Wenn Sie ein Programm zur Systeme zur Dokumentenverwaltung (DMS) - dann sind Sie bei uns genau richtig. In diesem Artikel erläutern wir die häufigsten Fallstricke, die es bei der Auswahl und Implementierung einer Dokumentenmanagement-Lösung zu vermeiden gilt. Die in diesem Artikel genannten Fallstricke basieren auf unserer Erfahrung als führender Implementierungs- und Supportpartner von Dokumentenmanagement-Lösungen unseres Technologiepartners iManage.

Viele Organisationen konzentrieren sich auf die Dinge, die in der Organisation oder in den aktuellen Systemen nicht gut laufen. Dinge oder Prozesse, die eigentlich gut laufen, werden oft vergessen. Oft gehen Organisationen davon aus, dass dies automatisch auch im neuen Dokumentenmanagementsystem der Fall ist - was natürlich nicht der Fall ist. Wir empfehlen daher immer, im Auswahlprozess alle möglichen Prozesse, Funktionalitäten und Workflows zu analysieren, um einen klaren Überblick zu schaffen, was von einem neuen DMS abgedeckt wird - und was nicht.

Viele Unternehmen planen ein DMS-Projekt zu knapp, was die verfügbare Zeit und die Ressourcen angeht. Verständlich, denn der Geschäftsalltag geht ja weiter wie jeder andere Tag auch. Einer der Hauptgründe, ein DMS einzuführen oder ein bestehendes zu ersetzen, ist jedoch, produktiver zu werden und effizienter zu arbeiten. Das bedeutet, dass es logisch wäre, im Vorfeld die richtige Menge an Zeit und Ressourcen zu investieren, um einen klaren und realistischen Projektplan für die Einführung des DMS zu haben. Selbst wenn dies der Fall ist, kann es vorkommen, dass das Projekt aufgrund unvorhergesehener Umstände und der Verfügbarkeit der erforderlichen Ressourcen länger dauert als ursprünglich angenommen, aber es hilft sicherlich, solche "Schluckaufs" auf ein Minimum zu reduzieren!

Zu Beginn des Auswahlverfahrens für ein DMS ist die Aufmerksamkeit oft sehr hoch. Ein Problem ist jedoch, dass diese Aufmerksamkeit im Laufe der Zeit nachlässt. Unternehmen könnten von der enormen Auswahl an verschiedenen DMS-Systemen und den entsprechenden Anbietern überwältigt werden. Wenn diese "DMS-Auswahlmüdigkeit" auftritt, könnten sich Unternehmen dazu entschließen, die Software so schnell wie möglich einzusetzen, ohne eine ordnungsgemäße Aufnahme, funktionale und technische Gestaltung. Gute Vorsätze wie das Einholen von Referenzen oder die Teilnahme an Workshops können mit allen Konsequenzen übergangen werden.

Auch wenn Sie sich nicht für IRIS als Partner für Ihr DMS entscheiden, sollten Sie Zeit und Ressourcen einplanen, um die richtige Wahl zu treffen, wenn es um die Auswahl eines neuen DMS geht. Sie können jederzeit Kontaktieren Sie uns wenn Sie sich nicht sicher sind, ob iManage oder OpenText das richtige DMS für Sie ist - gerne besprechen wir mit Ihnen, ob diese Lösung den Bedürfnissen und Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

Das neue DMS muss zur Arbeitsweise in Ihrer Organisation passen. Auch wenn einige der bestehenden Arbeitsabläufe aufgrund der Funktionalitäten des neuen DMS angepasst werden können, sollten die meisten Prozesse in das neue DMS passen. Wir können gar nicht genug betonen, wie wichtig es ist, das Wissen der künftigen Nutzer einzubeziehen, da sie aufgrund ihrer praktischen Erfahrung dazu beitragen können, dass das neue DMS besser und bequemer funktioniert.

Die erfolgreichsten DMS-Einführungen berücksichtigen auch die Zeit nach der Einführung. Bei der Einführung eines DMS geht es nicht nur um die Automatisierung aktueller Prozesse, sondern auch darum, wie diese innerhalb des neuen DMS gehandhabt werden. Daher ist es wichtig, sich schon jetzt auf zukünftige Probleme einzustellen, die bei der Einführung eines neuen DMS auftreten können.

Während des Implementierungsprozesses ist es wichtig, über Kenntnisse sowohl über das Dokumentenmanagement als auch über andere relevante Systeme im Unternehmen zu verfügen. Warum? Dies kann zu neuen Erkenntnissen und neuen Anforderungen führen, anstatt derer, die zu Beginn festgelegt wurden. Das ist einer der Gründe, warum wir DMS-Projekte immer in vordefinierten Phasen durchführen, so dass neue Erkenntnisse gegebenenfalls verarbeitet werden können.

Seien wir ehrlich: Genau wie andere geschäftskritische IT-Lösungen kostet auch ein gutes DMS mit fortschrittlichen Funktionen Geld. Es gibt viele verschiedene Faktoren, die die erforderliche Investition bestimmen, wie z. B. die Anzahl der Benutzer, die Bereitstellung (vor Ort oder in der Cloud), Funktionen, Anpassungen und vieles mehr. Ein zu geringes Budget für die gewünschten Funktionen, Implementierungsdienste und Schulungen kann zu einem DMS führen, das nicht vollständig zu Ihrer Organisation und Ihren Mitarbeitern passt. Letztendlich hat dies einen negativen Einfluss auf den ROI und die Akzeptanz des neuen DMS.

Es kommt immer noch zu häufig vor, dass die Geschäftsleitung zu beschäftigt ist, um Feldforschung für ein neues System zur Dokumentenverwaltung zu betreiben, so dass ein "Praktikant" diese Forschung durchführt. Das muss nicht unbedingt falsch sein. Allerdings handelt es sich bei einem DMS oft um ein geschäftskritisches System für den zukünftigen Betrieb und es ist nicht ratsam, die Auswahl dieser Lösung auf neue oder unerfahrene Kräfte zu verschieben. Sie könnten sich die Frage stellen: Kennt die Person Ihre Geschäftsprozesse vom Kopf bis zum Fuß? Die Erfahrung mit solchen Systemen, Auswahlverfahren und der Marktüberblick fehlen in den meisten Fällen. Eine DMS-Implementierung ist ein großes und komplexes Projekt und falsche Entscheidungen oder Fehler können drastische Folgen haben. Abschließend empfehlen wir, das zuständige Projektteam sorgfältig auszuwählen.

Es gibt viele verschiedene DMS-Lösungen von vielen verschiedenen Herstellern. Es gibt Pakete für bestimmte Unternehmensgrößen, für bestimmte Branchen oder für bestimmte Funktionalitäten. Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend recherchieren, um die verfügbaren Lösungen zu vergleichen. Wir sind Partner von iManage und OpenText und können daher beide Best-of-Breed DMS-Lösungen anbieten, die wir bereits in verschiedenen Branchen implementiert haben. Wir sind in der Lage, Sie ehrlich zu beraten, ob unsere Lösungen für Ihr Unternehmen geeignet sind, und wenn nicht, können wir Ihnen andere Lösungen empfehlen, die besser zu Ihren Bedürfnissen und Anforderungen passen. Schließlich sind wir bestrebt, unsere Kunden in die Lage zu versetzen, durch den Einsatz intelligenter, zukunftssicherer Informationsmanagement-Lösungen ihre betriebliche Effizienz zu steigern.

Sobald der Implementierungsprozess abgeschlossen ist, beginnen die Benutzer tatsächlich mit dem neuen DMS zu arbeiten. Es ist unklug, als Unternehmen nach der Implementierung des neuen Dokumentenmanagementsystems nicht weiter zu investieren. Es gibt mehrere Gründe, warum es wichtig ist, das neue DMS zu pflegen, wie dies auch bei anderen geschäftskritischen IT-Lösungen in Ihrem Unternehmen der Fall ist.

Zuallererst ist es wichtig, einen zuverlässigen Support-Partner für die DMS-Lösung zu haben, der Ihr Unternehmen bei allen auftretenden Problemen unterstützt. Der Support kann von Ihrem Unternehmen selbst geleistet werden, indem Sie Ihre Mitarbeiter schulen und neue Mitarbeiter einstellen, die über Kenntnisse des DMS verfügen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, den Support an einen offiziellen Supportpartner des DMS auszulagern. In der Regel bieten Support-Partner eine Reihe von Support-Level-Agreements an, so dass Unternehmen die Art des Supports wählen können, die ihren Anforderungen entspricht.

Zweitens ist ein DMS, wie bereits erwähnt, in der Regel ein geschäftskritisches IT-System innerhalb eines Unternehmens, da (im besten Fall) alle geschäftsrelevanten Informationen in diesem System gespeichert werden. Warum sollten Sie nicht in die Sicherstellung der Kontinuität eines solchen Systems investieren, wenn dies dem Ruf und den Geschäftsaktivitäten Ihres Unternehmens schaden könnte? Stellen Sie sich vor, dass das System aus welchem Grund auch immer nicht zugänglich ist, dass es eine Datenpanne oder etwas anderes gibt. Sie müssen dafür sorgen, dass Ihr DMS auf dem neuesten Stand der Sicherheitsstandards ist, um schlimme Ereignisse zu verhindern, die Ihrem Unternehmen schaden könnten.

Und schließlich kann die "Feinabstimmung" der Lösung im Nachhinein auf der Grundlage geänderter und möglicher neuer Arbeitsweisen die Produktivität der Benutzer und die Akzeptanz im Allgemeinen erheblich verbessern. Im Idealfall wurden alle diese Feinabstimmungen bereits im Projekt selbst konfiguriert, was jedoch häufig nicht der Fall ist. Eine Erklärung dafür ist recht selbsterklärend: Die Benutzer müssen sich an ein neues System gewöhnen, und nach einiger Zeit, wenn sie über einige Erfahrung verfügen, werden sich Vorschläge für Anpassungen ergeben, die noch besser zu ihrer (neuen) Arbeitsweise mit dem DMS passen.

Bei IRIS Nederland nehmen wir das Informationsmanagement ernst. Informationen sind die Quelle jeder Organisation und erfordern daher intelligente, zukunftssichere Lösungen, die den Anforderungen von Organisationen und ihren Benutzern gerecht werden. Dieses Versprechen halten wir seit über 20 Jahren gegenüber unseren Kunden. Ganz gleich, ob Sie eine neue Dokumenten- oder eine andere Informationsmanagement-Lösung einführen möchten: Wir haben die Erfahrung, um Sie bei einem solchen Projekt von Anfang bis Ende zu unterstützen. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie unsere Lösungen und Dienstleistungen kann die Arbeit Ihres Unternehmens effizienter, sicherer und intelligenter machen.