Willkommen in unserer Wissensdatenbank, in der Sie Informationen zu einer Vielzahl von Themen aus dem Bereich des Informationsmanagements finden können. Sie suchen etwas Bestimmtes, können es aber hier nicht finden? Dann wenden Sie sich bitte an Kontaktieren Sie uns!
Inhaltliche Dienste
In diesem Abschnitt finden Sie die am häufigsten gestellten Fragen zu Inhaltsdiensten.
Vertragsdatenmanagement ist die digitale Verwaltung von Verträgen über alle Funktionen, Organisationen und Systeme hinweg. Es befähigt interne Rechtsteams, ihre Vertragsverwaltungsprozesse zu automatisieren und kontinuierlich Geschäftsinformationen aus ihren Verträgen zu gewinnen, selbst wenn diese archiviert sind. Letztendlich unterstützt es eine Organisation mit klaren, umsetzbaren Erkenntnissen, die im Allgemeinen zu einer besseren Entscheidungsfindung führen.
Eine Contract-Intelligence-Plattform ist ein neuer Ansatz für das Contract Lifecycle Management (CLM), der Unternehmen die Möglichkeit bietet, Verträge im Kontext der Systeme und Prozesse, die das Unternehmen vorantreiben, dynamisch zu analysieren.
Vertragsintelligenz ist der Einsatz von Tools der künstlichen Intelligenz (KI) bei der Vertragsanalyse. Die Leistung von KI-Tools wird genutzt, um wertvolle Geschäftswerte aus statischen Verträgen zu extrahieren und alle Beteiligten vor rechtlichen Problemen und Vertragsverletzungsrisiken zu schützen sowie die Produktivität zu steigern.
Zunächst einmal gibt es keine endgültige Antwort auf diese Frage, da dies weitgehend von Ihrer spezifischen Situation und Ihren Bedürfnissen abhängt. Digitale Signaturen werden in der Regel verwendet, wenn Sie ein gewisses Maß an Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit für Ihre Transaktionen gewährleisten wollen - zum Beispiel für Dokumente aus den Bereichen Recht, Gesundheitswesen oder Personalwesen.
Digitale Signaturen werden verwendet, um drei wichtige Ziele der Informationssicherheit zu erreichen: Integrität, Authentifizierung und Nicht-Abstreitbarkeit. Als solche helfen digitale Signaturen, die Sicherheit bei Datenübertragungen zu gewährleisten.
Ja, die gibt es. Eine digitale Signatur ist eine sicherere elektronische Unterschrift, die mit Hilfe eines digitalen Zertifikats erzeugt und mit Hilfe der Public Key Infrastructure (PKI) kryptografisch an das Dokument gebunden wird. Das digitale Zertifikat ist einzigartig für den Unterzeichner und wird von einer vertrauenswürdigen dritten Partei wie einem Vertrauensdiensteanbieter (TSP) oder einer Zertifizierungsstelle (CA) nach Überprüfung der Identität des Unterzeichners ausgestellt.
- Verfügbarkeit: Moderne Dokumentenmanagementsysteme stellen sicher, dass die Benutzer von jedem Ort, von jedem Gerät und zu jeder Zeit Zugriff auf Unternehmensinhalte haben.
- Suche: Ein DMS hilft bei der geordneten Speicherung von Dokumenten und E-Mails, so dass sie bei Bedarf von einem Benutzer leicht wiedergefunden werden können.
- Eine einzige Quelle der Wahrheit: Keine doppelten Dokumente mehr, die in verschiedenen Systemen herumliegen, denn ein DMS bietet ein zentrales Repository, in dem alle Geschäftsinhalte gespeichert werden.
- Automatisierung des Arbeitsablaufs: Automatisierung dokumentenbezogener Prozesse, um sich wiederholende, manuelle Tätigkeiten zu eliminieren, Ressourcen zu sparen und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen.
- Sicherheit: sicherzustellen, dass nur Personen, die Zugang zu bestimmten Inhalten haben sollten, tatsächlich Zugang haben, um das Risiko einer Datenverletzung zu minimieren. In der Regel werden alle Aktionen der Nutzer protokolliert, so dass jederzeit ein vollständiger Prüfpfad zur Verfügung steht. Außerdem können Sie Inhalte einfach und sicher mit externen Parteien wie Kunden oder Partnern teilen.
- Wissensmanagement: den Wert von Geschäftsinhalten zu erschließen, um Wissen zu extrahieren, zu bewahren und wiederzuverwenden. Diese spezielle Entwicklung hat in letzter Zeit stark an Boden gewonnen, da Wissensmanagement als wichtiges Instrument für jedes Unternehmen angesehen werden kann, das seinen Gewinn und seinen Marktanteil steigern möchte.
Ein Dokumentenmanagementsystem wird eingesetzt, um Geschäftsinhalte wie Dokumente und E-Mails automatisch zu organisieren, zu sichern, zu digitalisieren und zu klassifizieren, so dass sie leicht zugänglich sind, bearbeitet und gemeinsam genutzt werden können. Daher unterstützt ein DMS eine Organisation und ihre Teams nicht nur bei der Rationalisierung dokumentenbezogener Prozesse, sondern auch bei der Informationsverwaltung, um Datenschutz- und Sicherheitsgesetze einzuhalten.
Unter Dokumentenmanagement versteht man die Verwendung eines Computersystems und von Software zur Speicherung, Verwaltung und Verfolgung elektronischer Dokumente und elektronischer Bilder von papierbasierten Informationen, die mit Hilfe eines Dokumentenscanners erfasst wurden. Das System und die Software, die dies ermöglichen, werden oft als Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bezeichnet.
Es gibt viele Gründe für die Einführung eines Wissensmanagementsystems in einem Unternehmen, aber das Hauptziel besteht in der Regel darin, den Mitarbeitern den Zugang zu Wissen zu erleichtern und es für eine bessere Aufgabenerfüllung zu nutzen.
Um ein tieferes Verständnis der Wissensarbeit in Anwaltskanzleien zu erlangen, beauftragte iManage vor kurzem die Metia Group mit der Durchführung einer eingehenden Untersuchung mit fast 1100 weltweit befragten Personen aus der gesamten Rechtsbranche, um ein tieferes Verständnis der Wissensarbeit zu erlangen:
- 68% der Umfrageteilnehmer gaben an, dass die Informationen in digitalen Dokumenten und Dateien das Wichtigste für ihr Unternehmen sind.
- 28% der Umfrageteilnehmer gaben an, dass die meisten oder alle ihre Dokumente über mehrere Systeme verstreut und siloartig angeordnet sind.
- 30% der Befragten gaben an, dass Dokumente ihre Organisation über fünf oder mehr Kanäle erreichen.
Die oben genannten Statistiken zeigen, dass Wissen eines der wichtigsten Güter einer Organisation ist. Dennoch ist Wissen allzu oft undokumentiert, schwer zugänglich und droht zu verschwinden:
- Da die Teams innerhalb eines Unternehmens verschiedene Anwendungen verwenden, führt dies zu isolierten und fragmentierten Informationen, die schwer zu finden sind, wenn Kunden oder Mitarbeiter sie am dringendsten benötigen. Aus diesem Grund verbringen Wissensarbeiter 30% ihrer Zeit damit, nach bereits vorhandenen Informationen zu suchen oder diese neu zu erstellen. Wenn Wissen nicht gemeinsam genutzt wird und nicht zugänglich ist, verschwenden die Mitarbeiter Zeit damit, sich neue Lösungen auszudenken, machen Fehler, die schon andere gemacht haben, gewinnen nicht die Erkenntnisse, die sie brauchen, um produktiv zu sein, und beantworten immer wieder die gleichen Fragen.
- Wenn Mitarbeiter in den Ruhestand gehen oder ein Unternehmen verlassen, nehmen sie jahrzehntelanges Unternehmenswissen mit. Und selbst wenn sie ihre Nachfolger schulen, bevor sie das Unternehmen verlassen, können die ausscheidenden Mitarbeiter nie alles weitergeben, was sie wissen, da es sich um implizites Wissen handelt. Ein Prozess hilft, dieses implizite Wissen zu erfassen, das andernfalls verloren gehen könnte.
- In E-Mails oder lokalen Laufwerken gespeichertes Wissen kann aufgrund von Systemausfällen, Verlust oder Diebstahl von Geräten verschwinden.
All diese Situationen sind unvermeidbar, was die Notwendigkeit eines guten Wissensmanagementsystems noch deutlicher macht.
Die zunehmende Digitalisierung macht es möglich, Wissen einfach und kostengünstig zu speichern und zu teilen. Das heißt, die Mitarbeiter können jederzeit und von überall auf Informationen zugreifen und diese auch weiterentwickeln und in ihren Arbeitsalltag integrieren. Vielmehr müssen die Mitarbeiter nicht mehr ihre Kollegen nach diesem Wissen fragen.
Allerdings müssen die Mitarbeiter ihre Informationen klar kategorisieren und mit Schlagwörtern versehen, damit andere Kollegen über eine Stichwortsuche zu ausgewählten Themen schnell Antworten finden können. Sobald ein Stück Wissen - zum Beispiel ein Softwarecode oder ein Handbuch - entwickelt wurde, kann es immer wieder verwendet (oder verbessert) werden, was Arbeit und damit Kosten spart. Es findet weniger (unnötige) Kommunikation statt. Man kann aus Fehlern oder Hürden lernen, die bereits aufgetreten sind, und niemand verpasst eine Entwicklung, weil sie irgendwo "herumliegt".
Im besten Fall schafft ein professionelles Wissensmanagement den Nährboden für Innovationen oder vertieftes Wissen, mit dem konkrete unternehmensbezogene Probleme gelöst werden können. Die Mitarbeiter können bessere, schnellere und datengestützte Entscheidungen treffen.
Kurzum: Unternehmen können ihre Betriebsergebnisse verbessern, wenn sie ihr Wissen intelligent verwalten. Es gelingt ihnen, die Produktivität und die Kompetenzen ihrer Mitarbeiter zu steigern. Und nicht zuletzt: Ihre Kunden sind zufriedener!
Jede Organisation hat ihre eigene Struktur und ihr eigenes Wissen. Daher ist jede Implementierung anders. Unsere Experten für Wissensmanagement beraten Sie gerne und unverbindlich darüber, was für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Sprechen Sie mit einem Experten!
Beim Wissensmanagement geht es um die Erfassung, Weitergabe, Nutzung und Verwaltung von materiellem und immateriellem Wissen in einer Organisation. Der Zweck des Wissensmanagements besteht darin, Organisationen zu helfen, so effizient wie möglich auf ihre Ziele hinzuarbeiten.
Es ist ein Weg, die Aufgaben so gut und effizient wie möglich zu erledigen. Wenn Sie die Einführung von Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen in Erwägung ziehen, sollten Sie bedenken, dass dafür nicht nur eine Abteilung zuständig ist, z. B. die Personalabteilung oder die IT-Abteilung. Vielmehr sollte es in der gesamten Organisation breit unterstützt werden. Wissensmanagement ist eine Reise, kein Schicksal.
Privatsphäre und Datenschutz
In diesem Abschnitt finden Sie die am häufigsten gestellten Fragen zum Thema Privatsphäre und Datenschutz.
- Alle
- Verwaltung des Datenzugriffs
- Klassifizierung der Daten
- Aufbewahrung und Verwaltung von Unterlagen
- Erkennung und Ãœberwachung von Bedrohungen
Die Grundprinzipien der Schriftgutverwaltung sind:
- Zweck
- Überprüfung
- Klassifizierung
- Angemessene Kosten
- Elastizität
- Vorratsspeicherung
- Verfügbarkeit
Diese Grundsätze geben im Wesentlichen vor, was ein "gutes" Records-Management-System ist, und stellen eine anzustrebende Struktur dar.
Eine Aufzeichnung enthält Informationen, die im Zusammenhang mit Geschäftsvorgängen erstellt, produziert, ausgeführt oder empfangen wurden und eine Organisation bei der Abwicklung ihrer gesamten Geschäftstätigkeit unterstützen. Aufzeichnungen sind harte Beweise für die einzigartigen Richtlinien, Verfahren und Entscheidungen einer Organisation und haben oft einen bedeutenden administrativen, historischen und rechtlichen Wert.
Im Allgemeinen gibt es zwei Arten von Aktenverwaltungssystemen: herkömmliche papiergestützte Aktenverwaltungssysteme und elektronische Aktenverwaltungssysteme. Wie der Name schon vermuten lässt, geht es bei traditionellen papierbasierten Aktenverwaltungssystemen um die Verwaltung und Speicherung von Dokumenten in Papierform.
Aufgrund der eindeutigen Vorteile der elektronischen Aktenverwaltung entscheiden sich immer mehr Unternehmen für diese Methode, um den Lebenszyklus ihrer Akten zu verwalten. In den meisten Fällen ist dies auf den Wunsch zurückzuführen, papierbasierte Prozesse zu reduzieren oder sogar abzuschaffen.
Die Schriftgutverwaltung stellt sicher, dass institutionelle Aufzeichnungen von wichtigem historischem, steuerlichem und rechtlichem Wert identifiziert und aufbewahrt werden und dass nicht wesentliche Aufzeichnungen gemäß den festgelegten Richtlinien und den entsprechenden Rechtsvorschriften, z. B. der Datenschutzverordnung, rechtzeitig vernichtet werden.
- Penetrationstests: Indem sie wie Cyberkriminelle denken, sollten Unternehmen ihre IT-Umgebungen regelmäßig auf Schwachstellen überprüfen, z. B. auf ungepatchte Software, Authentifizierungsfehler und mehr.Â
- Automatisierte Ãœberwachungssysteme: Neben den manuellen Prozessen sollten Unternehmen ihre Cybersicherheit durch die Integration automatischer Systeme zur Erkennung von Bedrohungen verbessern. Diese Plattformen können Unternehmen helfen, indem sie die Geräteleistung und -aktivität verfolgen, den Internetverkehr überwachen und das Cybersicherheitsteam benachrichtigen, wenn Unregelmäßigkeiten entdeckt werden.Â
- Analyse des Nutzerverhaltens: Durch die Analyse des Nutzerverhaltens kann ein Unternehmen besser verstehen, wie das normale Verhalten eines Mitarbeiters aussieht. Dazu gehören die Art der Daten, auf die sie zugreifen, die Tageszeit, zu der sie sich anmelden, und ihr physischer Standort. Auf diese Weise fällt jedes abweichende Verhalten als ungewöhnlich auf, und ein Sicherheitsanalytiker kann leichter erkennen, welches Verhalten zu untersuchen ist.
Bedrohungsdaten helfen Unternehmen jeder Art und Größe, ihre Angreifer besser zu verstehen, schneller auf Vorfälle zu reagieren und dem nächsten Schritt eines Bedrohungsakteurs proaktiv zuvorzukommen. Für fast jedes Unternehmen sind diese Daten entscheidend, um ein Schutzniveau zu erreichen, das sonst unerreichbar wäre.
Die Erkennung von Bedrohungen beschreibt die Fähigkeit von Unternehmen, Bedrohungen des Netzwerks, der Anwendungen oder anderer Ressourcen innerhalb des Netzwerks schnell und genau zu erkennen. Der erste Schritt zu einem effektiven Bedrohungserkennungs- und Reaktionsprozess besteht darin, zu verstehen, welche Bedrohungen in der aktuellen Umgebung vorhanden sind.
- Offen: Dieser Grundsatz besagt, dass ein Benutzer Zugang zu allen Informationen in einem System haben muss, wenn er Zugang zu dem System oder Repository hat, in dem die Informationen gespeichert sind. Diese Art des Datenzugriffs ist bei weitem die am wenigsten sichere, da es (in den meisten Fällen) für den Benutzer nicht relevant ist, Zugang zu allen Daten zu haben.
- Offen, es sei denn: Dieser Grundsatz besagt, dass ein Benutzer Zugang zu allen Informationen in einem System haben muss, es sei denn, es gibt bestimmte Einstellungen zum Schutz bestimmter Daten. So könnte beispielsweise festgelegt werden, dass nur die Personal- oder Finanzabteilung Zugriff auf Daten hat, die für die Personal- oder Finanzabteilung bestimmt sind. Diese Art des Datenzugriffs ist sicherer als die vorherige, allerdings könnten die Benutzer immer noch Zugang zu Daten haben, die sie für ihre tägliche Arbeit nicht benötigen.
- Was Sie wissen müssen: Dieser Grundsatz besagt, dass ein Benutzer nur Zugang zu den Informationen haben darf, die seine berufliche Funktion erfordert, unabhängig von seiner Sicherheitsstufe oder anderen Genehmigungen. Mit anderen Worten: Ein Benutzer benötigt Berechtigungen UND eine Notwendigkeit zur Kenntnisnahme, um Zugang zu bestimmten Daten zu erhalten, was diese Art des Datenzugriffs am sichersten macht - da es die potenziellen Auswirkungen einer Datenverletzung begrenzt, falls eine solche auftreten sollte.
Die Zugriffskontrolle schützt Daten, indem sie sicherstellt, dass nur befugte Personen Daten aus den Datenbeständen eines Unternehmens abrufen können. Wenn sie effektiv implementiert ist, verhindert die Zugriffskontrolle, dass unbefugte und gefährdete Benutzer auf sensible Daten zugreifen können. Heutzutage wird eine ordnungsgemäße Verwaltung des Datenzugriffs in der Regel von Kunden oder Partnern, aber auch aufgrund einer wachsenden Zahl von Gesetzen und Vorschriften in diesem Bereich von Unternehmen erwartet.
Die Datenzugriffsverwaltung ist eine Reihe von Prozessen und Technologien, die zur Kontrolle des Zugriffs auf Anwendungen oder Daten eingesetzt werden. Es umfasst die Erstellung von Gruppen oder Rollen mit definierten Zugriffsrechten und die anschließende Kontrolle des Zugriffs durch die Definition von Gruppenmitgliedschaften.
Die Standarddatenklassifizierung umfasst die folgenden Kategorien:
- Information der Öffentlichkeit. Daten in dieser Kategorie werden in der Regel von staatlichen Einrichtungen verwaltet und unterliegen der Offenlegung öffentlicher Daten im Rahmen bestimmter Gesetze.
- Vertrauliche Informationen. Der Umgang mit diesen Daten unterliegt möglicherweise gesetzlichen Beschränkungen oder hat andere Konsequenzen, wenn es um den Umgang mit vertraulichen Daten geht.
- Sensible Informationen. Bei diesen Daten handelt es sich um alle Informationen, die von staatlichen oder anderen Institutionen gespeichert oder verarbeitet werden und für deren Verwendung Berechtigungsanforderungen und andere Regeln gelten.
- Persönliche Informationen. Im Allgemeinen sind personenbezogene Daten oder PII gesetzlich geschützt und müssen nach bestimmten Protokollen behandelt werden. Manchmal gibt es Lücken zwischen den moralischen Anforderungen und den aktuellen gesetzlichen Schutzmaßnahmen für ihre Verwendung.
Die systematische Klassifizierung von Daten hilft Unternehmen bei der Bearbeitung, Nachverfolgung und Analyse einzelner Datenstücke. Datenexperten haben in der Regel ein bestimmtes Ziel, wenn sie Daten kategorisieren. Das Ziel wirkt sich auf die Vorgehensweise und die verwendeten Klassifizierungsebenen aus.
Zu den allgemeinen Unternehmenszielen für diese Projekte gehören die folgenden:
- Vertraulichkeit. Ein Klassifizierungssystem schützt hochsensible Daten, wie z. B. personenbezogene Daten (PII) von Kunden, einschließlich Kreditkartennummern, Sozialversicherungsnummern und andere gefährdete Datentypen. Die Einrichtung eines Klassifizierungssystems hilft einer Organisation, sich auf die Anforderungen der Vertraulichkeits- und Sicherheitsrichtlinien zu konzentrieren, wie z. B. Benutzerberechtigungen und Verschlüsselung.
- Datenintegrität. Ein System, bei dem die Datenintegrität im Vordergrund steht, erfordert mehr Speicherplatz, Benutzerberechtigungen und geeignete Zugriffskanäle.
- Verfügbarkeit der Daten. Durch die Gewährleistung von Informationssicherheit und -integrität ist es einfacher zu wissen, welche Daten für bestimmte Benutzer freigegeben werden können.
Unter Datenklassifizierung versteht man die Einteilung von Daten in Kategorien, die das Abrufen, Sortieren und Speichern für die spätere Verwendung erleichtern. Ein gut geplantes Datenklassifizierungssystem macht wichtige Daten leicht auffindbar und abrufbar. Im Allgemeinen ist dies besonders wichtig für das Risikomanagement, die rechtliche Aufdeckung und die Einhaltung von Vorschriften.
Intelligente Prozessautomatisierung
In diesem Abschnitt finden Sie die am häufigsten gestellten Fragen zur intelligenten Prozessautomatisierung.
- Alle
- Automatisierte Datenextraktion
- Automatisierung von Geschäftsprozessen
- Dokument-Automatisierung
- Automatisierung von Dienstleistungen
Bei der Auswahl einer Datenextraktionslösung für Ihr Unternehmen sollten Sie bedenken, dass es eine Vielzahl von Lösungen gibt - jede mit ihren eigenen Funktionen und Möglichkeiten. Daher ist es ratsam, sich einen guten Überblick über die Bedürfnisse und Anforderungen Ihrer spezifischen Situation zu verschaffen, damit Sie sicher sein können, dass die von Ihnen gewählte Datenextraktionslösung die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt. Wir empfehlen, die folgenden Parameter bei der Kaufentscheidung zu berücksichtigen:
1. Intelligente Datenerfassung
Das Datenextraktionstool muss in der Lage sein, Daten ohne Informationsverlust aus verschiedenen Dokumenttypen wie Verträgen, Lieferscheinen, Kreditorenrechnungen usw. zu extrahieren und sie in ihre jeweiligen Entwürfe einzuordnen.
2. Genauigkeit der Ergebnisse
Unternehmen bevorzugen ein Datenextraktionswerkzeug, das schnelle Ergebnisse liefert, aber auch eine hohe Genauigkeit aufweist. Die extrahierte Ausgabe muss Informationen beibehalten, und das Tool muss in der Lage sein, Tabellen, Schriftarten und wichtige Parameter zu extrahieren, ohne das Layout zu beeinträchtigen.
3. Speicheroptionen
Wählen Sie eine Datenextraktionsplattform, die eine sichere Speicherung und nahtlose Sicherungsoptionen bietet. Die Cloud-basierte Extraktion ermöglicht es Ihnen, jederzeit nahtlos Daten aus Websites zu extrahieren.
Cloud-Server können Daten im Vergleich zu einem einzelnen Computer schnell extrahieren. Die Schnelligkeit der automatisierten Webdatenextraktion wirkt sich auf die Geschwindigkeit Ihrer Reaktion auf schnelle Ereignisse aus, die Ihr Unternehmen betreffen.
4. Einfaches UI und robuste Funktionen
Eine fortschrittliche Software zur automatischen Datenextraktion muss mit einer einfachen Benutzeroberfläche arbeiten. Das Layout der Software-Schnittstelle muss beim Start einfach genug sein, um Sie durch die Ausführung einer Schleifaufgabe zu führen. Die Plattform muss nicht nur eine benutzerfreundliche Oberfläche bieten, sondern darf auch keine Kompromisse bei den wesentlichen Funktionen eingehen.
5. Preis
Der Preis ist vielleicht nicht der wichtigste Faktor, aber er ist eine wohlüberlegte Überlegung. Es ist vielleicht keine kluge Entscheidung, in eine exorbitant teure Software mit extravaganten Funktionen zu investieren, die für Ihr Unternehmen nicht in Frage kommen, oder den falschen Preisplan zu wählen. Prüfen Sie die Funktionen der Software und achten Sie gleichzeitig darauf, dass die Kosten im Rahmen Ihres Budgets bleiben.
Wie Sie sich vorstellen können, gibt es viele Anwendungsfälle, in denen eine automatisierte Datenextraktion von Vorteil sein kann. Das Wort "automatisiert" ist hier der Schlüssel, denn es ist bereits bewiesen, dass Software Daten besser extrahieren kann als Menschen es je könnten. Schneller, genauer und in der Lage, die Daten sofort an ein oder mehrere Systeme weiterzuleiten.
Zurück zu den Anwendungsfällen: Hier sind einige Beispiele dafür, wie die automatische Datenextraktion bereits eingesetzt wird;
- Juristen extrahieren Klauseln aus Verträgen zur Überprüfung oder zum Wissensmanagement.
- Die Kreditorenbuchhaltung extrahiert Daten aus Rechnungen, um diese anschließend zu prüfen und zu genehmigen.
- Logistikdienstleister extrahieren und analysieren Unmengen von Daten aus Rechnungen, Frachtbriefen und anderen Dokumenten und speisen die Aktualisierungen manuell in das TMS oder ERP ein.
Bei der automatisierten Datenextraktion werden unstrukturierte oder halbstrukturierte Daten auf automatisierte Weise in strukturierte Informationen umgewandelt. Strukturierte Daten liefern Unternehmen und ihren Teams aussagekräftige Erkenntnisse, die für Berichte, Analysen und andere Geschäftsaktivitäten zur Verfügung stehen.
Wie bei jeder Automatisierung liegen die Hauptvorteile der Service-Automatisierung in der Bequemlichkeit, der Zeitersparnis, der Vorhersehbarkeit und der Zweckmäßigkeit, was wiederum zu Kosteneinsparungen führt. Service-Automatisierung ist auch wichtig für die Erleichterung, da Arbeitsplätze immer komplexer und dynamischer werden.
Für Menschen ist es unmöglich, jede agile Variable in Echtzeit zu verfolgen. Die Automatisierung der Art und Weise, wie Mitarbeiter mit ihrem Arbeitsplatz interagieren und wie der Arbeitsplatz darauf reagiert, puffert potenzielle Reibungen ab. Die Automatisierung von Aufgaben ist zwar immer nützlich, aber noch nützlicher ist die Möglichkeit, einen Service auf ähnliche Weise zu automatisieren.
Im Grunde genommen ist Service-Automatisierung die Bereitstellung eines Dienstes, allerdings auf vollständig automatisierte Weise. Das bedeutet, dass Sie als Nutzer dieses Dienstes entscheiden können, wann Sie einen bestimmten Dienst nutzen wollen. Es bedeutet auch, dass Sie alle Vorkehrungen für die Nutzung dieses Dienstes über eine Art App oder Portal (d. h. eine Selbstbedienungslösung) treffen. Wenn der Dienst angemessen gestaltet ist, bedeutet dies, dass Sie mit niemandem vom Dienstanbieter sprechen müssen.
Welche Werkzeuge Sie für die Automatisierung Ihres Unternehmens einsetzen sollten, hängt von den spezifischen Prozessen ab, die es am meisten brauchen. Indem Sie Ihren Bedarf im Voraus festlegen und die Schlüsselbereiche Ihres Unternehmens identifizieren, die für eine Automatisierung reif sind, können Sie die beste Lösung für das jeweilige Problem auswählen.
Wenn Sie nach Bereichen suchen, die automatisiert werden sollen, versuchen Sie die Bereiche zu ermitteln, in denen sich Mitarbeiter aufhalten:
- Bewältigung eines hohen Volumens sich regelmäßig wiederholender Aufgaben.
- Arbeit in großen Gruppen, um kleine Aufgaben zu erledigen.
- Verpassen von Fristen aufgrund langwieriger, manueller Prozesse.
- Sie versuchen ihr Bestes, beeinträchtigen aber dennoch andere Geschäftsprozesse.
- Bessere Einhaltung von Vorschriften, Prüfungen und andere papiergestützte Nachweise sind erforderlich.
Wenn Sie sich die verschiedenen Automatisierungstools auf dem Markt ansehen, sollten Sie nach Lösungen suchen, die zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung beitragen - zwei Hauptziele jeder automatisierten Lösung. Unabhängig davon, ob Sie ein Vertriebs- und Marketingtool, eine automatisierte Buchhaltungsplattform oder eine Personalverwaltungslösung einsetzen, sollten Sie entweder eine Lösung finden, die eng mit Ihrem ERP-System (Enterprise Resource Planning) integriert ist, oder ein ERP-System mit einer umfassenden Plattform, die mehrere Automatisierungstools enthält.
Durch die Integration von Automatisierungssoftware und ERP-Systemen können Unternehmen Datenunregelmäßigkeiten beseitigen, den Zeitaufwand für die Übertragung von Informationen zwischen diesen Systemen minimieren und Zugang zu genaueren Echtzeitinformationen erhalten. So erhalten sie einen ganzheitlichen Überblick über ihre Abläufe und können die Möglichkeiten ihrer automatisierten Systeme voll ausschöpfen.
Geschäftsprozessautomatisierung ist der Einsatz von Technologie zur Automatisierung von Prozessen in einem Unternehmen. Prozesse werden als Aktivitäten definiert, die auf die Erreichung bestimmter Ziele ausgerichtet sind. Einige Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen sind die Beschaffung von Waren, die Genehmigung von Verträgen und das Onboarding neuer Mitarbeiter.
Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) ist der Einsatz von Software zur Automatisierung wiederholbarer, mehrstufiger Geschäftsvorgänge. Im Gegensatz zu anderen Arten der Automatisierung sind Geschäftsprozesslösungen in der Regel komplex, mit mehreren IT-Systemen des Unternehmens verbunden und speziell auf die Bedürfnisse einer Organisation zugeschnitten.
Die Automatisierung hat viele Vorteile Dokumentenerstellung und wird in vielen Teams eingesetzt, unter anderem:
- Rechtliches; rechtliche Verträge, ...
- Compliance; NDAs, KYC-Dokumente, ...
- HR; Einarbeitung von Mitarbeitern, Schulungsunterlagen, ...
- Verkauf; Angebote, Bedingungen und Vereinbarungen, ...
- Backoffice; Kaufverträge, Rechnungen, ...
In der Tat kann jedes Team, das von Papierkram abhängig ist, die Dokumentenerstellung Automatisierung, um ihren Prozess zu unterstützen und einen papierlosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.
- Verringern Sie Fehler: Ein großer Vorteil der Einführung von Dokumentenerstellung ist die Reduzierung von Fehlern. Da weniger Informationen und Daten manuell eingegeben werden müssen, gibt es weniger Spielraum für menschliche Fehler, sowohl beim Erstellungsprozess als auch bei der Gesamtformatierung des Dokuments. Mit einem automatisierten System ist auch weniger wiederholtes Ausschneiden, Einfügen und doppeltes Überprüfen der Dokumente auf Fehler erforderlich, was die Gefahr menschlicher Fehler verringert und die Genauigkeit der Dokumente erhöht. Dokumentenerstellung.
- Verbesserung der Effizienz und ProduktAktivität: Ein weiterer Vorteil von Dokumentenerstellung ist die Möglichkeit, die von Ihnen benötigten Dokumente in wenigen Minuten zu erstellen, was eine bessere Verkauf Effizienz und ProduktUnternehmen und Mitarbeiter sparen Zeit und Mühe und können sich so auf wichtige Arbeitsabläufe und dringende Aufgaben konzentrieren. Anstatt manuell nach Dokumenten zu suchen, wird mit automatisch generierten Dokumenten alles mit einem Klick automatisch umgesetzt.
- Sicherstellung von Konsistenz und Konformität: Ein entscheidender Vorteil der automatisierten Dokumentenerstellung ist die Sicherheit. Alles, was auf einer Plattform gespeichert und verarbeitet wird, bietet mehr Sicherheit für die Dokumentation und die Daten. Darüber hinaus ist es mit vordefinierten und genehmigten Vorlagen und Kodierungen einfach, jede Art von Dokumentenformat zu erstellen, wie Word, PDF, Excel und mehr.
Automatisierung von Dokumenten ist eine Software Lösung, die eine Unternehmen Dokumente - wie zum Beispiel Rechnungen, Vertrags, Mitteilungen und mehr - auf der Grundlage von Funktionen, die über Vorlagen oder Kodierung verfügbar sind. Diese Dokumente sind vollständig automatisiert, und die Vorlagen können je nach Verwendung und Zweck des Unternehmens angepasst werden.
Automatisierung von Dokumenten kann für eine breite Palette von Fällen verwendet werden. Sie können zum Beispiel ein Angebot erstellen von Salesforce. Oder ermöglichen Sie es internen und externen Kunden, juristische Dokumente als Service zu erstellen. Letztlich kann eine Lösung zur Dokumentenautomatisierung fast jeden Prozess der Dokumentenerstellung unterstützen, da sie sich in der Regel in bestehende Systeme integrieren lässt und es Ihnen ermöglicht, mit nur wenigen Klicks maßgeschneiderte Markendokumente zu erstellen.
