De waarde van inhouse juridische diensten aantonen via selfservice

Als je een app wilt ontwikkelen, zou je denken dat je programmeerkennis nodig hebt. Traditioneel wordt software "gecodeerd", dat wil zeggen regel voor regel geschreven in de vorm van softwarecode. Sinds kort is er echter een andere aanpak beschikbaar: low-code / no-code ontwikkeling. Bij deze aanpak is het codeergedeelte al voorhanden, zodat je kunt programmeren met voorgedefinieerde functies en acties die je meestal kunt slepen om je applicatie op te bouwen.

Hierdoor kunnen softwareontwikkelingsprojecten ook worden uitgevoerd door eindgebruikers met weinig programmeerkennis. In deze blog leggen we uit wat low-code en no-code ontwikkeling precies inhoudt, hoe het al wordt gebruikt en welke duidelijke voordelen het heeft voor (in-house) juridische teams om echte waarde aan te tonen.

De strijd is echt

Een interne juridische afdeling heeft een zeer strategische rol binnen elke organisatie, omdat ze juridische begeleiding biedt voor het bedrijf. Deze juridische begeleiding is er op vele manieren, bijvoorbeeld door input te leveren voor juridische documenten, te zorgen dat wet- en regelgeving wordt nageleefd en juridische problemen aan te pakken als deze zich voordoen.

Over het algemeen kunnen we stellen dat een bedrijfsjuridisch team een strategische rol heeft, omdat het belangrijk is om zaken te doen volgens de regels en om het merk en de organisatie te beschermen. Bovendien heeft het juridische team meestal te maken met een breed scala aan teams binnen een bedrijf, wat het interessanter maakt om ze te betrekken bij strategische bedrijfsdiscussies.

Juridische teams zouden bijvoorbeeld verkopers kunnen ondersteunen met een digitale toolset om end-to-end deals op een eenvoudige, veilige en compliant manier uit te voeren. Deze toolset is 24/7 beschikbaar voor alle verkopers, terwijl het juridische team zorgt voor het juiste gebruik van clausules en algemene voorwaarden voor geautomatiseerde documentcreatie. Maar hoe aantrekkelijk dit ook klinkt, de realiteit is dat juridische teams het moeilijk hebben om dergelijke initiatieven te ondersteunen.

Dat is waar de zogenaamde "de strijd is echt" vandaan komt. Hoewel ze een strategische en belangrijke rol spelen, beschikken juridische teams vaak over beperkte middelen om te voldoen aan een groeiende vraag naar verzoeken vanuit het bedrijf. Door deze mismatch kunnen interne juridische teams er niet in slagen om hun waarde ten volle te laten zien.

Hoe zijn we hier gekomen?

Laten we een stapje terug doen en onderzoeken hoe dit heeft kunnen gebeuren. Want een beter begrip van de oorzaak van deze mismatch zou ook moeten helpen bij het ontwikkelen van een aanpak om de zaken te keren.

1. De eerste reden is een weggevertje: de wereldwijde Covid-19 pandemie. De pandemie heeft sindsdien een ongekende druk gelegd op de uitgaven van bedrijven. Bedrijfsbudgetten worden meer dan ooit onder de loep genomen, waardoor de druk op interne afdelingen en teams toeneemt om hun waarde aan te tonen.
2. De tweede reden is de groeiende vraag naar juridische ondersteuning. Het is een gegeven dat het bedrijf meer juridische begeleiding nodig heeft, vooral vanwege de steeds groeiende wetten en regels waaraan bedrijven moeten voldoen. De opkomst van de General Data Protection Regulation (GDPR) over gegevensbescherming en privacy in de Europese Unie heeft bijvoorbeeld een grote impact gehad op de manier waarop bedrijven persoonlijke gegevens controleren en verwerken. In feite heeft het nog steeds een grote impact en zal het in de loop van de tijd alleen maar complexer worden. Het is een recent voorbeeld dat de groeiende vraag naar juridische en compliancefuncties illustreert.
3. Een derde reden is de moeilijkheid om het resultaat van acties door het interne juridische team aan te tonen. In de meeste gevallen is het niet mogelijk om de ideeën, uitleg of waarschuwingen van een (bedrijfs)jurist direct te koppelen aan de uitkomst van een specifieke transactie of geschil. En als positieve bijdragen moeilijk te kwantificeren zijn, dan geldt dat dubbel voor gevallen waarin de "toegevoegde waarde" het vermijden van verlies is.

Dus hoe kunnen interne juridische teams, zonder financieel rendement om aan te tonen, met een groeiend verzoek van het bedrijf en een afdelingsbudget om te beschermen, hun ROI bewijzen in de wereld van vandaag?

Introductie: (juridische) zelfbediening

Wat als er een manier is om op een eenvoudige, veilige en schaalbare manier juridische diensten aan het bedrijf te leveren? Dat zou het interne juridische team ondersteunen bij het overwinnen van de huidige uitdagingen en tegelijkertijd de waarde van het interne juridische team voor het bedrijf aantonen.

Maar hoe, vraag je je af? Laten we eens dieper in het fenomeen selfservice duiken. In de kern is selfservice vrij vanzelfsprekend. Selfservice stelt u in staat om uzelf van dienst te zijn, zonder dat u daar iets voor hoeft te doen.

Dit zijn bekende voorbeelden van hoe wereldwijd opererende bedrijven selfservice omarmen om de levering van hun diensten te verbeteren. Dit zijn echter voorbeelden van hoe selfservice vooral wordt gebruikt voor business-to-consumer (B2C) toepassingen.

Toch wint selfservice ook terrein in business-to-business (B2B) toepassingen. Laten we eens kijken hoe selfservice al wordt gebruikt door bedrijven om de dienstverlening aan interne en/of externe klanten te verbeteren.

Documenten maken

Een bedrijf biedt een wizard waarin werknemers (of klanten) een document on the fly kunnen maken, door input te geven die handmatig kan worden ingevoerd of uit andere systemen kan worden gehaald. Het resultaat is dat iemand in zeer korte tijd een document kan genereren dat voldoet aan de normen en vereisten van het bedrijf, zonder dat iemand anders dan hijzelf input hoeft te leveren.

Virtuele assistent / Chatbot

Een bedrijf biedt de mogelijkheid om digitaal vragen te stellen aan een systeem, dat vervolgens direct kan reageren met een antwoord op deze vraag - gebruikmakend van de collectieve kennis van een bedrijf. Natuurlijk zal er niet op alle vragen een antwoord zijn, maar deze self-service bots zullen in de loop van de tijd verbeteren en zeker tijd besparen als een medewerker of klant snel iets moet weten.

Geautomatiseerde besluitvorming

Een bedrijf biedt werknemers embedded digitale begeleiding voor verschillende use cases zoals ESG, gift & hospitality, aankoopcontrole en meer. Op basis van input van de gebruiker wordt er direct gereageerd op basis van geautomatiseerde besluitvorming. Het resultaat kan zijn dat een gebruiker meteen verder kan of dat verder onderzoek nodig is - wat het besluitvormingsproces aanzienlijk versnelt.

Het bovenstaande zijn allemaal algemene voorbeelden van hoe selfservice kan worden ingebed in een bedrijf om de dienstverlening te verbeteren. Wanneer we dit relateren aan interne juridische teams, is het duidelijk dat selfservice een must is voor elk intern juridisch team dat zijn dienstverlening geleidelijk wil stroomlijnen.

De voordelen van zelfbediening

Voordat we dieper ingaan op specifieke use cases voor selfservice vanuit het perspectief van een juridisch team, kijken we naar de voordelen van de "selfservice-aanpak".

• Agile service: Een van de meest voorkomende klachten van werknemers en klanten in verschillende sectoren is vertraging in de dienstverlening, of het nu gaat om een lange wachttijd aan de telefoon, een lange rij voor persoonlijke hulp of een lange wachttijd voor een e-mail. Met selfservice krijgen medewerkers en klanten binnen enkele minuten antwoord, zonder dat ze hoeven te wachten op een medewerker of uren aan de telefoon hoeven te zitten.
• Autonomie voor de klant: Klanten hebben de onafhankelijkheid om hun problemen naar eigen inzicht op te lossen. Bovendien zijn selfserviceplatforms toegankelijk vanaf verschillende apparaten, vaak ook vanaf verschillende platforms.
• Beschikbaarheid op elk moment van de dag, elke dag: Selfservice is meestal 24 uur per dag, zeven dagen per week beschikbaar. Dit betekent dat medewerkers en klanten altijd en overal kunnen inloggen op het selfserviceplatform. Zelfs in een verre stad of tijdzone kunnen ze alle zorgen wegnemen en een reeks procedures afhandelen.
• Hogere tevredenheid van werknemers en klanten: Met de flexibiliteit en beschikbaarheid van service zijn medewerkers en klanten meer tevreden over je merk, wat de resultaten positief beïnvloedt.
• Grotere klantenbinding: Met een grotere wendbaarheid van de dienstverlening en een hogere klanttevredenheid, neemt ook de retentie toe. Aangezien het over het algemeen moeilijker is om nieuwe klanten te winnen, is het zinvol om initiatieven te ontplooien die gericht zijn op klantbehoud.
• Schaalbaarheid: Met een zelfbedieningsoplossing kunt u honderden - zelfs duizenden - medewerkers of klanten tegelijk van dienst zijn. Het is niet langer nodig om voor elk specifiek verzoek een medewerker beschikbaar te hebben, waardoor het hele proces wordt gestroomlijnd. Bovendien is de mogelijkheid om eenvoudig een self-service oplossing uit te bouwen voor meerdere afdelingen een geweldige manier om de levering van specifieke diensten geleidelijk te transformeren.
• Kostenbesparingen: Op de lange termijn bespaart investeren in een selfserviceplatform veel geld voor bijna elk bedrijf. De reden hiervoor is dat selfserviceplatforms je in staat stellen om de omvang van je personeel te verminderen of middelen toe te wijzen, waardoor teams zich meer op de strategie kunnen richten.

Voorbeelden van zelfbediening als intern juridisch team

Tot nu toe hebben we selfservice op een meer algemene manier behandeld over wat het is en hoe het terrein wint in zowel een B2C- als een B2B-omgeving. We hebben ook de belangrijkste voordelen van selfservice besproken, die vrijwel op elke selfserviceoplossing van toepassing zijn. Nu is het tijd om ons te richten op hoe selfservice-oplossingen interne juridische teams kunnen ondersteunen bij het aanpakken van de eerder genoemde uitdagingen - op basis van drie duidelijke use cases.

Door een juridische voordeur te bieden, kunnen zakelijke gebruikers wanneer ze maar willen op een eenvoudige manier communiceren met een reeks diensten van het interne juridische team. Afhankelijk van het type verzoek kan de zakelijke gebruiker meteen worden geholpen. Als er iemand van het juridische team bij betrokken moet worden, is het mogelijk om dit efficiënt op te volgen omdat alle gegevens direct beschikbaar zijn, zonder dat er heen en weer gecommuniceerd hoeft te worden.

Samenvattend kan selfservice een geweldige manier zijn voor interne juridische teams om hun diensten te stroomlijnen en hun waarde aan te tonen, terwijl ze de uitdagingen waar ze voor staan het hoofd kunnen bieden. Door zelfbedieningsoplossingen in te zetten, zoals een juridische voordeur, contractgenerator en virtuele assistent, kunnen interne juridische teams een end-to-end dienstverlening bieden die niet alleen waarde toevoegt voor het juridische team, maar ook voor het bedrijf als geheel.

Aan de slag met selfservice-oplossingen voor interne juridische teams

Als je begint met selfservice voor interne juridische teams, zijn er verschillende aspecten waar je rekening mee moet houden. Neem even de tijd om het volgende te overwegen:

Huidige situatie en doelen beoordelen

Voordat je begint, is het belangrijk om eerst de huidige situatie te begrijpen en je uiteindelijke doel te bepalen. Wat wil je bereiken? Wat zijn je belangrijkste pijnpunten? Heb je bijvoorbeeld moeite met contracten beheren? Of misschien wilt u een betere manier om veelvoorkomende verzoeken te beantwoorden. Inzicht in de huidige situatie en de doelen voordat u begint is de sleutel tot een succesvolle implementatie van self-service oplossingen.

De fundering bouwen

Voordat je in een technologie springt, is het belangrijk om een stap terug te doen en eerst het fundament te bouwen. Dit betekent dat je eerst het servicemodel opzet en daarna de technologie ontwikkelt die het ondersteunt. Een best practice is om de services te definiëren die u wilt leveren, een blauwdruk te maken die laat zien hoe het nieuwe proces moet werken en een technologielaag te ontwikkelen die dat proces ondersteunt. Deze aanpak zorgt ervoor dat uw self-service oplossing goed is afgestemd op de diensten die u aanbiedt en de doelen die u wilt bereiken.

Testen en itereren

Zodra je de basis hebt gebouwd, is het belangrijk om de ontwikkelde technologielaag te testen. Je uiteindelijke doel is om een self-service oplossing te ontwikkelen die werkt voor het bedrijf - het is dus belangrijk dat je test en itereert om de gebruikerservaring te verbeteren.

Houd er ten slotte rekening mee dat self-service oplossingen onderhoud nodig hebben om ze volledig up-to-date te houden en te laten voldoen aan de laatste wet- en regelgeving. Het is ook de moeite waard om periodiek bij relevante belanghebbenden na te gaan of een self-service oplossing aanpassingen nodig heeft - om ervoor te zorgen dat deze is afgestemd op mogelijke veranderingen in de manier waarop zakelijke gebruikers werken en de systemen waarmee ze werken.

Allereerst bedankt voor het lezen van onze blog. We delen graag onze gedachten over digitale bedrijfstransformatie. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief als je dat nog niet hebt gedaan.

Bij IRIS begrijpen we als geen ander dat informatie de bron is van elke organisatie en daarom intelligente, toekomstbestendige oplossingen vereist die voldoen aan de behoeften van organisaties en hun gebruikers. Daarom levert al meer dan 25 jaar met succes oplossingen voor informatiebeheer aan ondernemingen en professionele dienstverleners. Ons team van gecertificeerde informatieprofessionals heeft de ervaring en expertise om u te ondersteunen bij digitale transformatieprojecten, van begin tot eind, om bedrijfswaarde op de lange termijn te realiseren.

Onze oplossingen voor informatiebeheer om onze klanten te helpen nieuwe manieren van werken in te voeren, zijn gebaseerd op 3 hoofdcomponenten:

1. Inhoud diensten: Krijg grip op alle gegevens om waarde te halen uit uw bedrijfscontent - en de informatie die deze achterhoudt.
2. Privacy en gegevensbeschermingBescherm uw bedrijf, reputatie en klanten met robuuste technologie zonder de workflow van uw team te beïnvloeden.
3. Workflow automatisering: handmatige processen vervangen door geautomatiseerde processen om de efficiëntie te verbeteren, fouten en kosten te verminderen en de consistentie te verhogen.