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Inhaltliche Dienste
In this section, you will find the most encountered questions regarding content services.
Contract data management is the digital management of contracts across all functions, organizations, and systems. It effectively empowers in-house legal teams to automate their contract management processes and continually extract business intelligence from their contracts, even when they are archived. Ultimately, it supports an organization with clear, actionable insights that generally lead to better decision-making.
A contract intelligence platform is a new approach to Contract Lifecycle Management (CLM) that provides organizations with the ability to dynamically analyze contracts in the context of the systems and processes that drive the business forward.
Contract Intelligence is the use of Artifical Intelligence (AI) tools in contract analysis. The power of AI tools is used to extract valuable business assets from static contracts and can protect all stakeholders from legal issues and contract breach risks, and enhance productivity.
Zunächst einmal gibt es keine endgültige Antwort auf diese Frage, da dies weitgehend von Ihrer spezifischen Situation und Ihren Bedürfnissen abhängt. Digitale Signaturen werden in der Regel verwendet, wenn Sie ein gewisses Maß an Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit für Ihre Transaktionen gewährleisten wollen - zum Beispiel für Dokumente aus den Bereichen Recht, Gesundheitswesen oder Personalwesen.
Digital signatures are used to meet three important goals of information security: integrity, authentication, and non-repudiation. As such, digital signatures help enforce security during data transfers.
Yes, there is. A digital signature is a more secure electronic signature that is generated using a digital certificate and cryptographically bound to the document using public key infrastructure (PKI). The digital certificate is unique to the signer and obtained from a trusted 3rd party such as a trust service provider (TSP) or certificate authority (CA) after verification of the signer’s identity.
- Verfügbarkeit: Moderne Dokumentenmanagementsysteme stellen sicher, dass die Benutzer von jedem Ort, von jedem Gerät und zu jeder Zeit Zugriff auf Unternehmensinhalte haben.
- Suche: Ein DMS hilft bei der geordneten Speicherung von Dokumenten und E-Mails, so dass sie bei Bedarf von einem Benutzer leicht wiedergefunden werden können.
- Eine einzige Quelle der Wahrheit: Keine doppelten Dokumente mehr, die in verschiedenen Systemen herumliegen, denn ein DMS bietet ein zentrales Repository, in dem alle Geschäftsinhalte gespeichert werden.
- Automatisierung des Arbeitsablaufs: Automatisierung dokumentenbezogener Prozesse, um sich wiederholende, manuelle Tätigkeiten zu eliminieren, Ressourcen zu sparen und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen.
- Sicherheit: sicherzustellen, dass nur Personen, die Zugang zu bestimmten Inhalten haben sollten, tatsächlich Zugang haben, um das Risiko einer Datenverletzung zu minimieren. In der Regel werden alle Aktionen der Nutzer protokolliert, so dass jederzeit ein vollständiger Prüfpfad zur Verfügung steht. Außerdem können Sie Inhalte einfach und sicher mit externen Parteien wie Kunden oder Partnern teilen.
- Wissensmanagement: den Wert von Geschäftsinhalten zu erschließen, um Wissen zu extrahieren, zu bewahren und wiederzuverwenden. Diese spezielle Entwicklung hat in letzter Zeit stark an Boden gewonnen, da Wissensmanagement als wichtiges Instrument für jedes Unternehmen angesehen werden kann, das seinen Gewinn und seinen Marktanteil steigern möchte.
Ein Dokumentenmanagementsystem wird eingesetzt, um Geschäftsinhalte wie Dokumente und E-Mails automatisch zu organisieren, zu sichern, zu digitalisieren und zu klassifizieren, so dass sie leicht zugänglich sind, bearbeitet und gemeinsam genutzt werden können. Daher unterstützt ein DMS eine Organisation und ihre Teams nicht nur bei der Rationalisierung dokumentenbezogener Prozesse, sondern auch bei der Informationsverwaltung, um Datenschutz- und Sicherheitsgesetze einzuhalten.
Document management is the use of a computer system and software to store, manage and track electronic documents and electronic images of paper-based information captured through the use of a document scanner. The system and software to do so are often referred to as Document Management Systems (DMS).
There are many reasons to implement a Knowledge Management System in an organization, but the main goal is usually to help people access knowledge and use it to perform tasks better.
To gain a deeper understanding of knowledge work in law firms, iManage recently commissioned Metia Group to conduct in-depth research, with close to 1100 global respondents from across the legal industry to gain a deeper understanding of knowledge work and discovered that:
- 68% of survey respondents said the information in digital documents and files is the most important thing to their business.
- 28% of survey respondents said that most or all of their documents are scattered and siloed across multiple systems.
- 30% of respondents said that documents reach their organisation via five or more channels.
The above mentioned statistics show that knowledge is one of the most important assets of an organization. Yet knowledge is too often undocumented, difficult to access and has the risk of disappearing:
- Because teams use different apps within the same company, this results in isolated and fragmented information that is difficult to find when customers or agents need it most. That’s why knowledge workers spend 30% of their time looking for or recreating information that already exists. When knowledge isn’t shared and accessible, employees waste time reimagining solutions, make mistakes people have made before, don’t gain the insights they need to be productive, and answer the same questions over and over.
- Employees retire or quit a company, taking decades of company knowledge with them. And even if they train their replacement before leaving, departing employees can never pass on everything they know because some knowledge is tacit. Having a process helps capture that tacit knowledge that might otherwise disappear.
- Knowledge stored in emails or local drives can disappear due to system failures or due to loss or theft of devices.
All of these situations are unavoidable which highlights the need for a good knowledge management system even more.
Increasing digitization makes it possible to store and share knowledge easily and inexpensively. In other words, employees can access information at any time and from anywhere and also develop it further and integrate it into their everyday work. Rather, employees no longer have to ask their colleagues for this knowledge.
However, employees have to clearly categorize their information and tag them with keywords to enable other colleagues to quickly find answers using a keyword search on selected topics. As soon as a piece of knowledge – for example, software code or a manual – has been developed, it can be used (or improved) again and again, which saves work and thus costs. There is less (unnecessary) communication. You can learn from mistakes or hurdles that have already occurred and nobody misses a development because it is “lying around” somewhere.
In the best case, professional knowledge management creates the breeding ground for innovations or deeper knowledge with which tangible company-related problems can be solved. Employees can make better, faster and more data-based decisions.
In short, organizations can improve their operating results if they manage their knowledge intelligently They succeed in increasing the productivity and competences of employees. Last but not least: your customers are happier!
Every organization has its own structure and knowledge. Therefore every implementation is different. Our Knowledge Management experts are more than happy to discuss what works best for your organization, without obligation. Sprechen Sie mit einem Experten!
Knowledge management is all about capturing, sharing, using and managing tangible and intangible knowledge in an organization. The purpose of managing knowledge is to facilitate so organizations can work as efficiently as possible towards their goals.
It is a way to perform the tasks as good and efficiently as possible. If you are considering introducing knowledge management into your organization, keep in mind that this is not a responsibility of one department, for example, HR or IT. In fact, it should be widely supported throughout the organization. Managing knowledge is a journey, not a destiny.
Privatsphäre und Datenschutz
In this section, you will find the most encountered questions regarding privacy & data protection.
- All
- Data Access Management
- Klassifizierung der Daten
- Aufbewahrung und Verwaltung von Unterlagen
- Erkennung und Überwachung von Bedrohungen
The basic principles of records management are:
- Zweck
- Überprüfung
- Klassifizierung
- Angemessene Kosten
- Elastizität
- Vorratsspeicherung
- Verfügbarkeit
In essence, these principles dictate what a ‘good’ records management system is, and represent a structure to be sought after.
Eine Aufzeichnung enthält Informationen, die im Zusammenhang mit Geschäftsvorgängen erstellt, produziert, ausgeführt oder empfangen wurden und eine Organisation bei der Abwicklung ihrer gesamten Geschäftstätigkeit unterstützen. Aufzeichnungen sind harte Beweise für die einzigartigen Richtlinien, Verfahren und Entscheidungen einer Organisation und haben oft einen bedeutenden administrativen, historischen und rechtlichen Wert.
Generally speaking, there are two types of records management systems: traditional paper-based record management systems, and electronic record management systems. As the name might imply, traditional paper record management systems involve the management and storage of hard-copy documents.
Due to the clear benefits of electronic records management, a growing amount of organizations are adopting this method to manage the lifecycle of their records. In most cases, this is caused by the desire to reduce or even eliminate paper-based processes.
Records Management ensures that institutional records of vital historical, fiscal, and legal value are identified and preserved, and that non-essential records are discarded in a timely manner according to established guidelines and identified legislation, for instance, the GDPR.
- Penetration testing: By thinking the way a cybercriminal would, organizations should regularly scan their IT environments for vulnerabilities, such as unpatched software, authentication errors, and more.
- Automated monitoring systems: Alongside manual processes, organizations should enhance their cybersecurity by integrating automated threat detection systems. These platforms can help organizations by tracking device performance and activity, monitoring web traffic, and notifying the cybersecurity team when irregularities are detected.
- User behavior analytics: By analyzing user behavior, an organization can better understand what normal behavior for an employee would look like. This includes the kind of data they access, the time of day during which they log on, and their physical location. That way, any outlying behavior will stand out as unusual, and it will be easier for a security analyst to know what behavior to investigate.
Bedrohungsdaten helfen Unternehmen jeder Art und Größe, ihre Angreifer besser zu verstehen, schneller auf Vorfälle zu reagieren und dem nächsten Schritt eines Bedrohungsakteurs proaktiv zuvorzukommen. Für fast jedes Unternehmen sind diese Daten entscheidend, um ein Schutzniveau zu erreichen, das sonst unerreichbar wäre.
Threat detection describes the ability of organizations to quickly and accurately identify threats to the network, applications, or other assets within the network. The first step to an effective threat detection and response process is understanding what threats are present in the current environment.
- Open: This principle states that a user shall have access to all the information in a system if the user has access to the system or repository in which the information is being held. This type of data access is by far the least safe, as (in most cases) it’s not relevant for the user to have access to all the data.
- Open, unless: This principle states that a user shall have access to all the information in a system unless there are certain settings to shield specific data. As an example, it could be that HR or finance-related data only can be accessed by the HR or finance teams. This type of data access is safer than the previous, however, users could still have access to data that they don’t specifically need to do their day-to-day activities.
- Need-to-know: This principle states that a user shall only have access to the information that their job function requires, regardless of their security clearance level or other approvals. In other words: a user needs permissions AND a need-to-know in order to gain access to specific data which makes this type of data access the most secure – as it limits the potential impact of a data breach, if one may occur.
Access control protects data by ensuring that only authorized entities can retrieve data from an organization’s data repositories. When effectively implemented, access controls prevent unauthorized and compromised users from accessing sensitive data. Nowadays, proper data access management is typically expected from organizations by either clients or partners, but also due to a growing number of laws and regulations in this area.
Data Access Management is a set of processes and technologies used to control access to applications or data. It involves the creation of groups or roles with defined access privileges and then controlling access by defining group memberships.
Standard data classification include the following categories:
- Public information. Data in this category is typically maintained by state institutions and subject to disclosure of public data as part of certain laws.
- Confidential information. This data may have legal restrictions about the way it is handled, or there may be other consequences around the way confidential data is handled.
- Sensitive information. This data is any information stored or handled by state or other institutions that have authorization requirements and other rules around its use.
- Personal information. Generally, personal information or PII is protected by law and must be handled following certain protocols. Sometimes there are gaps between the moral requirements and contemporary legislative protections for their use.
Die systematische Klassifizierung von Daten hilft Unternehmen bei der Bearbeitung, Nachverfolgung und Analyse einzelner Datenstücke. Datenexperten haben in der Regel ein bestimmtes Ziel, wenn sie Daten kategorisieren. Das Ziel wirkt sich auf die Vorgehensweise und die verwendeten Klassifizierungsebenen aus.
Zu den allgemeinen Unternehmenszielen für diese Projekte gehören die folgenden:
- Vertraulichkeit. Ein Klassifizierungssystem schützt hochsensible Daten, wie z. B. personenbezogene Daten (PII) von Kunden, einschließlich Kreditkartennummern, Sozialversicherungsnummern und andere gefährdete Datentypen. Die Einrichtung eines Klassifizierungssystems hilft einer Organisation, sich auf die Anforderungen der Vertraulichkeits- und Sicherheitsrichtlinien zu konzentrieren, wie z. B. Benutzerberechtigungen und Verschlüsselung.
- Datenintegrität. Ein System, bei dem die Datenintegrität im Vordergrund steht, erfordert mehr Speicherplatz, Benutzerberechtigungen und geeignete Zugriffskanäle.
- Verfügbarkeit der Daten. Durch die Gewährleistung von Informationssicherheit und -integrität ist es einfacher zu wissen, welche Daten für bestimmte Benutzer freigegeben werden können.
Data classification is the process of organizing data into categories that make it easy to retrieve, sort, and store for future use. A well-planned data classification system makes essential data easy to find and retrieve. Generally, this is of particular importance for risk management, legal discovery, and regulatory compliance.
Intelligente Prozessautomatisierung
In this section, you will find the most encountered questions regarding intelligent process automation.
- All
- Automatisierte Datenextraktion
- Automatisierung von Geschäftsprozessen
- Dokument-Automatisierung
- Automatisierung von Dienstleistungen
When picking a data extraction solution for your business, you should take into account that there are a lot of solutions available – each with their own set of features and capabilities. Therefore, it’s smart to have a good overview of the needs and requirements for your specific situation so you are confident that data extraction solution you choose, delivers in regard to what your business needs. We recommended to have the following parameters in mind when making a purchasing decision:
1. Intelligent data capturing
The data extraction tool must be able to extract data without losing information from different document types such as contracts, delivery notes, accounts payable, and more, and be able to categorize them in their respective blueprints.
2. Accuracy in results
Companies prefer a data extraction tool that delivers swift results; however, it must also be high in terms of accuracy. The extracted output must retain information, and the tool must be able to extract tables, fonts, and crucial parameters without compromising the layout.
3. Storage options
Pick a data extraction platform that offers secure storage along with seamless backup options. Cloud-based extraction enables you to extract data from websites seamlessly at any time.
Cloud servers can swiftly extract data relative to a single computer. The quickness of automated web data extraction affects the speed of your reaction to any rapid events that impact your enterprise.
4. Simplistic UI and robust features
Advanced automated data extraction software must operate on a simplistic UI. The layout of the software interface at launch must be simple enough to navigate you through executing a grinding task. Besides providing an easy-to-use UI experience, the platform must also not compromise on the essential features.
5. Price
Pricing might not be the most crucial factor, but it is a thoughtful consideration. It might not be a wise decision to invest in exorbitantly expensive software with extravagant features that do not apply to your company or choose the wrong pricing plan. Consider evaluating the features of the software while ensuring that the cost stays within your budget.
Wie Sie sich vorstellen können, gibt es viele Anwendungsfälle, in denen eine automatisierte Datenextraktion von Vorteil sein kann. Das Wort "automatisiert" ist hier der Schlüssel, denn es ist bereits bewiesen, dass Software Daten besser extrahieren kann als Menschen es je könnten. Schneller, genauer und in der Lage, die Daten sofort an ein oder mehrere Systeme weiterzuleiten.
Zurück zu den Anwendungsfällen: Hier sind einige Beispiele dafür, wie die automatische Datenextraktion bereits eingesetzt wird;
- Juristen extrahieren Klauseln aus Verträgen zur Überprüfung oder zum Wissensmanagement.
- Die Kreditorenbuchhaltung extrahiert Daten aus Rechnungen, um diese anschließend zu prüfen und zu genehmigen.
- Logistikdienstleister extrahieren und analysieren Unmengen von Daten aus Rechnungen, Frachtbriefen und anderen Dokumenten und speisen die Aktualisierungen manuell in das TMS oder ERP ein.
Bei der automatisierten Datenextraktion werden unstrukturierte oder halbstrukturierte Daten auf automatisierte Weise in strukturierte Informationen umgewandelt. Strukturierte Daten liefern Unternehmen und ihren Teams aussagekräftige Erkenntnisse, die für Berichte, Analysen und andere Geschäftsaktivitäten zur Verfügung stehen.
Wie bei jeder Automatisierung liegen die Hauptvorteile der Service-Automatisierung in der Bequemlichkeit, der Zeitersparnis, der Vorhersehbarkeit und der Zweckmäßigkeit, was wiederum zu Kosteneinsparungen führt. Service-Automatisierung ist auch wichtig für die Erleichterung, da Arbeitsplätze immer komplexer und dynamischer werden.
Für Menschen ist es unmöglich, jede agile Variable in Echtzeit zu verfolgen. Die Automatisierung der Art und Weise, wie Mitarbeiter mit ihrem Arbeitsplatz interagieren und wie der Arbeitsplatz darauf reagiert, puffert potenzielle Reibungen ab. Die Automatisierung von Aufgaben ist zwar immer nützlich, aber noch nützlicher ist die Möglichkeit, einen Service auf ähnliche Weise zu automatisieren.
Im Grunde genommen ist Service-Automatisierung die Bereitstellung eines Dienstes, allerdings auf vollständig automatisierte Weise. Das bedeutet, dass Sie als Nutzer dieses Dienstes entscheiden können, wann Sie einen bestimmten Dienst nutzen wollen. Es bedeutet auch, dass Sie alle Vorkehrungen für die Nutzung dieses Dienstes über eine Art App oder Portal (d. h. eine Selbstbedienungslösung) treffen. Wenn der Dienst angemessen gestaltet ist, bedeutet dies, dass Sie mit niemandem vom Dienstanbieter sprechen müssen.
Welche Werkzeuge Sie für die Automatisierung Ihres Unternehmens einsetzen sollten, hängt von den spezifischen Prozessen ab, die es am meisten brauchen. Indem Sie Ihren Bedarf im Voraus festlegen und die Schlüsselbereiche Ihres Unternehmens identifizieren, die für eine Automatisierung reif sind, können Sie die beste Lösung für das jeweilige Problem auswählen.
Wenn Sie nach Bereichen suchen, die automatisiert werden sollen, versuchen Sie die Bereiche zu ermitteln, in denen sich Mitarbeiter aufhalten:
- Bewältigung eines hohen Volumens sich regelmäßig wiederholender Aufgaben.
- Arbeit in großen Gruppen, um kleine Aufgaben zu erledigen.
- Verpassen von Fristen aufgrund langwieriger, manueller Prozesse.
- Sie versuchen ihr Bestes, beeinträchtigen aber dennoch andere Geschäftsprozesse.
- Bessere Einhaltung von Vorschriften, Prüfungen und andere papiergestützte Nachweise sind erforderlich.
Wenn Sie sich die verschiedenen Automatisierungstools auf dem Markt ansehen, sollten Sie nach Lösungen suchen, die zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung beitragen - zwei Hauptziele jeder automatisierten Lösung. Unabhängig davon, ob Sie ein Vertriebs- und Marketingtool, eine automatisierte Buchhaltungsplattform oder eine Personalverwaltungslösung einsetzen, sollten Sie entweder eine Lösung finden, die eng mit Ihrem ERP-System (Enterprise Resource Planning) integriert ist, oder ein ERP-System mit einer umfassenden Plattform, die mehrere Automatisierungstools enthält.
Durch die Integration von Automatisierungssoftware und ERP-Systemen können Unternehmen Datenunregelmäßigkeiten beseitigen, den Zeitaufwand für die Übertragung von Informationen zwischen diesen Systemen minimieren und Zugang zu genaueren Echtzeitinformationen erhalten. So erhalten sie einen ganzheitlichen Überblick über ihre Abläufe und können die Möglichkeiten ihrer automatisierten Systeme voll ausschöpfen.
Geschäftsprozessautomatisierung ist der Einsatz von Technologie zur Automatisierung von Prozessen in einem Unternehmen. Prozesse werden als Aktivitäten definiert, die auf die Erreichung bestimmter Ziele ausgerichtet sind. Einige Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen sind die Beschaffung von Waren, die Genehmigung von Verträgen und das Onboarding neuer Mitarbeiter.
Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) ist der Einsatz von Software zur Automatisierung wiederholbarer, mehrstufiger Geschäftsvorgänge. Im Gegensatz zu anderen Arten der Automatisierung sind Geschäftsprozesslösungen in der Regel komplex, mit mehreren IT-Systemen des Unternehmens verbunden und speziell auf die Bedürfnisse einer Organisation zugeschnitten.
There are many benefits to automating Dokumentenerstellung und wird in vielen Teams eingesetzt, unter anderem:
- Legal; legal contracts, …
- Compliance; NDAs, KYC documents, …
- HR; employee onboarding, training documentation, …
- Sales; proposals, terms & agreements, …
- Backoffice; purchase agreements, invoices, …
In der Tat kann jedes Team, das von Papierkram abhängig ist, die Dokumentenerstellung automation to assist their process and ensure a paperless workflow.
- Verringern Sie Fehler: Ein großer Vorteil der Einführung von Dokumentenerstellung ist die Reduzierung von Fehlern. Da weniger Informationen und Daten manuell eingegeben werden müssen, gibt es weniger Spielraum für menschliche Fehler, sowohl beim Erstellungsprozess als auch bei der Gesamtformatierung des Dokuments. Mit einem automatisierten System ist auch weniger wiederholtes Ausschneiden, Einfügen und doppeltes Überprüfen der Dokumente auf Fehler erforderlich, was die Gefahr menschlicher Fehler verringert und die Genauigkeit der Dokumente erhöht. Dokumentenerstellung.
- Verbesserung der Effizienz und ProduktAktivität: Ein weiterer Vorteil von Dokumentenerstellung ist die Möglichkeit, die von Ihnen benötigten Dokumente in wenigen Minuten zu erstellen, was eine bessere Verkauf Effizienz und ProduktUnternehmen und Mitarbeiter sparen Zeit und Mühe und können sich so auf wichtige Arbeitsabläufe und dringende Aufgaben konzentrieren. Anstatt manuell nach Dokumenten zu suchen, wird mit automatisch generierten Dokumenten alles mit einem Klick automatisch umgesetzt.
- Sicherstellung von Konsistenz und Konformität: Ein entscheidender Vorteil der automatisierten Dokumentenerstellung ist die Sicherheit. Alles, was auf einer Plattform gespeichert und verarbeitet wird, bietet mehr Sicherheit für die Dokumentation und die Daten. Darüber hinaus ist es mit vordefinierten und genehmigten Vorlagen und Kodierungen einfach, jede Art von Dokumentenformat zu erstellen, wie Word, PDF, Excel und mehr.
Automatisierung von Dokumenten ist eine Software Lösung, die eine Unternehmen Dokumente - wie zum Beispiel Rechnungen, Vertrags, Mitteilungen und mehr - auf der Grundlage von Funktionen, die über Vorlagen oder Kodierung verfügbar sind. Diese Dokumente sind vollständig automatisiert, und die Vorlagen können je nach Verwendung und Zweck des Unternehmens angepasst werden.
Automatisierung von Dokumenten kann für eine breite Palette von Fällen verwendet werden. Sie können zum Beispiel ein Angebot erstellen von Salesforce. Oder ermöglichen Sie es internen und externen Kunden, juristische Dokumente als Service zu erstellen. Letztlich kann eine Lösung zur Dokumentenautomatisierung fast jeden Prozess der Dokumentenerstellung unterstützen, da sie sich in der Regel in bestehende Systeme integrieren lässt und es Ihnen ermöglicht, mit nur wenigen Klicks maßgeschneiderte Markendokumente zu erstellen.
