De business case bouwen voor een CLM-oplossing: Een handleiding voor interne juridische teams

Als het aankomt op het implementeren van een nieuwe Contract Lifecycle Management (CLM) oplossing, is een van de grootste uitdagingen voor interne juridische teams het verkrijgen van buy-in van de leiding. Hoewel de voordelen van CLM duidelijk zijn voor degenen die dagelijks contracten beheren, is er een goed opgestelde business case nodig om besluitvormers te overtuigen in een nieuw systeem te investeren.

Bij IRIS werken we samen met veel juridische teams om ze te helpen de waarde van een Contractbeheer oplossing, waarbij operationele voordelen worden omgezet in strategische voordelen die weerklank vinden bij leidinggevenden. Hier volgt een handleiding voor het opbouwen van een overtuigende business case voor het implementeren van een CLM-oplossing binnen uw organisatie.

Voordat je kunt pleiten voor een CLM-oplossing, moet je duidelijk de uitdagingen identificeren waarmee je team wordt geconfronteerd in je huidige contractbeheerproces. Dit kunnen inefficiënties, compliance risico's of een gebrek aan inzicht in de contractprestaties zijn. Het is belangrijk om deze pijnpunten waar mogelijk te kwantificeren. Hoeveel tijd besteedt je team bijvoorbeeld aan handmatige contractprocessen? Hoe vaak ontstaan er complianceproblemen door gemiste deadlines of zoekgeraakte documenten?

We hebben gezien dat de meest overtuigende business cases beginnen met een duidelijk begrip van de huidige situatie. Door de inefficiënties en risico's in je bestaande proces te documenteren, creëer je een basislijn die de noodzaak voor verbetering benadrukt. Dit vormt de basis voor het aantonen hoe een CLM-oplossing deze specifieke problemen kan aanpakken, waardoor de case beter te begrijpen en dringender wordt voor besluitvormers.

Niet alle CLM-oplossingen zijn gelijk en het is belangrijk om de oplossing te vinden die het beste past bij de behoeften van je organisatie. Begin met het onderzoeken van verschillende CLM-tools, waarbij u zich richt op functies die uw geïdentificeerde pijnpunten aanpakken. Houd rekening met factoren zoals integratiemogelijkheden, gebruiksvriendelijkheid, schaalbaarheid en beveiliging. Vraag verkopers om demo's en proefperiodes om te zien hoe de software in de praktijk werkt.

Wanneer we klanten helpen bij het evalueren van CLM-oplossingen, raden we aan om een checklist met functies te maken op basis van de specifieke behoeften van je team. Dit helpt bij het vergelijken van verschillende tools naast elkaar en zorgt ervoor dat de gekozen oplossing aansluit bij de doelen van uw organisatie. Daarnaast kan het verzamelen van feedback van andere afdelingen, zoals IT en financiën, helpen bij het beoordelen van de bredere impact en haalbaarheid van de oplossing.

Een succesvolle CLM-implementatie heeft niet alleen voordelen voor het juridische team, maar kan processen in de hele organisatie stroomlijnen. Om een sterke business case op te bouwen, is het belangrijk om vroeg in het proces belanghebbenden van andere afdelingen erbij te betrekken. Hieronder vallen financiën, inkoop, verkoop en IT. Door hun input te verzamelen en hun zorgen aan te pakken, kun je een case bouwen die de cross-functionele voordelen van een CLM-oplossing benadrukt.

Onze ervaring is dat het betrekken van belanghebbenden vroeg in het proces helpt om brede steun voor het project op te bouwen. Als andere afdelingen zien hoe een CLM-oplossing hun workflows kan vereenvoudigen - of het nu gaat om snellere contractgoedkeuringen voor verkoop of betere compliance-tracking voor financiën - zullen ze het initiatief eerder steunen. Deze gezamenlijke aanpak helpt ook bij het identificeren van mogelijke obstakels en zorgt ervoor dat de gekozen oplossing voldoet aan de behoeften van alle gebruikers.

Een van de belangrijkste onderdelen van je business case is de kosten-batenanalyse. Hierbij worden de kosten van de implementatie van een CLM-oplossing - inclusief softwarelicenties, training en integratie - vergeleken met de potentiële voordelen, zoals tijdsbesparing, minder risico's op naleving en betere contractprestaties. Zorg ervoor dat je zowel de directe als indirecte voordelen meeneemt en probeer deze zoveel mogelijk te kwantificeren.

Wanneer we juridische teams helpen hun business cases op te stellen, gebruiken we vaak scenario's uit de praktijk om de potentiële ROI te projecteren. Als je team bijvoorbeeld momenteel 10 uur per week besteedt aan het handmatig bijhouden van contracten, bereken dan de tijdsbesparing door deze taak te automatiseren en vertaal dat in financiële termen. Denk ook aan de kosten van compliance fouten, zoals gemiste deadlines of boetes, en hoe een CLM oplossing deze risico's kan beperken. Een duidelijke, door gegevens gestaafde ROI-projectie kan een krachtig argument zijn voor de investering.

Met je onderzoek, input van belanghebbenden en kosten-batenanalyse in de hand is het tijd om je business case te presenteren. Stem je presentatie af op je publiek en richt je op de strategische voordelen die voor hen het belangrijkst zijn. Voor leidinggevenden kan dit de ROI zijn en hoe een CLM-oplossing bredere bedrijfsdoelen ondersteunt. Voor IT zou het kunnen gaan over integratie en beveiligingsfuncties. Zorg ervoor dat je ingaat op mogelijke bezwaren en duidelijke, bruikbare aanbevelingen geeft.

We hebben ontdekt dat de meest effectieve presentaties die zijn die een verhaal vertellen. Begin met de uitdagingen waar je team mee te maken heeft, ga vervolgens in op hoe een CLM-oplossing deze problemen kan oplossen en eindig met de voordelen - zowel operationeel als strategisch - die de oplossing met zich meebrengt. Gebruik visuals zoals grafieken en diagrammen om je punten duidelijk en overtuigend te maken. En vergeet niet om ruimte te laten voor vragen en discussies; dit toont niet alleen uw bereidheid, maar betrekt uw publiek ook bij het besluitvormingsproces.

Het opbouwen van een business case voor een CLM-oplossing gaat verder dan alleen het benadrukken van de functies van een tool. Het gaat erom aan te tonen hoe de oplossing aansluit bij de strategische doelen van je organisatie en meetbare waarde levert. Door uw pijnpunten te identificeren, oplossingen te onderzoeken, belanghebbenden te betrekken en een duidelijke ROI te presenteren, kunt u een overtuigend argument maken dat weerklank vindt bij besluitvormers.

Bij IRIS zijn we er om u bij elke stap te ondersteunen. We hebben talloze juridische teams geholpen bij het succesvol bepleiten en implementeren van CLM-oplossingen die hun activiteiten hebben getransformeerd. Als u klaar bent om de volgende stap te zetten in uw reis naar contractbeheer, laten we dan bespreken hoe we u kunnen helpen een sterke business case op te bouwen voor een CLM-oplossing.