Waarom advocatenkantoren cloud-gebaseerde oplossingen voor documentbeheer gebruiken

Als ervaren accountmanager voor onze klanten heb ik te maken gehad met talloze advocatenkantoren die op zoek zijn naar manieren om de operationele efficiëntie te verbeteren door nieuwe technologie te gebruiken om nieuwe manieren van werken mogelijk te maken. Uiteindelijk is het doel van elk advocatenkantoor het leveren van de beste juridische diensten aan hun cliënten. In deze blog leg ik uit waarom we een grote verschuiving zien in de adoptie van cloud-gebaseerde documentbeheersystemen - en hoe we advocatenkantoren helpen bij de overgang van verouderde documentbeheersystemen naar moderne, cloud-gebaseerde oplossingen voor documentbeheer.

Voordat cloud-gebaseerde documentbeheersystemen op grote schaal beschikbaar werden, zorgde de traditionele on-premise IT-infrastructuur van een advocatenkantoor voor uitdagingen. Naarmate een kantoor groeide in termen van werknemers, klanten en hoeveelheden gegevens, had de IT-infrastructuur vaak moeite om het bij te houden, wat resulteerde in frequente uitval en frustraties bij de juridische teams. Bovendien werd het IT-team van het advocatenkantoor belast met het beheren van hardware- en software-upgrades die nodig waren om de infrastructuur te onderhouden. Het gevolg was dat het kantoor vastliep en niet in staat was om efficiënte diensten aan cliënten te leveren.

Op een dag leerde het bedrijf over cloud-gebaseerde oplossingen zoals het iManage platform en de voordelen die ze bieden, zoals schaalbaarheid, beveiliging, toegankelijkheid, samenwerking, kostenreductie, compliance en bedrijfscontinuïteit. Na de overstap naar de cloud heeft het bedrijf niet meer achterom gekeken.

Met iManage kan het bedrijf zijn IT-infrastructuur nu naar behoefte op- of afschalen zonder te investeren in dure hardware of infrastructuur. Dankzij de robuuste beveiligingsfuncties en compliancenormen van iManage kan het bedrijf alle gevoelige en vertrouwelijke informatie met een gerust hart beschermen.

De juridische teams van het kantoor hebben nu overal en altijd toegang tot hun documenten en bestanden, via elk apparaat met een internetverbinding, waardoor de productiviteit en flexibiliteit toenemen. De realtime samenwerking die mogelijk wordt gemaakt door iManage heeft de efficiëntie van de juridische teams verbeterd, waardoor meerdere gebruikers tegelijkertijd aan een document of bestand kunnen werken, ongeacht hun locatie.

Het bedrijf heeft ook aanzienlijke kostenbesparingen ervaren als gevolg van de overgang naar de cloud. De cloud-gebaseerde oplossing maakt dure upgrades en onderhoud overbodig en het bedrijf hoeft niet langer te investeren in dure hardware en infrastructuur. Dankzij de beveiliging op complianceniveau van iManage voldoet het bedrijf volledig aan alle wettelijke vereisten en richtlijnen zoals GDPR, HIPAA en andere.

Met de mogelijkheden voor disaster recovery en bedrijfscontinuïteit van iManage kan het bedrijf er zeker van zijn dat zijn gegevens altijd veilig en beschikbaar zijn in het geval van onvoorziene omstandigheden die de beschikbaarheid van het systeem kunnen beïnvloeden.

Concluderend kan worden gesteld dat de overstap naar de cloud met iManage een game-changer is geweest voor dit advocatenkantoor. Het heeft de efficiëntie, beveiliging en compliance verbeterd en tegelijkertijd de kosten verlaagd. Het kantoor kan zich nu concentreren op het leveren van de best mogelijke service aan zijn klanten - en wat voorheen uitdagingen waren, heeft het veranderd in kansen die de groei van het bedrijf stimuleren.

Tot hier heb ik vooral de organisatorische voordelen besproken. Het cloudgebaseerde documentbeheersysteem iManage verbetert de productiviteit van de eindgebruiker echter aanzienlijk door alle medewerkers van een advocatenkantoor de volgende functies en voordelen te bieden:

• Intuïtieve gebruikersinterface: Het iManage platform heeft een moderne, intuïtieve gebruikersinterface die eenvoudig te navigeren en te gebruiken is, zodat gebruikers de informatie die ze nodig hebben sneller en efficiënter kunnen vinden en openen.
• Gestroomlijnde workflows: iManage biedt gestroomlijnde workflows en processen, waardoor er minder tijd wordt besteed aan handmatige, repetitieve taken en er tijd vrijkomt voor waardevoller werk.
• Beheer van documenten en e-mails: iManage biedt een gecentraliseerde opslagplaats voor het beheer van alle gegevens van een advocatenkantoor, waaronder documenten, e-mails en zaakgerelateerde informatie, waardoor het eenvoudiger wordt om de informatie die nodig is om cliënten van dienst te zijn te zoeken, te vinden en te benaderen.
• Mobiele toegang: Met de mobiele app van iManage hebben advocaten toegang tot informatie vanaf hun mobiele apparaten, waardoor het gemakkelijker wordt om productief te blijven terwijl ze onderweg zijn.
• Real-time samenwerking: iManage maakt real-time samenwerking mogelijk, waardoor meerdere gebruikers tegelijkertijd aan een document of bestand kunnen werken, ongeacht hun locatie, waardoor de efficiëntie van juridische teams wordt verbeterd.
• Verbeterd zoeken: De krachtige zoekfunctionaliteit van iManage maakt het eenvoudiger om de informatie te vinden die nodig is om klanten van dienst te zijn, waardoor de productiviteit toeneemt en er minder tijd nodig is voor het zoeken naar informatie.

Het is duidelijk dat de bovengenoemde functies de werknemers van het bedrijf ondersteunen om hun werk efficiënt te doen, maar dankzij de onderliggende infrastructuur kan het bedrijf erop vertrouwen dat iedereen met de meest recente versie van de software werkt. Bovendien is er gemoedsrust wat betreft de beveiliging, omdat deze verantwoordelijkheid bij de leverancier van de cloudoplossing ligt, iManage in dit voorbeeld.

Sinds de oprichting van iManage werken we samen met iManage als een van hun geprefereerde ondersteunings- en implementatiepartners. Dankzij onze ruime ervaring met hun technologie en expertise binnen de juridische sector, kunnen wij uw advocatenkantoor helpen bij de overstap naar het iManage Cloud-platform aan de hand van een bewezen 7-stappenmethode:

1. Beoordeling: Onze consultants voeren een uitgebreide beoordeling uit van uw huidige infrastructuur, workflows en processen om de beste cloud-gebaseerde oplossing voor uw advocatenkantoor te bepalen.
2. Planning: We werken nauw samen met uw team om een plan te ontwikkelen voor de migratie van uw gegevens en systemen naar de cloud.
3. Voorbereiding: Zodra de planning is vastgesteld, helpen we je om alle benodigde gegevens voor te bereiden voor de migratie, waarbij we er ook voor zorgen dat je gegevens goed georganiseerd en gestructureerd zijn.
4. Migratie: Ons technische team voert de volledige migratie van uw gegevens en systemen naar de cloud uit, zodat de overgang soepel en naadloos verloopt.
5. Configuratie: Ons functionele team zal de cloud-gebaseerde oplossing configureren om te voldoen aan uw specifieke vereisten en workflows, zodat u en uw teams kunnen werken zoals u gewend bent.
6. Training: We begrijpen dat adoptie de sleutel is tot het maximaliseren van de waarde van uw IT-investering. Daarom zorgen we voor een grondige training van uw teams, zodat ze de cloud-gebaseerde oplossing goed kunnen gebruiken.
7. Voortdurende ondersteuning: Zodra een oplossing is geïnstalleerd, staat ons supportteam voor je klaar. We bieden doorlopende ondersteuning en onderhoud, zodat de bedrijfscontinuïteit is gewaarborgd en eventuele problemen kunnen worden opgelost.

Kortom, we zijn in staat om elk advocatenkantoor te helpen dat de voordelen van cloudgebaseerd documentbeheer wil begrijpen. Ook al spreken de voordelen voor zich, toch voorzien we al onze klanten van uitgebreid advies om een gefundeerde keuze te kunnen maken voor een cloudgebaseerde documentbeheeroplossing - of niet.

Maar gezien de grote toename in het gebruik van cloud-gebaseerde oplossingen, kunnen we gerust stellen dat advocatenkantoren die dat niet doen op een gegeven moment achterop zullen raken, omdat ze veel minder wendbaar en responsief zijn dan kantoren die cloud-technologie wel omarmen.

Allereerst bedankt voor het lezen van deze blog. We delen graag onze gedachten over digitale businesstransformatie, schrijf je gerust in op onze nieuwsbrief als je dat nog niet hebt gedaan.

Bij IRIS begrijpen we als geen ander dat informatie de bron is van elke organisatie en daarom intelligente, toekomstbestendige oplossingen vereist die voldoen aan de behoeften van organisaties en hun gebruikers. Daarom levert al meer dan 25 jaar met succes oplossingen voor informatiebeheer aan ondernemingen en professionele dienstverleners. Ons team van gecertificeerde informatieprofessionals beschikt over de ervaring en expertise om u van begin tot eind te ondersteunen bij digitale transformatieprojecten en u te helpen bedrijfswaarde op de lange termijn te realiseren.

Onze oplossingen voor informatiebeheer om onze klanten te helpen nieuwe manieren van werken in te voeren, zijn gebaseerd op 3 hoofdcomponenten:

1. Inhoud diensten: Krijg grip op alle gegevens om waarde te halen uit uw bedrijfscontent - en de informatie die deze achterhoudt.
2. Privacy en gegevensbeschermingBescherm uw bedrijf, reputatie en klanten met robuuste technologie zonder de workflow van uw team te beïnvloeden.
3. Workflow automatisering: handmatige processen vervangen door geautomatiseerde processen om de efficiëntie te verbeteren, fouten en kosten te verminderen en de consistentie te verhogen.