De voordelen van Contract Lifecycle Management: Waarom juridische teams het nodig hebben

Bij IRIS hebben we met eigen ogen gezien hoe interne juridische teams onder constante druk staan. Het is geen sinecure om een evenwicht te vinden tussen de eisen van het bedrijf en de noodzaak om compliant te blijven en risico's te beheren, vooral wanneer je te maken hebt met een groot aantal contracten.

In de loop der jaren hebben we veel juridische teams geholpen bij de overgang van handmatige, gefragmenteerde processen naar meer gestroomlijnde en efficiënte activiteiten. Een van de belangrijkste hulpmiddelen bij deze overgang is een robuust platform voor Contractbeheer (CLM). Maar waarom hebben interne juridische teams precies CLM nodig? Laten we eens duiken in de voordelen van Contract Lifecycle Management en hoe het uw dagelijkse werk kan veranderen.

Een van de belangrijkste voordelen van het implementeren van een CLM-oplossing is de drastische verbetering van de procesefficiëntie. We weten allemaal dat het handmatig beheren van contracten ontzettend tijdrovend kan zijn. Elke fase, van het opstellen tot de goedkeuring, bestaat uit talloze stappen, waarbij vaak de input van meerdere belanghebbenden nodig is. Dit kan leiden tot vertragingen, knelpunten en uiteindelijk frustratie.

Hoe CLM helpt:

Met een CLM-oplossing kunnen veel van deze stappen worden geautomatiseerd. Zo betekent het opstellen van contracten niet langer dat je elke keer opnieuw moet beginnen. Met CLM-tools kunt u gestandaardiseerde sjablonen maken die eenvoudig kunnen worden aangepast aan specifieke behoeften. Geautomatiseerde workflows zorgen ervoor dat contracten soepel door de beoordelings- en goedkeuringsfasen gaan, met herinneringen en meldingen om alles op schema te houden. Het resultaat is een efficiënter proces waardoor je team zich kan richten op taken met een hogere waarde in plaats van te verzanden in administratieve details.

Compliance is niet-onderhandelbaar voor interne juridische teams, maar het kan een uitdaging zijn om dit te handhaven in een breed scala aan contracten. Het handmatig bijhouden van verplichtingen, deadlines en wettelijke vereisten verhoogt het risico op onoplettendheid, wat kan leiden tot kostbare fouten of boetes.

Hoe CLM helpt:

Een CLM-oplossing fungeert als uw waakhond voor naleving. Door alle contractgerelateerde informatie op één plek te centraliseren, wordt het veel eenvoudiger om de naleving te controleren. Geautomatiseerde waarschuwingen en meldingen zorgen ervoor dat je nooit een kritieke deadline of verplichting mist. Bovendien zijn CLM-tools vaak uitgerust met ingebouwde nalevingscontroles die potentiële problemen kunnen signaleren voordat het problemen worden. Deze proactieve benadering van risicomanagement beschermt niet alleen uw organisatie, maar geeft u ook gemoedsrust in de wetenschap dat compliance onder controle is.

Contracten zijn zelden alleen de verantwoordelijkheid van de juridische afdeling. Ze vereisen vaak input van verschillende afdelingen, zoals verkoop, inkoop en financiën, wat kan leiden tot communicatieproblemen en vertragingen. Zonder een gecentraliseerd systeem is het een constante strijd om iedereen op één lijn te houden.

Hoe CLM helpt:

CLM-oplossingen zijn ontworpen met het oog op samenwerking. Door een enkel platform te bieden waar alle belanghebbenden toegang hebben tot het contract en de voortgang ervan kunnen volgen, wordt communicatie veel eenvoudiger. Versiebeheerfuncties zorgen ervoor dat iedereen vanuit het meest actuele document werkt, waardoor de kans op fouten en misverstanden afneemt. Bovendien kunnen teams dankzij realtime updates en gedeelde zichtbaarheid naadlozer samenwerken, wat leidt tot snellere goedkeuringen en minder wegversperringen.

Gegevens zijn macht en dat geldt ook voor contracten. Het kan echter ontmoedigend zijn om zinvolle inzichten te halen uit een stapel contracten als je vertrouwt op handmatige methoden. Zonder gegevens is het een uitdaging om inzicht te krijgen in de contractprestaties, knelpunten te identificeren of weloverwogen beslissingen te nemen over verlengingen en onderhandelingen.

Hoe CLM helpt:

Een van de opvallendste kenmerken van een CLM-systeem is de mogelijkheid om krachtige analyse- en rapportagetools te bieden. Door gegevens van al je contracten samen te voegen, kan een CLM-oplossing inzicht bieden in belangrijke statistieken, zoals doorlooptijden van contracten, knelpunten bij goedkeuring en compliance risico's. Deze inzichten zijn van onschatbare waarde voor het nemen van datagestuurde beslissingen die processen kunnen verbeteren, kosten kunnen verlagen en de algehele contractprestaties kunnen verbeteren. Deze inzichten zijn van onschatbare waarde voor het nemen van datagestuurde beslissingen die processen kunnen verbeteren, kosten kunnen verlagen en de algehele contractprestaties kunnen verbeteren. Stelt u zich eens voor dat u in staat bent om te identificeren welke contracten consequent vertraging oplopen of welke leveranciers het meest betrouwbaar zijn - dit niveau van inzicht kan uw strategische besluitvorming aanzienlijk verbeteren.

We hebben het allemaal wel eens meegemaakt: zoeken naar een specifiek contract in een zee van documenten, proberen ons te herinneren waar het is opgeslagen of wie het voor het laatst heeft bijgewerkt. Dit soort ongeorganiseerdheid verspilt niet alleen tijd, maar verhoogt ook het risico dat belangrijke contracten over het hoofd worden gezien of verloren gaan.

Hoe CLM helpt:

Een CLM-systeem fungeert als een centrale opslagplaats voor al je contracten. Dit betekent dat je geen e-mails of gedeelde schijven meer hoeft door te spitten om het document te vinden dat je nodig hebt. Alles is veilig opgeslagen op één plek, met krachtige zoekfuncties waarmee je contracten snel en gemakkelijk kunt vinden. Bovendien kun je er met rolgebaseerde toegangscontroles voor zorgen dat gevoelige contracten alleen toegankelijk zijn voor degenen die ze nodig hebben. Dit niveau van organisatie bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat je altijd de informatie kunt vinden die je nodig hebt wanneer je die nodig hebt.

Uiteindelijk gaan de voordelen van CLM veel verder dan de dagelijkse efficiëntiewinst. Door de manier waarop contracten worden beheerd te verbeteren, stelt een CLM-oplossing interne juridische teams in staat om een meer strategische rol te spelen binnen hun organisatie. Met gestroomlijnde processen, verbeterde compliance en inzichtelijke gegevens bent u niet alleen bezig met het beheren van contracten, maar ook met het stimuleren van zakelijk succes.

Hoe CLM helpt:

Doordat een CLM-systeem je team bevrijdt van handmatige, repetitieve taken, kun je je richten op meer strategische initiatieven. Of het nu gaat om het onderhandelen over betere voorwaarden, het identificeren van mogelijkheden om kosten te besparen of om ervoor te zorgen dat uw organisatie blijft voldoen aan de veranderende regelgeving, een CLM-oplossing geeft u de tools die u nodig hebt om uw rol van contractmanager te verheffen tot business enabler.

Bij IRIS hebben we de transformerende impact gezien die een robuuste CLM-oplossing kan hebben op interne juridische teams. Van het stroomlijnen van processen tot het verbeteren van compliance en het bieden van bruikbare inzichten, de voordelen zijn duidelijk. Als u uw contractbeheer naar een hoger niveau wilt tillen, zijn wij er om u bij elke stap te helpen.

Laten we eens praten over hoe een CLM-oplossing je team sterker kan maken en de doelen van je organisatie kan ondersteunen. We hebben gewerkt met veel teams zoals dat van jou en we zijn ervan overtuigd dat we samen de juiste oplossing voor jou kunnen vinden.