De levenscyclus van contracten stroomlijnen: Zes fasen die elk juridisch team moet kennen

Bij IRIS hebben we het voorrecht gehad om met talloze interne juridische teams samen te werken en hen te helpen bij het navigeren door de complexiteit van contractbeheer. We begrijpen de druk waar u mee te maken hebt - het vinden van een balans tussen naleving, efficiëntie en organisatorische doelen - terwijl u een berg contracten beheert. Door onze ervaringen hebben we een diepgaand inzicht ontwikkeld in de levenscyclus van contracten en hoe we elke fase voor u kunnen laten werken. Zie deze gids als een gesprek met een collega die met u in de loopgraven heeft gezeten, iemand die dezelfde hindernissen heeft genomen en praktische manieren heeft ontdekt om het proces soepeler en effectiever te maken.

Om de beheer van de contractlevenscyclus proces is het nuttig om de contractlevenscyclus te visualiseren als een cirkelvormig proces, waarbij elke fase voortbouwt op de vorige. Op deze manier wordt weergegeven hoe elke fase met elkaar verbonden is, wat aantoont dat succesvol contractbeheer een holistische aanpak vereist.

Laten we ons dus zonder verder oponthoud richten op elke fase om te onderzoeken hoe je op efficiënte wijze contracten kunt opstellen die voldoen aan de behoeften van de organisatie, kunt onderhandelen en voorwaarden kunt beoordelen om risico's te beperken, goedkeuringsworkflows kunt stroomlijnen voor tijdige ondertekening, overeenkomsten veilig kunt uitvoeren, compliance tijdens de hele levenscyclus van het contract kunt beheren en tot slot weloverwogen beslissingen kunt nemen over het al dan niet verlengen van contracten op basis van hun prestaties. Elk deel biedt u inzichten en uitvoerbare stappen om elk onderdeel van de contractlevenscyclus te optimaliseren.

Elk contract begint met een behoefte en het is jouw taak om die behoefte om te zetten in een duidelijk, bruikbaar document. Dit is waar de levenscyclus van een contract begint, en het is cruciaal om het vanaf het begin goed te doen. Bij het opstellen van een contract gaat het niet alleen om het invullen van sjablonen; het gaat om het creëren van een solide basis die ervoor zorgt dat het contract aansluit bij de doelstellingen van je organisatie en potentiële risico's beperkt.

Onze ervaring

We hebben met veel interne teams gewerkt die voor de uitdaging stonden om contracten op te stellen binnen strakke deadlines en vaak met meerdere prioriteiten. Een van de meest effectieve strategieën die we hebben gezien is het gebruik van gestandaardiseerde sjablonen. Deze sjablonen besparen niet alleen tijd, maar zorgen ook voor consistentie in alle contracten, waardoor de kans op fouten afneemt. Maar we weten dat het niet alleen om de sjablonen gaat - je moet nauw samenwerken met je stakeholders om ervoor te zorgen dat elk detail nauwkeurig wordt vastgelegd. Dat is waar een robuuste CLM-oplossing een spelbreker kan zijn. Door een groot deel van het opstelproces te automatiseren, kunt u zich richten op de details die elk contract uniek maken.

Als het ontwerp er eenmaal ligt, is de volgende stap beoordeling en onderhandeling. Hier worden de voorwaarden verfijnd, om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de behoeften van je organisatie en aan de zorgen van de andere partij. We begrijpen dat deze fase bijzonder uitdagend kan zijn, vooral als er veel op het spel staat.

Ons inzicht

Onderhandelen kan een druk punt zijn, maar we hebben gemerkt dat de juiste hulpmiddelen de last aanzienlijk kunnen verlichten. Wanneer we met juridische teams werken, raden we het gebruik van een CLM-systeem aan om versies te beheren en wijzigingen bij te houden. Dit helpt niet alleen om controle te houden over het onderhandelingsproces, maar zorgt er ook voor dat alle partijen vanuit de meest actuele versie van het contract werken. Duidelijke communicatie en samenwerking zijn hier essentieel en een CLM-systeem biedt de structuur die nodig is om alles georganiseerd en transparant te houden. Met deze hulpmiddelen kunt u zelfverzekerder en efficiënter door het onderhandelingsproces navigeren.

Na de onderhandeling moet het contract worden goedgekeurd door de nodige belanghebbenden. Afhankelijk van je organisatie kunnen hier meerdere goedkeuringslagen bij komen kijken en we weten hoe gemakkelijk dingen in dit stadium kunnen vastlopen.

Wat we hebben geleerd

Onze ervaring is dat het goedkeuringsproces vaak de plaats is waar vertragingen optreden. Daarom benadrukken we het belang van een duidelijke en efficiënte workflow. Als we samenwerken met juridische teams, helpen we hen bij het implementeren van geautomatiseerde goedkeuringsworkflows die ervoor zorgen dat het contract soepel van de ene belanghebbende naar de andere gaat. Dit houdt niet alleen het proces in beweging, maar vermindert ook de kans op fouten of omissies. Met het juiste systeem kunt u goedkeuringen stroomlijnen en de levenscyclus van contracten op schema houden.

Zodra de goedkeuringen binnen zijn, is het tijd om het contract uit te voeren, waardoor het juridisch bindend wordt. In de digitale wereld van vandaag zijn elektronische handtekeningen de norm, maar het is essentieel om ervoor te zorgen dat dit proces veilig en efficiënt wordt afgehandeld.

Ons perspectief

We hebben gezien hoe elektronische handtekeningen de uitvoeringsfase kunnen transformeren, waardoor deze sneller en veiliger wordt. Wanneer we met juridische teams werken, integreren we vaak mogelijkheden voor e-handtekeningen in hun CLM-systemen. Dit versnelt niet alleen het uitvoeringsproces, maar zorgt ook voor een duidelijk controlespoor, zodat je altijd kunt zien wie wat wanneer heeft ondertekend. Dit niveau van transparantie en veiligheid is cruciaal om later geschillen te voorkomen. Met de juiste tools wordt de uitvoering van contracten een naadloos onderdeel van de levenscyclus, zodat u met vertrouwen vooruit kunt.

Na de uitvoering komt het contract in de beheer- en nalevingsfase. Dit is waar het doorlopende werk gebeurt - het bewaken van het contract om ervoor te zorgen dat alle partijen hun verplichtingen nakomen en het beheren van eventuele wijzigingen.

Wat we hebben gezien

Effectief contractbeheer is meer dan alleen het opslaan van documenten. We hebben gewerkt met teams die worstelden met complianceproblemen omdat ze geen gecentraliseerd systeem hadden voor het bijhouden van verplichtingen en deadlines. Daarom pleiten we voor het gebruik van een CLM-systeem dat een gecentraliseerde opslagplaats en automatische waarschuwingen voor belangrijke data biedt. Dit zorgt ervoor dat er niets tussen de mazen van het net valt en dat je op de hoogte kunt blijven van de naleving en prestaties gedurende de hele levenscyclus van het contract.

Als het contract bijna afloopt, moet je beslissen of je het verlengt of laat aflopen. Deze beslissing moet gebaseerd zijn op de prestaties van het contract en de relevantie ervan voor de huidige behoeften van je organisatie.

Onze aanpak

De beslissing om een contract te verlengen of af te stoten is een cruciale beslissing en we hebben al veel klanten hierbij geholpen. Door een CLM-systeem te gebruiken, kun je verlengingsmeldingen automatiseren en heb je toegang tot prestatiegegevens waarmee je weloverwogen beslissingen kunt nemen. Of je nu kiest voor verlenging of verwijdering, een CLM-systeem zorgt ervoor dat het proces veilig en in overeenstemming met het beleid van je organisatie wordt afgehandeld. In deze laatste fase optimaliseer je je contractenportfolio en zorg je ervoor dat elke overeenkomst de doelen van je organisatie blijft dienen.

Bij IRIS hebben we uit de eerste hand gezien hoe het beheersen van de zes fasen van Contract Lifecycle Management de manier waarop interne juridische teams werken kan veranderen. Van het opstellen tot het vernieuwen of afstoten, elke fase biedt een kans om processen te stroomlijnen, risico's te verminderen en de naleving te verbeteren. Wij zijn er om u bij elke stap te ondersteunen en u de tools en inzichten te bieden die u nodig hebt om contracten effectiever te beheren.

Als je je overweldigd voelt door de contractlevenscyclus of gewoon op zoek bent naar manieren om je proces te verbeteren, dan zijn wij er om je te helpen. We hebben met veel teams als het uwe gewerkt en we begrijpen de uitdagingen waar u voor staat. Laten we samenwerken om oplossingen te vinden die uw werk eenvoudiger en uw contracten effectiever maken.