CMS AUSTRIA steigert mit iManage die Unternehmenseffizienz

CMS Austria ist die technische Zentrale für 11 europäische Niederlassungen der globalen Anwaltskanzlei CMS. Um wettbewerbsfähiger zu werden, benötigte die Kanzlei eine umfassende Dokumentenmanagement-Strategie und eine neue Plattform. Als Reaktion auf die Anforderungen ihres internationalen Geschäfts, Marktes und Kundenstamms führte die Kanzlei iManage Work 10 in der Cloud ein und startete eine Kampagne zur Steigerung der Benutzerakzeptanz. Jetzt kann sich die Kanzlei um mehr Aufträge bewerben und ihre Anwälte arbeiten effizienter als je zuvor.

Als Teil des internationalen CMS-Netzwerks bietet CMS Österreich von 11 regionalen Büros aus Rechtsdienstleistungen für Mandanten in ganz Europa an. In der Wiener Zentrale sind 75 Anwälte tätig, die sich auf Fragen des grenzüberschreitenden Geschäftsverkehrs und der Regulierung spezialisiert haben. Das Team konzentriert sich vor allem auf die Bereiche Mergers & Acquisitions, Finanzen, Immobilien, Bauwesen, Arbeitsrecht, Steuern, geistiges Eigentum, IT und Vergaberecht und unterstützt Klienten in allen Phasen des rechtlichen Prozesses.

Die Herausforderung

Eine einzige Benutzererfahrung für das gesamte Unternehmen

CMS Austria hat seinen Klienten viel zu bieten - Fachwissen, lückenlose rechtliche Betreuung
in Österreich und in ganz Mittel- und Osteuropa (CEE). Aber ohne eine umfassende
Dokumentenmanagement-Strategie und -Plattform, war das Unternehmen nicht für den Wettbewerb um
bestimmte Arten von Rechtsangelegenheiten und riskierten, Aufträge an Wettbewerber zu verlieren.

"Die Kunden wollen sicher sein, dass ihre Daten geschützt sind. Ohne einen robusten Ansatz zur Dokument
Management wurden wir nicht nur von Ausschreibungen und Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen (RFP) ausgeschlossen.
- Auch die Durchführung von Audits für bestehende Kunden war schwierig", erklärt Thomas Kroupa,
Leiter der IT-Abteilung von CMS Österreich.

Die Wiener Niederlassung von CMS fungiert als digitale Zentrale für 11 Büros in ganz CEE.
Als das IT-Team sich auf die Suche nach einer Dokumentenverwaltungslösung für die Firma machte,
als Kroupa seine Arbeit im Büro aufnahm, arbeiteten sie eng mit dem
das Managementteam des Unternehmens, um eine zentrale Strategie zur Rationalisierung der Transformation festzulegen.

"Wir wollen als eine Einheit arbeiten, aber das bedeutet, dass wir verschiedene Zeitzonen berücksichtigen müssen,
Regierungspolitik und regionale Datenschutzbestimmungen, die sich auf die Weitergabe von Daten auswirken
Dokumente", erklärte Jelena Bosnjak, Leiterin der Abteilung Geschäftsentwicklung, Marketing und
Kommunikation. "Wir mussten eine Benutzererfahrung definieren, die die Kundenbedürfnisse in Einklang bringt
mit den Arbeitsgewohnheiten von Anwälten in Einklang zu bringen und sie dann auf intelligente Weise einzuführen, um die Nutzer zu maximieren
Adoption", fügte Kroupa hinzu.

Die Lösung

Moderne Wissensarbeitsplattform unterstützt unternehmensweite Effizienz

Um die Komplexität und das Risiko von Verbindungsproblemen, die mit einer lokalen Infrastruktur einhergehen, zu verringern, entschied sich die Kanzlei für eine Cloud-Lösung für alle Niederlassungen in CEE. Man entschied sich für iManage Work 10 in the Cloud und arbeitete mit dem iManage-Partner IRIS Nederland zusammen, um die Plattform zu implementieren und mit Backend-Datenbanken und dem Praxisverwaltungssystem jurXpert zu integrieren.

"iManage ist die beste Lösung für Anwaltskanzleien. Wir waren beeindruckt, wie einfach es sich mit anderen Systemen integrieren lässt", so Kroupa. "Einige unserer Altsysteme sind bekanntermaßen schwer zu modernisieren, aber mit iManage funktioniert alles bestens." CMS Austria definierte Standard-Workflows für 320 Mitarbeiter und arbeitete mit IRIS Nederland zusammen, um sicherzustellen, dass iManage diese unterstützt. Dieses Konzept wurde schrittweise auf alle Standorte ausgeweitet, um die Arbeitsabläufe zu rationalisieren und eine unternehmensweite Effizienz zu erreichen.

"Wir wollten so intelligent wie möglich arbeiten, was bedeutete, alle 320 Mitarbeiter zu befähigen", erklärt Bosnjak. "Nach anfänglichen Kommunikationslücken erkannten wir, dass die Einbeziehung der Mitarbeiter der Schlüssel zur Akzeptanz war, und wir ernannten Superuser, um das Lernen unter Gleichgesinnten zu fördern.

Die Zentralisierung auf eine Lösung vereinfacht die Zusammenarbeit
Die Rückmeldungen von Anwälten wie Gentscho Pavlov, Co-Manager und CEE-Partner im Büro in Sofia, sind positiv. Pavlov sagte, dass Funktionen wie "Schnellablage", die dabei hilft, E-Mails schnell an der richtigen Stelle zu speichern, und "Meine Favoriten", eine Schaltfläche, die den Zugriff auf die am häufigsten verwendeten Ordner jedes Anwalts mit einem Klick ermöglicht, sehr beliebt sind, ebenso wie der sichere, jederzeitige Zugriff über die mobile App.

"Zeit ist alles in unserem Geschäft. iManage bedeutet, dass wir schnell durch die Aufgaben gehen und uns auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können", sagte Pavlov. "Unternehmen, die sich immer noch darauf verlassen, dass Anwälte Ordner für ihre Dokumente anlegen, verpassen eine Chance, effizienter zu sein und menschliche Fehler zu reduzieren."

Das Team implementierte außerdem iManage Drive und iManage Share, um die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Praktikanten zu vereinfachen, die mit den Kunden zusammenarbeiten können, ohne vollen Zugriff auf Systeme und Daten zu benötigen. Im Vergleich zu den verschiedenen Kanälen, die die Kanzlei bisher für den Austausch von Dokumenten mit Kunden nutzte, ist die Zentralisierung auf eine Lösung viel einfacher zu verwalten. Die neuen Richtlinien "need to know" und "deny by default" tragen ebenfalls dazu bei, Daten sicher zu halten und sensible Angelegenheiten mit ethischen Mauern zu schützen.

iManage Threat Manager wird zur Überwachung des Zugriffs auf Informationen eingesetzt. Während von Super-Usern erwartet wird, dass sie auf mehr Dateien zugreifen als andere Mitarbeiter, kann CMS Austria sicherstellen, dass die Compliance-Regeln eingehalten werden - vor allem, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen wird.

Geschäftsergebnisse

Mehr Aufträge gewinnen, Kunden besser bedienen

Mit iManage Work 10 in der Cloud verfügen die Anwälte über eine sichere, hochverfügbare Plattform zur Unterstützung der Mandantenarbeit. Die Zusammenarbeit und die Suche nach Dokumenten sind schneller und einfacher, und die Mitarbeiter schätzen die benutzerfreundliche Oberfläche und die Kanalstruktur von CMS Austria
ausgerollt.

"iManage hat großartige Funktionen, die uns das Leben leichter machen. Mit iManage Share können wir beispielsweise schnell und intuitiv zusammenarbeiten und Dokumente sicher mit Mandanten teilen", so Kroupa. "Außerdem werden Akten mit Metadaten angereichert, was es für Anwälte und Assistenten viel einfacher macht, das zu finden, was sie suchen."

Und was die Teilnahme an Ausschreibungen betrifft, so kann CMS Austria nun mehr Angebote für neue Kunden einreichen, da es sich darauf verlassen kann, dass seine Daten durch ein vertrauenswürdiges, zuverlässiges Dokumentenmanagementsystem geschützt werden.

"iManage macht uns für unsere Kunden attraktiver, effizienter und hilft uns bei der Rationalisierung
Operationen in 11 Regionen", sagte Bosnjak.

"Schließlich war die Benutzerakzeptanz großartig. Super-User zu finden, die wirklich begeistert sind, die Plattform zu nutzen, anstatt sie zu nominieren, hat einen großen Unterschied gemacht, um die Support-Strukturen für unser neues System richtig zu etablieren und war die größte organisatorische Herausforderung", fügte Kroupa hinzu.

Automatisierung und Standardisierung führen auch zu einer höheren Produktivität, was wiederum die Anwälte in die Lage versetzt, ihre abrechenbaren Stunden zu erhöhen. Und die Kanzlei spart auch bei den Betriebskosten. Pavlov berichtet, dass die Kanzlei weniger für die Lagerung physischer Kopien von Dokumenten ausgibt, da diese nicht mehr ausgedruckt werden müssen - sie sind in der iManage Cloud sicher. Außerdem spart die Kanzlei Druckkosten, Papier und Tinte.

"iManage hat unsere Herangehensweise an das Dokumentenmanagement verändert. Es erhöht die Sicherheit, hilft uns bei der Einhaltung der GDPR und ermöglicht eine bessere Governance", erklärt Pavlov. "Aber es lässt sich auch nahtlos in andere Systeme integrieren, hilft bei der Erkennung von Bedrohungen und macht das Team produktiver. Indem wir einen strikten Ansatz verfolgen und Standardprozesse definieren, schaffen wir gute Gewohnheiten, die dazu führen, dass wir unseren Kunden besser dienen können."

Blick nach vorn

Da CMS Austria immer mehr Mitarbeiter auf iManage umstellt, erwägt das Unternehmen auch, die Sicherheit mit iManage Security Policy Manager zu verbessern.
vereinfacht die Erstellung ethischer Wände - und die Einführung von iManage Records Manager zur Vereinfachung und Standardisierung der Aufbewahrung.

"Die breite Palette der iManage-Lösungen bringt uns dazu, über Themen wie die Datenaufbewahrung nachzudenken. Es ist nicht nur eine großartige Dokumentenmanagementlösung, sondern
war der Katalysator für die unternehmensweite Umstrukturierung und hat uns geholfen, Best Practices und höhere Standards für die Verwaltung und den Schutz unserer Wissensbestände zu definieren", so Kroupa.