Cloud Computing beschreibt eine IT-Infrastruktur, die aus über das Internet zugänglich. Anwendungssoftware, Speicherplatz oder Rechenleistung werden in der Regel als Dienstleistung über die Cloud angeboten. So muss beispielsweise ein Dokumentenmanagementsystem nicht mehr auf lokalen Rechnern installiert werden, sondern wird dem Nutzer über das Internet zur Verfügung gestellt. Bei der iManage-Lösung sieht das allerdings etwas anders aus. Obwohl iManage über den Webbrowser zugänglich ist, nutzen unsere Kunden iManage in erster Linie über die Outlook-Integration, was bedeutet, dass auf dem PC noch DMS-bezogene Software installiert sein muss.

Der Nutzer mietet in der Regel eine Lizenz und kann die Funktionen des DMS-Systems in der Cloud frei nutzen. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von Software-as-a-Service (SaaS). Das SaaS-Modell spart der Benutzer die Anschaffungs- und Betriebskosten eines Systems, da das IT-Management vollständig beim Provider liegt. Auch Wartungsarbeiten und Updates werden beim Provider durchgeführt. Wir haben alle Vorteile der iManage Cloud aufgelistet hier.

Für diesen Dienst zahlt der Nutzer in der Regel eine monatliche Gebühr, die sich nach dem Umfang seiner Lizenz richtet. Die Daten, die der Nutzer in das System eingibt, werden vollständig auf den Servern des Anbieters gespeichert, so dass die Frage der rechtlichen Anforderungen immer gilt. Ausführlichere Informationen über die Cloud finden Sie unter hier.

Wir wollen die wesentlichen Unterschiede zwischen On-Premise und Cloud näher beleuchten und die jeweils vorhandenen Vor- und Nachteile beider Varianten aufzeigen. Letztlich soll dies dazu dienen, Ihnen einen groben Überblick zu verschaffen, welches Lizenzierungsmodell zu welchem Unternehmenstyp passt.

Flexibilität

Wie bereits erwähnt, ist eine lokale Implementierung viel flexibler, wenn es um die Anpassung geht. Ein IT-Softwarepartner kann das System direkt an die Bedürfnisse und Prozesse eines Unternehmens anpassen, so dass das Unternehmen sich nicht auf neue Praktiken einstellen muss, sondern das System sich entsprechend anpasst. Dies ist besonders für große Unternehmen und Unternehmen mit sehr spezifischen Geschäftsprozessen von Vorteil.

Ansonsten bieten Cloud-Systeme alle üblichen Funktionen und können die Prozesse eines Unternehmens unabhängig von Größe und Branche abdecken, ohne jedoch kleine spezifische Anpassungen ohne weitere Verzögerung vornehmen zu können. Insofern eignet sich die Cloud vor allem für kleinere Unternehmen, mit klassischen Strukturen und einer nicht so umfangreichen eigenen IT-Infrastruktur.

Kosten für DMS

Beide Lizenzmodelle beruhen auf unterschiedlichen Zahlungsmodellen. Während die Kosten in der Cloud in der Regel eine monatliche Gebühr für die Anzahl der Lizenzen (Nutzer) sind, wird die Software beim lokalen Einsatz komplett gekauft. Dies bringt in der Regel hohe Anschaffungskosten und eher geringere monatliche Kosten mit sich, die für die Weiterentwicklung des Systems noch an den Hersteller gezahlt werden können.

Welches Kostenmodell für welches Unternehmen sinnvoller ist, hängt auch von der Infrastruktur des Unternehmens ab. Verfügt man beispielsweise über ein eigenes Rechenzentrum, kann die Implementierung vor Ort wesentlich einfacher sein, als wenn es erst noch angeschafft werden muss. Die Kosten in der Cloud sind wesentlich flexibler, da hier unterschiedliche Lizenzmodelle auf Basis von Nutzer und Monat erworben werden können. Letztlich zahlt ein Unternehmen nur für die Anzahl der Nutzer und Funktionen, die wirklich benötigt werden.

Sicherheit

Ein wichtiges Thema, das bei der Frage nach dem Lizenzierungsmodell immer wieder auftaucht, ist die Sicherheit. Seit der Einführung der GDPR ist das Thema Datenschutz alltäglich geworden und Unternehmen müssen viel tun, um die Daten ihrer Kunden ausreichend zu schützen. Nun schrecken viele vor der Cloud zurück, da die Kontrolle über die eigenen Daten verloren gegangen zu sein scheint. Und ja, die Daten werden in der Regel in großen Rechenzentren gespeichert, die sich oft im Ausland befinden.

Das bedeutet zum einen, dass entsprechende Verträge mit dem Cloud-Anbieter abgeschlossen werden müssen, und zum anderen, dass der Server nicht mehr geschützt werden muss. Die großen Cloud-Anbieter sind sehr darauf bedacht, Ihre Daten zu schützen, oft besser als die Unternehmen selbst es können. Sicherheit ist eines der wichtigsten Verkaufsargumente. Deshalb legen die Anbieter hierauf besonderes Augenmerk. Letztlich muss man sich immer fragen: Wie sicher sind die Daten auf den eigenen Servern?

Schließlich lassen sich diese in der Regel viel leichter hacken, nur die Geringfügigkeit eines einzelnen Unternehmensservers schützt oft vor solchen Angriffen. Hier stellt sich auch die Frage nach der Beschaffenheit der eigenen IT-Infrastruktur. Kann ein Unternehmen seine eigenen Server ausreichend schützen oder nicht?

Neben dem Schutz Ihrer eigenen Daten können auch die Vorschriften Ihres Landes eine wichtige Entscheidung dafür sein, Ihre Daten im eigenen Haus zu behalten, anstatt sie in der Cloud zu speichern, wo andere Vorschriften für den Schutz, die Sicherung und die Löschung Ihrer Daten gelten.