezeichnet.

Seit vielen Jahren hat Lydian eine effektive und effiziente Dokumentenmanagement-Lösung mit der iManage-Produktsuite aufgebaut, die durchgehend von IRIS als gewähltem Implementierungs- und Supportpartner unterstützt wird. Die Lösung erfasst, speichert und verwaltet die riesige Menge an Dokumenten, die sich auf jede Angelegenheit beziehen, mit der sich die Kanzlei beschäftigt, sowie alle internen Dokumente. Da Lydian die neuesten Technologien nutzen möchte, um seine Kunden zu unterstützen und spezifische Herausforderungen zu bewältigen, entschied sich das Unternehmen für den Wechsel in die Cloud.

Der Schlüssel zum Erfolg von Lydian ist die Bereitstellung des von den Kunden erwarteten Serviceniveaus zu einem wettbewerbsfähigen Preis. Um dies zu erreichen, sucht Lydian ständig nach Möglichkeiten, das Serviceniveau mithilfe von Technologie und Automatisierung zu verbessern. Die Sicherstellung der Geschäftskontinuität ist ein zentrales Element dieses Ziels, das die Verfügbarkeit der Systeme gewährleistet. Die On-Premise-Lösung bedeutete jedoch, dass es zu Ausfallzeiten kam, um Wartungsarbeiten oder Upgrades zu ermöglichen.

Dimitri Duwaerts, IT-Ingenieur bei Lydian, erklärt weiter: "Wir wollten sicherstellen, dass unsere Mitarbeiter immer Zugang zu den Informationen haben, die sie benötigen, um unsere Kunden bestmöglich zu bedienen. iManage Cloud bietet dies, unabhängig davon, wo unsere Mitarbeiter sich befinden, ohne Ausfallzeiten aufgrund von Serverwartung. Wir führen die Serverwartung nicht mehr selbst durch, was unsere Supportmitarbeiter entlastet. Außerdem müssen wir keine Backups mehr vor Ort durchführen, was weitere Zeit- und Kosteneinsparungen bedeutet.

Während der Umstellung ging Lydian auch von einer Citrix-Desktop-Umgebung zu einer Umgebung über, in der die Mitarbeiter Laptops verwenden, was eine größere Flexibilität und einen geringeren Aufwand für IT-Support und Wartung bedeutet.

Nachdem Lydian bereits zuvor neue Funktionen im Bereich Mobilität und gemeinsame Nutzung eingeführt hatte, untersuchte das Unternehmen nun erneut, wie es seine Geschäftsprozesse weiter optimieren kann, um seine Wettbewerbsposition auf dem kostenintensiven Rechtsmarkt zu wahren.

"Wir brauchen Lösungen, die uns dabei helfen, dies zu erreichen und gleichzeitig den Arbeitsalltag unserer Anwälte und Mitarbeiter weniger komplex zu gestalten. iManage Cloud hilft uns, indem es einen Teil der Komplexität der Dokumentenverwaltung in den Hintergrund drängt, so dass sich die Benutzer auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können."

IRIS wurde erneut damit beauftragt, die aktualisierte Lösung zu entwerfen und zu implementieren, wobei das Unternehmen sein umfangreiches Wissen und seine Erfahrung auf dem Rechtsmarkt nutzte, um die Anforderungen von Lydian zu erfüllen.

Der Schutz sensibler Inhalte, z. B. von geistigem Eigentum und Wissen, ist eine zunehmend komplexe Aufgabe. Die Notwendigkeit, Datenverluste zu erkennen, einzugreifen und zu verhindern sowie aktuelle Analysen und Data Governance bereitzustellen, wird nun von iManage Threat Manager übernommen.

"Dank iManage Threat Manager können wir unsere Compliance-Anforderungen, einschließlich des Datenschutzes, besser erfüllen. Er hilft uns, unsere und die sensiblen Daten unserer Kunden vor internen und externen Bedrohungen zu schützen, indem er das Verhalten und die Aktivitäten kontinuierlich überwacht und uns alarmiert. Es ermöglicht uns, Audit-Anforderungen zu erfüllen und hilft uns auch, Versäumnisse zu erkennen, etwa wenn eine erforderliche Maßnahme oder ein Dokument nicht ausgefüllt wurde", fügt Duwaerts hinzu.

Die Zusammenarbeit ist nach wie vor ein wichtiger Faktor für die Bereitstellung eines hervorragenden Kundendienstes, allerdings unter Einhaltung der erforderlichen Compliance-Rahmenbedingungen und mit Aufzeichnung der Maßnahmen in einem umfassenden Prüfprotokoll. iManage Share ermöglicht die sichere gemeinsame Nutzung einzelner, mehrerer oder ganzer Dokumentenpakete mit externen Parteien, insbesondere Kunden.

"Um wettbewerbsfähig zu sein, müssen wir optimal und effektiv mit unseren Kunden zusammenarbeiten. iManage Share ermöglicht es uns, einem Kunden mit einem einzigen Klick Dokumente auf sichere Weise zur Verfügung zu stellen. Wir können aus der Ferne mit ihnen zusammenarbeiten und sogar in Echtzeit Änderungen an Dokumenten vornehmen, die beide Parteien sofort sehen können. Dies hilft uns, noch engere Beziehungen zu unseren Kunden aufzubauen, indem wir die Nähe zwischen Kunde und Anwalt herstellen, auch wenn wir uns nicht persönlich treffen können, was bei der jüngsten COVID-19-Pandemie von entscheidender Bedeutung war", so Koen Poncelet, COO bei Lydian.

Lydian nutzt iManage Cloud auch zum Speichern und Verwalten interner Dokumente, z. B. aus den Bereichen Personal, Finanzen, IT und Projektmanagement. So werden beispielsweise bei Projekten mit IRIS Dokumente nicht per E-Mail ausgetauscht, sondern über iManage Share gemeinsam genutzt, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten Zugriff auf die aktuellste Version der Dokumentation haben.

"Durch den Einsatz von iManage Share sind wir immer sicher, dass es nur eine Version der Wahrheit gibt. Das spart Zeit, erleichtert die Zusammenarbeit und eliminiert das Risiko von Missverständnissen, die durch unkontrollierte Versionen von Dokumenten entstehen können", erklärt Poncelet.

Wie schon in der Vergangenheit hat Lydian nicht gezögert, sich an IRIS zu wenden, um den Übergang zu iManage Cloud zu vollziehen und die Fähigkeiten der Lösung weiter auszubauen.

"Wir sehen IRIS als Partner, nicht als Verkäufer oder Lieferant im herkömmlichen Sinne. Ihr Beitrag ist immer pragmatisch, offen und ehrlich. Das bedeutet, dass wir immer wissen, wo wir stehen, was für uns wichtig ist. Es ist ein Beweis für diese Beziehung, dass wir weiterhin auf dem gegenseitigen Vertrauen aufbauen, das wir über viele Jahre hinweg aufgebaut haben", so Poncelet.

Die Benutzerakzeptanz war hoch und die Reaktionen der Benutzer waren positiv. Durch die Einbeziehung der Nutzer von Anfang an wird sichergestellt, dass die Änderungen den Bedürfnissen und Erwartungen der Nutzer entsprechen.

Ein effektives Dokumentenmanagement ist für Juristen eine Notwendigkeit. Bei der Umstellung auf die Cloud mit iManage und IRIS ging es für Lydian jedoch um mehr als nur Funktionen und Features. Die Kanzlei war in der Lage, ihre Ziele in Bezug auf die Geschäftskontinuität für ihre Mitarbeiter zu erreichen, was letztlich auch ihren Kunden zugute kommt. Das Unternehmen konnte sich von der Abhängigkeit von einem eigenen Rechenzentrum und den mit der Verwaltung der Lösung verbundenen Gemeinkosten lösen.

"Wir konnten nicht nur die Verfügbarkeit, sondern auch die Leistung steigern und die Suchfunktionen deutlich verbessern. Wir planen nun, iManage Threat Manager und iManage Drive weiter zu optimieren, um noch flexibleres Arbeiten, auch offline, zu ermöglichen. Aber das ist noch nicht alles, denn wir planen, den iManage Security Policy Manager zu implementieren, um sensible Informationen zu sichern und zu schützen", so Duwaerts abschließend.

IRIS ist ein führender Anbieter von Informationsmanagementlösungen und seit über 25 Jahren in der EMEA-Region tätig. Wir sind stolz darauf, Teil von Canon Benelux und bieten strategische Beratung, Softwarelösungen, Systemintegrationen und technische Unterstützung für eine Vielzahl von Branchen, darunter Rechtswesen, Buchhaltung, Finanzdienstleistungen und Großunternehmen.

Unser Schwerpunkt liegt auf dem intelligenten Informationsmanagement, und wir bieten eine umfassende Palette von Lösungen an, die die Digitalisierung von Dokumenten, das Content Management sowie das Wissens- und Geschäftsprozessmanagement umfassen. Wir arbeiten eng mit führenden Technologieanbietern wie iManage, Litera-Microsystems, BRYTER und Co-Flo zusammen, um die modernsten und innovativsten Softwarelösungen auf dem Markt anbieten zu können.

Wir bei IRIS sind stolz darauf, einen persönlichen und maßgeschneiderten Ansatz für die individuellen Bedürfnisse und Herausforderungen jedes einzelnen Kunden zu bieten. Unser Team aus hochqualifizierten Beratern, Entwicklern und Support-Mitarbeitern unterstützt Unternehmen mit Leidenschaft bei der Optimierung ihrer Informationsmanagementprozesse. Unser Engagement für hervorragende Leistungen hat zu zahlreichen erfolgreichen Projekten und zufriedenen Kunden geführt.