Anwaltskanzlei Al Tamimi & Company implementiert führende Informationsmanagement-Lösung iManage Work mit IRIS

Al Tamimi & Company, eine der größten und angesehensten unabhängigen Anwaltskanzleien im Nahen Osten, hat sich einen guten Ruf für ihre hervorragenden wirtschaftsrechtlichen Dienstleistungen erworben. Um die Führungsposition zu halten und erfolgreich mit globalen Unternehmen zu konkurrieren, musste die Kanzlei ihr Informationsmanagement auf einen Standard bringen, der dem der Konkurrenz entsprach oder ihn sogar übertraf.

IRIS Nederland, ein Spezialist für die Bereitstellung von Lösungen für Content Services und Workflow-Automatisierung für Wissensspezialisten, wurde von Al Tamimi ausgewählt, das führende Dokumentenmanagementsystem (DMS) für Juristen, iManage Work, zu implementieren.

In der Vergangenheit wurden die Inhalte der Kanzlei sowohl auf serverbasierten, gemeinsam genutzten Ordnern als auch auf den Desktops der Benutzer gespeichert, was die Suche, den Zugriff und die gemeinsame Nutzung von Informationen oft schwierig und zeitaufwändig machte. Die Zugriffsrechte waren standardmäßig offen, so dass Dokumente versehentlich gelöscht werden konnten und ein inakzeptables Risiko darstellten. Saad Abu Sheikhah, Facility- und Projektadministrator bei Al Tamimi & Company, sagt: "Unsere Vision war es, alle Dokumente, einschließlich individueller E-Mails und Kundenkorrespondenz, zu zentralisieren, um sie den Benutzern in der gesamten Firma mit möglichst wenigen Klicks sicher zur Verfügung zu stellen."

Nach einer Untersuchung der verfügbaren Lösungen stellte die Kanzlei fest, dass die Dokumenten- und E-Mail-Verwaltungssoftware iManage Work von iManage ihre Auswahlkriterien am besten erfüllte. Die Lösung bietet eine effiziente Methode zur Indizierung von Dokumenten, um die Suchergebnisse zu verbessern, sowie die Flexibilität, die eine Integration mit anderen Praxissystemen ermöglicht. "Im Gegensatz zu den meisten Dokumentenmanagementsystemen ist iManage Work speziell auf die Bedürfnisse von Anwaltskanzleien zugeschnitten und erfüllt diese besser als jede andere Lösung", sagt Abu Sheikhah.

Al Tamimi & Company implementierte iManage Work mit Hilfe von IRIS Nederland, einem Platin-Partner von iManage. Kunden und Angelegenheiten wurden auf der Grundlage des Rechnungssystems der Kanzlei definiert, und es wurden entsprechende Arbeitsbereiche eingerichtet. Alte Dokumente wurden aus gemeinsamen Ordnern in iManage Work konvertiert.

Maßgeschneiderte Indizierung, Suche, Sicherheit und Zugriffsrechte wurden auf die Firmenstruktur und die Arbeitsabläufe von Al Tamimi & Company zugeschnitten. IRIS Nederland erstellte auch eine separate iManage Work-Datenbank für die Personalabteilung. "In den Arbeitsbereichen für Mitarbeiter werden Dokumente wie Verträge und Schulungsnachweise gespeichert", erklärt Abu Sheikhah.

Eine dritte Datenbank unterstützt Abteilungen, darunter Marketing, Finanzen und Verwaltung. "Jede Datenbank ist auf die spezifischen Ablageanforderungen ihrer Nutzer zugeschnitten, so dass wir die Lösung flexibel einsetzen können, um ein breites Spektrum von Anforderungen zu erfüllen", sagt Abu Sheikhah.

"Unsere Investition in iManage Work hat sich durch die gesteigerte Produktivität unserer Anwälte sehr gelohnt", sagt Abu Sheikhah. "Die Integration mit Outlook macht es ihnen extrem einfach, sowohl E-Mails als auch andere Arten von Objekten über eine vertraute Oberfläche abzulegen und darauf zuzugreifen, wodurch sie Zeit sparen und sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Vor der Implementierung mussten die Mitarbeiter der Rechtsabteilung viel Zeit aufwenden, um ein Dokument in den Dateifreigaben zu finden. Jetzt können sie es mit den robusten Suchfunktionen von iManage Work ganz einfach abrufen."

Flexible Zugriffsrechte und Versionskontrolle helfen Anwälten bei der Zusammenarbeit an Dokumenten in gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen, so dass die Kanzlei ihr bestes Fachwissen und ihre besten Ressourcen für jede Angelegenheit nutzen kann.

"iManage Work hat uns geholfen, das Wissen, das wir in der gesamten Kanzlei angesammelt haben, zu verwalten und für laufende Angelegenheiten zu nutzen", sagt Abu Sheikhah. "Die Möglichkeit, die Zugriffsrechte auf Benutzerebene anzupassen, ermöglicht es uns, Informationen auf breiter Basis zu teilen und gleichzeitig die Sicherheit und ethische Trennung zu wahren. Das spart Zeit und verbessert die Qualität, da jedes Mal, wenn ein Dokument in die Hände eines anderen Anwalts gelangt, schrittweise Verbesserungen erfasst werden.

iManage Work bildet die Grundlage für die elektronische Akte von Al Tamimi & Company und ermöglicht es den Fachleuten in der gesamten Kanzlei, alle mit der Angelegenheit verbundenen Dokumente und E-Mails in einer einheitlichen Umgebung zu verwalten. Informationen können schnell durchsucht und abgerufen werden, was die Reaktionsfähigkeit verbessert und die effiziente Wiederverwendung von früheren Arbeitsergebnissen und Fachwissen unterstützt. Die nahtlose Integration mit Microsoft Outlook ermöglicht es Anwälten und Mitarbeitern, E-Mails abzulegen und über die vertraute Outlook-Oberfläche auf die elektronische Akte zuzugreifen. Zusätzliche Arbeitsbereiche unterstützen interne Gruppen, darunter Personalwesen, Marketing, Finanzen und Verwaltung. Die geplante Integration mit dem Elite-System der Kanzlei wird die Erstellung von Arbeitsbereichen automatisieren, sobald neue Angelegenheiten begonnen werden, was die Effizienz erhöht und Fehler reduziert.

Durch die Zentralisierung der Inhalte in Online-Sachdateien stellt Al Tamimi & Company sicher, dass alle Sachinformationen vor menschlichen Fehlern wie falscher Ablage, Verlust und versehentlichem Löschen geschützt sind.

E-Mails werden mit ihren Anhängen zusammen mit den zugehörigen Inhalten gespeichert, so dass ihr vollständiger Kontext und ihre Bedeutung erhalten bleiben und sie im Falle einer eDiscovery sofort verfügbar sind. iManage Work hilft der Kanzlei auch, die Vertraulichkeit ihrer Kunden zu wahren, indem es den unbefugten Zugriff auf die Akten verhindert.

Al Tamimi & Company steigert weiterhin den Wert seiner Investition in iManage Work. Das Elite-Praxisverwaltungssystem, das derzeit implementiert wird, wird in iManage Work integriert und ermöglicht die automatische Generierung von Arbeitsbereichen, sobald neue Angelegenheiten eingeleitet werden. Die sichere Webschnittstelle von iManage Work wird es den Mitarbeitern ermöglichen, von jedem Ort und zu jeder Zeit auf den gesamten Inhalt der Angelegenheiten zuzugreifen.

IRIS ist ein führender Anbieter von Informationsmanagementlösungen und seit über 25 Jahren in der EMEA-Region tätig. Wir sind stolz darauf, Teil von Canon Benelux und bieten strategische Beratung, Softwarelösungen, Systemintegrationen und technische Unterstützung für eine Vielzahl von Branchen, darunter Rechtswesen, Buchhaltung, Finanzdienstleistungen und Großunternehmen.

Unser Schwerpunkt liegt auf dem intelligenten Informationsmanagement, und wir bieten eine umfassende Palette von Lösungen an, die die Digitalisierung von Dokumenten, das Content Management sowie das Wissens- und Geschäftsprozessmanagement umfassen. Wir arbeiten eng mit führenden Technologieanbietern wie iManage, Litera-Microsystems, BRYTER und Co-Flo zusammen, um die modernsten und innovativsten Softwarelösungen auf dem Markt anbieten zu können.

Wir bei IRIS sind stolz darauf, einen persönlichen und maßgeschneiderten Ansatz für die individuellen Bedürfnisse und Herausforderungen jedes einzelnen Kunden zu bieten. Unser Team aus hochqualifizierten Beratern, Entwicklern und Support-Mitarbeitern unterstützt Unternehmen mit Leidenschaft bei der Optimierung ihrer Informationsmanagementprozesse. Unser Engagement für hervorragende Leistungen hat zu zahlreichen erfolgreichen Projekten und zufriedenen Kunden geführt.