INHALTSDIENSTE | RECORDS MANAGEMENT
Sicherstellung der Einhaltung der Vorschriften für das Records Management
Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, vertrauliche Kunden-, Mitarbeiter- und Geschäftsinformationen für einen Mindestzeitraum aufzubewahren. Was tun Sie also, wenn eine Aufzeichnung wie ein Dokument seinen Zweck überlebt hat? Wenn Sie solche Inhalte zu lange aufbewahren, stellt dies ein Sicherheitsrisiko dar und kann dazu führen, dass Ihr Unternehmen die geltenden Vorschriften zum Schutz der Privatsphäre und der Daten nicht einhält.
Records Management erklärt
Records Management bezieht sich auf den systematischen und strategischen Ansatz der Erfassung, Organisation, Speicherung und Pflege von Unterlagen während ihres gesamten Lebenszyklus in einer Organisation. Es umfasst die Verwaltung sowohl physischer als auch elektronischer Aufzeichnungen und gewährleistet deren Integrität, Zugänglichkeit und ordnungsgemäße Entsorgung, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
Technologie für die Archivverwaltung
Bei der Schriftgutverwaltung geht es nicht nur um Technologie: Sie umfasst verschiedene Aktivitäten und Prozesse, darunter die Erstellung, Klassifizierung, Indizierung, Speicherung, den Abruf und die Aufbewahrung von Unterlagen. Darüber hinaus müssen Richtlinien, Verfahren und Kontrollen festgelegt werden, um die Einhaltung rechtlicher, behördlicher und betrieblicher Anforderungen zu gewährleisten.
Records Management-Technologie bietet Unternehmen leistungsstarke Tools zur Erfassung, Organisation und Optimierung ihrer Aktenverwaltungsprozesse. Durch den Einsatz fortschrittlicher Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen können Unternehmen Klassifizierungs-, Aufbewahrungs- und Entsorgungsprozesse automatisieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen.
Durch den Einsatz von Technologie für die Aktenverwaltung können Unternehmen ihre betriebliche Effizienz steigern, Risiken mindern und das Potenzial ihrer Informationsbestände voll ausschöpfen.
TYPISCHE HERAUSFORDERUNGEN OHNE RECORDS MANAGEMENT TOOLS
Schwierigkeiten bei der Gewährleistung der Sicherheit und des Datenschutzes von Geschäftsinformationen
Nichteinhaltung rechtlicher und regulatorischer Vorschriften
Die Nichteinhaltung von Aufbewahrungsfristen, Datenschutzbestimmungen und der Authentifizierung von Dokumenten kann zu rechtlichen Verpflichtungen und Rufschädigung führen.
Erhöhtes Risiko von Datenschutzverletzungen
Das Fehlen geeigneter Sicherheitsmaßnahmen und eines kontrollierten Zugriffs macht Datensätze anfällig für Cyber-Bedrohungen und interne Verstöße, z. B. den unbefugten Zugriff auf sensible Informationen.
Ineffektive Aufbewahrung und Vernichtung von Unterlagen
Die Aufbewahrung von Unterlagen über den vorgeschriebenen Zeitraum hinaus birgt potenzielle rechtliche Risiken, während eine vorzeitige Entsorgung zum Verlust wertvoller Informationen führen kann.
Unfähigkeit, Verantwortlichkeit zu demonstrieren
Das Fehlen einer ordnungsgemäßen Dokumentation und von Prüfpfaden erschwert die Nachverfolgung und Überprüfung von Geschäftsaktivitäten, was zu potenziellen Problemen bei behördlichen Prüfungen oder internen Untersuchungen führt.
DIE VORTEILE DER SCHRIFTGUTVERWALTUNG
Compliance fördern und Risiken mindern: Die Rolle des Records Management
Durch die Implementierung eines robusten Records Management Systems können Unternehmen das volle Potenzial ihrer Informationsbestände ausschöpfen, effiziente Aufzeichnungspraktiken gewährleisten und von zahlreichen Vorteilen profitieren.
Entdecken Sie die Vorteile von zentralisierten Datenspeichern, erweiterten Suchfunktionen, Plattformen für die gemeinsame Nutzung von Datensätzen, Tools zur Identifizierung von Fachwissen und rationalisierten Prozessen zur Erstellung von Datensätzen.
Mit einer umfassenden Lösung für die Verwaltung von Unterlagen können Sie die umfangreichen Unterlagen Ihres Unternehmens effektiv verwalten und nutzen, die Einhaltung von Vorschriften fördern, die betriebliche Effizienz steigern und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung pflegen.
Einhaltung sicherstellen
Erfüllen Sie rechtliche und behördliche Verpflichtungen, indem Sie genaue und vollständige Aufzeichnungen führen. Dazu gehört die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen, Aufbewahrungsplänen und branchenspezifischen Anforderungen.
Risiken abmildern
Verringern Sie die Risiken, die mit Rechtsstreitigkeiten, Audits und Datenschutzverletzungen verbunden sind. Durch die Führung zuverlässiger Aufzeichnungen können Unternehmen Beweise erbringen, die Entscheidungsfindung unterstützen und sich vor rechtlichen und Reputationsrisiken schützen.
Effizienz steigern
Effizientes Abrufen und Freigeben von Informationen zur Verbesserung der allgemeinen betrieblichen Effizienz. Rationalisierung der Prozesse zur Aktenführung, Einsatz von Technologie und Einführung einheitlicher Verfahren zur Minimierung von Doppelarbeit, Fehlern und Zeitverschwendung bei der Suche nach Informationen.
Das institutionelle Gedächtnis bewahren
Gewährleistung der Bewahrung des institutionellen Gedächtnisses durch Erfassung und Bewahrung des organisatorischen Wissens. Dies ermöglicht den Wissenstransfer zwischen den Mitarbeitern, die Kontinuität des Betriebs und historische Referenzen für die Zukunft.
Erleichterung der Entscheidungsfindung
Unterstützung einer fundierten Entscheidungsfindung in verschiedenen Unternehmensfunktionen. Aufzeichnungen liefern historische Zusammenhänge, Nachweise und Erkenntnisse, die helfen, Trends zu erkennen, die Leistung zu messen und die strategische Planung zu steuern.
Reduzieren Sie die Ausgaben für Lagerung
Sparen Sie Geld, indem Sie physische und elektronische Akten in einem System verwalten und gleichzeitig inaktive Akten zur späteren Entsorgung an kostengünstigere Speicherorte übertragen.
MERKMALE EINER LÖSUNG FÜR DIE AKTENVERWALTUNG
Hauptmerkmale einer Records-Management-Lösung
Eine robuste Records Management-Lösung bietet mehrere Kernfunktionen, die es Unternehmen und ihren Teams ermöglichen, ihre Unterlagen effizient zu erfassen, zu organisieren und zu sichern, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und den Wert ihrer Informationsbestände zu maximieren.
Zentralisiertes Repository für Aufzeichnungen
Bereitstellung eines zentralen Speichers zur sicheren und strukturierten Speicherung und Organisation von Aufzeichnungen, die einen einfachen Zugriff und Abruf ermöglichen.
Erweiterte Suchfunktionen
Erleichtern Sie robuste Suchfunktionen, einschließlich Metadatensuche, Volltextsuche und Filter, die es den Benutzern ermöglichen, bestimmte Datensätze anhand verschiedener Kriterien schnell zu finden.
Versionskontrolle und Dokumentenhistorie
Verfolgt Dokumentversionen und führt eine umfassende Dokumentenhistorie, die es den Benutzern ermöglicht, frühere Versionen einzusehen, Änderungen zu verfolgen und die Integrität der Dokumente jederzeit zu gewährleisten.
Sicherheit und Zugangskontrollen
Gewährleisten Sie die Sicherheit von Datensätzen durch granulare Zugriffskontrollen, Benutzerberechtigungen und Verschlüsselung. Es ermöglicht Unternehmen, Zugriffsebenen zu definieren und den unbefugten Zugriff auf sensible Informationen zu beschränken.
Aufbewahrung und Vernichtung von Unterlagen
Intelligente Verwaltung der Aktenaufbewahrung durch Definition von Aufbewahrungsrichtlinien, Automatisierung von Aktenvernichtungsprozessen und Gewährleistung der Einhaltung rechtlicher und behördlicher Anforderungen.
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Archivmanagement
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