Welkom bij onze kennisbank, waar je informatie kunt vinden over een breed scala aan onderwerpen op het gebied van informatiemanagement. Ben je op zoek naar iets specifieks, maar kun je het hier niet vinden? Voel je vrij om contact met ons opnemen!
Inhoud diensten
In dit gedeelte vindt u de meest voorkomende vragen over contentservices.
Contractgegevensbeheer is het digitale beheer van contracten in alle functies, organisaties en systemen. Het stelt interne juridische teams in staat om hun contractbeheerprocessen te automatiseren en continu bedrijfsinformatie uit hun contracten te halen, zelfs als ze gearchiveerd zijn. Uiteindelijk ondersteunt het een organisatie met duidelijke, bruikbare inzichten die over het algemeen leiden tot betere besluitvorming.
Een Contract Intelligence-platform is een nieuwe benadering van Contract Lifecycle Management (CLM) die organisaties de mogelijkheid biedt om contracten dynamisch te analyseren in de context van de systemen en processen die het bedrijf voortstuwen.
Contract Intelligence is het gebruik van Artifical Intelligence (AI) tools bij contractanalyse. De kracht van AI-tools wordt gebruikt om waardevolle bedrijfsmiddelen uit statische contracten te halen en kan alle belanghebbenden beschermen tegen juridische problemen en risico's op contractbreuk, en de productiviteit verhogen.
Allereerst is er geen definitief antwoord op deze vraag - omdat dit grotendeels afhangt van uw specifieke situatie en behoeften. Digitale handtekeningen worden meestal gebruikt wanneer u een beveiligingsniveau en gebruiksgemak voor uw transacties wilt garanderen, bijvoorbeeld voor juridische documenten, documenten in de gezondheidszorg of HR-documenten.
Digitale handtekeningen worden gebruikt om drie belangrijke doelen van informatiebeveiliging te bereiken: integriteit, authenticatie en onweerlegbaarheid. Als zodanig helpen digitale handtekeningen bij het afdwingen van beveiliging tijdens gegevensoverdrachten.
Ja, die is er. Een digitale handtekening is een veiligere elektronische handtekening die wordt gegenereerd met behulp van een digitaal certificaat en cryptografisch aan het document wordt gebonden met behulp van Public Key Infrastructure (PKI). Het digitale certificaat is uniek voor de ondertekenaar en wordt verkregen van een vertrouwde derde partij zoals een trust service provider (TSP) of certificaatautoriteit (CA) na verificatie van de identiteit van de ondertekenaar.
- Beschikbaarheid: Moderne documentbeheersystemen zorgen ervoor dat gebruikers overal, vanaf elk apparaat en op elk moment toegang hebben tot bedrijfscontent.
- Zoeken: Een DMS helpt bij het georganiseerd opslaan van documenten en e-mails, zodat een gebruiker ze gemakkelijk kan terugvinden wanneer dat nodig is.
- Eén bron van waarheid: Geen dubbele documenten meer die in verschillende systemen rondzwerven, want een DMS biedt een centrale opslagplaats om alle bedrijfsinhoud in op te slaan.
- Automatisering van werkstromen: documentgerelateerde processen automatiseren om repetitieve, handmatige handelingen te elimineren en zo middelen te besparen en de tevredenheid van werknemers te verhogen.
- Beveiliging:Â ervoor zorgen dat alleen personen die toegang zouden moeten hebben tot bepaalde inhoud, ook daadwerkelijk toegang hebben om het risico op een datalek te minimaliseren. Normaal gesproken worden alle acties van gebruikers vastgelegd, zodat er op elk moment een volledig controlespoor is. Bovendien kunt u eenvoudig en veilig inhoud delen met externe partijen zoals klanten of partners.
- Kennisbeheer:Â de waarde van bedrijfscontent ontsluiten om kennis te extraheren, te bewaren en te hergebruiken. Deze specifieke ontwikkeling heeft de laatste tijd veel terrein gewonnen, omdat kennismanagement kan worden gezien als een cruciaal hulpmiddel voor elke organisatie die haar resultaat en marktaandeel wil vergroten.
Een documentbeheersysteem wordt gebruikt voor het automatisch organiseren, beveiligen, digitaliseren en classificeren van bedrijfscontent zoals documenten en e-mails, zodat ze eenvoudig toegankelijk, bewerkbaar en deelbaar zijn. Daarom ondersteunt een DMS een organisatie en haar teams niet alleen bij het stroomlijnen van documentgerelateerde processen, maar ook bij informatiebeheer om te voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van gegevensprivacy en -beveiliging.
Documentbeheer is het gebruik van een computersysteem en software voor het opslaan, beheren en bijhouden van elektronische documenten en elektronische afbeeldingen van informatie op papier die is vastgelegd met behulp van een documentscanner. Het systeem en de software om dit te doen worden vaak Document Management Systemen (DMS) genoemd.
Er zijn veel redenen om een kennisbeheersysteem in een organisatie te implementeren, maar het belangrijkste doel is meestal om mensen te helpen toegang te krijgen tot kennis en deze te gebruiken om taken beter uit te voeren.
Om meer inzicht te krijgen in kenniswerk in advocatenkantoren, heeft iManage onlangs Metia Group opdracht gegeven voor een diepgaand onderzoek onder bijna 1100 respondenten uit de gehele juridische sector:
- 68% van de respondenten zegt dat de informatie in digitale documenten en bestanden het belangrijkste is voor hun bedrijf.
- 28% van de respondenten gaf aan dat de meeste of al hun documenten verspreid zijn over meerdere systemen.
- 30% van de respondenten zegt dat documenten hun organisatie via vijf of meer kanalen bereiken.
Bovenstaande statistieken tonen aan dat kennis een van de belangrijkste activa van een organisatie is. Toch is kennis maar al te vaak ongedocumenteerd, moeilijk toegankelijk en dreigt te verdwijnen:
- Omdat teams binnen hetzelfde bedrijf verschillende apps gebruiken, leidt dit tot geïsoleerde en gefragmenteerde informatie die moeilijk te vinden is wanneer klanten of agenten die het hardst nodig hebben. Daarom besteden kenniswerkers 30% van hun tijd aan het zoeken of opnieuw creëren van informatie die al bestaat. Als kennis niet gedeeld en toegankelijk is, verspillen medewerkers tijd aan het bedenken van nieuwe oplossingen, maken ze fouten die al eerder zijn gemaakt, krijgen ze niet de inzichten die ze nodig hebben om productief te zijn en beantwoorden ze steeds weer dezelfde vragen.
- Werknemers gaan met pensioen of verlaten een bedrijf en nemen tientallen jaren aan bedrijfskennis met zich mee. En zelfs als ze hun vervanger trainen voordat ze vertrekken, kunnen vertrekkende werknemers nooit alles doorgeven wat ze weten omdat sommige kennis stilzwijgend is. Een proces helpt bij het vastleggen van die stilzwijgende kennis die anders misschien zou verdwijnen.
- Kennis die is opgeslagen in e-mails of lokale schijven kan verdwijnen door systeemstoringen of door verlies of diefstal van apparaten.
Al deze situaties zijn onvermijdelijk, wat de noodzaak van een goed kennisbeheersysteem nog duidelijker maakt.
De toenemende digitalisering maakt het mogelijk om kennis gemakkelijk en goedkoop op te slaan en te delen. Met andere woorden, werknemers kunnen altijd en overal toegang krijgen tot informatie en deze ook verder ontwikkelen en integreren in hun dagelijkse werk. In plaats daarvan hoeven werknemers hun collega's niet langer om deze kennis te vragen.
Medewerkers moeten hun informatie echter duidelijk categoriseren en voorzien van trefwoorden, zodat andere collega's snel antwoorden kunnen vinden door op trefwoorden te zoeken op geselecteerde onderwerpen. Zodra een stuk kennis - bijvoorbeeld softwarecode of een handleiding - is ontwikkeld, kan het steeds opnieuw worden gebruikt (of verbeterd), wat werk en dus kosten bespaart. Er is minder (onnodige) communicatie. Je kunt leren van fouten of hindernissen die al zijn opgetreden en niemand mist een ontwikkeling omdat die ergens "rondslingert".
In het beste geval creëert professioneel kennisbeheer de voedingsbodem voor innovaties of diepere kennis waarmee tastbare bedrijfsgerelateerde problemen kunnen worden opgelost. Werknemers kunnen betere, snellere en meer op gegevens gebaseerde beslissingen nemen.
Kortom, organisaties kunnen hun bedrijfsresultaten verbeteren als ze hun kennis intelligent beheren. Ze slagen erin de productiviteit en competenties van hun werknemers te verhogen. En last but not least: uw klanten zijn gelukkiger!
Elke organisatie heeft zijn eigen structuur en kennis. Daarom is elke implementatie anders. Onze Knowledge Management experts bespreken graag vrijblijvend wat voor jouw organisatie het beste werkt. Praat met een expert!
Kennismanagement draait om het vastleggen, delen, gebruiken en beheren van materiële en immateriële kennis in een organisatie. Het doel van kennismanagement is om organisaties zo efficiënt mogelijk te laten werken aan hun doelen.
Het is een manier om de taken zo goed en efficiënt mogelijk uit te voeren. Als u overweegt om kennismanagement in uw organisatie te introduceren, houd er dan rekening mee dat dit geen verantwoordelijkheid is van één afdeling, bijvoorbeeld HR of IT. Het moet juist breed gedragen worden door de hele organisatie. Het managen van kennis is een reis, geen bestemming.
Privacy en gegevensbescherming
In dit gedeelte vindt u de meest voorkomende vragen over privacy en gegevensbescherming.
- Alle
- Beheer gegevenstoegang
- Classificatie van gegevens
- Verhuur en archiefbeheer
- Bedreigingsdetectie en -bewaking
De basisprincipes van records management zijn:
- Doel
- Verificatie
- Classificatie
- Redelijke kosten
- Elasticiteit
- Behoud
- Beschikbaarheid
In essentie dicteren deze principes wat een 'goed' records management systeem is en vormen ze een structuur waarnaar gestreefd moet worden.
Een record bevat informatie die is gemaakt, geproduceerd, uitgevoerd of ontvangen in verband met transactionele bedrijfsactiviteiten en ondersteunt een organisatie bij de algemene bedrijfsvoering. Dossiers zijn het harde bewijs van het unieke beleid, de procedures en de beslissingen van een organisatie en hebben vaak een belangrijke administratieve, historische en juridische waarde.
Over het algemeen zijn er twee soorten documentbeheersystemen: traditionele papieren documentbeheersystemen en elektronische documentbeheersystemen. Zoals de naam al doet vermoeden, omvatten traditionele papieren documentbeheersystemen het beheer en de opslag van papieren documenten.
Vanwege de duidelijke voordelen van digitaal records management, kiezen steeds meer organisaties voor deze methode om de levenscyclus van hun records te beheren. In de meeste gevallen wordt dit veroorzaakt door de wens om papieren processen te verminderen of zelfs te elimineren.
Records Management zorgt ervoor dat institutionele documenten van vitale historische, fiscale en juridische waarde worden geïdentificeerd en bewaard, en dat niet-essentiële documenten tijdig worden verwijderd volgens vastgestelde richtlijnen en wetgeving, bijvoorbeeld de GDPR.
- Penetratietesten: Door te denken zoals een cybercrimineel zou doen, moeten organisaties hun IT-omgevingen regelmatig scannen op kwetsbaarheden, zoals ongepatchte software, authenticatiefouten en meer.Â
- Geautomatiseerde bewakingssystemen:Â Naast handmatige processen moeten organisaties hun cyberbeveiliging verbeteren door geautomatiseerde detectiesystemen voor bedreigingen te integreren. Deze platforms kunnen organisaties helpen door de prestaties en activiteiten van apparaten te volgen, webverkeer te monitoren en het cyberbeveiligingsteam op de hoogte te stellen als er onregelmatigheden worden gedetecteerd.Â
- Analyse van gebruikersgedrag:Â Door het gedrag van gebruikers te analyseren, kan een organisatie beter begrijpen hoe het normale gedrag van een werknemer eruit ziet. Dit omvat het soort gegevens waartoe ze toegang hebben, het tijdstip van de dag waarop ze inloggen en hun fysieke locatie. Op die manier valt afwijkend gedrag op als ongewoon en is het voor een beveiligingsanalist makkelijker om te weten welk gedrag hij moet onderzoeken.
Threat Intelligence helpt organisaties in alle soorten en maten bij het verwerken van bedreigingsgegevens om aanvallers beter te begrijpen, sneller te reageren op incidenten en de volgende stap van een bedreiger proactief voor te zijn. Voor bijna elke organisatie zijn deze gegevens cruciaal om een beschermingsniveau te bereiken dat anders buiten bereik zou liggen.
Bedreigingsdetectie beschrijft het vermogen van organisaties om snel en nauwkeurig bedreigingen voor het netwerk, applicaties of andere bedrijfsmiddelen binnen het netwerk te identificeren. De eerste stap in een effectief detectie- en reactieproces voor bedreigingen is begrijpen welke bedreigingen er aanwezig zijn in de huidige omgeving.
- Open: Dit principe stelt dat een gebruiker toegang heeft tot alle informatie in een systeem als de gebruiker toegang heeft tot het systeem of de opslagplaats waarin de informatie wordt bewaard. Dit type gegevenstoegang is verreweg het minst veilig, omdat het (in de meeste gevallen) niet relevant is dat de gebruiker toegang heeft tot alle gegevens.
- Open, tenzij: Dit principe stelt dat een gebruiker toegang heeft tot alle informatie in een systeem, tenzij er bepaalde instellingen zijn om specifieke gegevens af te schermen. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat HR- of financiële gegevens alleen toegankelijk zijn voor de HR- of financiële teams. Dit type gegevenstoegang is veiliger dan de vorige, maar gebruikers kunnen nog steeds toegang hebben tot gegevens die ze niet specifiek nodig hebben voor hun dagelijkse activiteiten.
- Wat je moet weten: Dit principe stelt dat een gebruiker alleen toegang mag hebben tot de informatie die zijn functie vereist, ongeacht het niveau van zijn veiligheidsmachtiging of andere goedkeuringen. Met andere woorden: een gebruiker heeft machtigingen EN een need-to-know nodig om toegang te krijgen tot specifieke gegevens, waardoor dit type gegevenstoegang het veiligst is - omdat het de potentiële impact van een eventuele datalek beperkt.
Toegangscontrole beschermt gegevens door ervoor te zorgen dat alleen bevoegde entiteiten gegevens kunnen ophalen uit de gegevensopslagplaatsen van een organisatie. Als toegangscontrole effectief wordt geïmplementeerd, voorkomt het dat onbevoegde en gecompromitteerde gebruikers toegang krijgen tot gevoelige gegevens. Tegenwoordig wordt een goed beheer van gegevenstoegang meestal van organisaties verwacht door klanten of partners, maar ook door een groeiend aantal wetten en regels op dit gebied.
Data Access Management is een verzameling processen en technologieën die worden gebruikt om de toegang tot applicaties of gegevens te beheren. Het omvat het aanmaken van groepen of rollen met gedefinieerde toegangsprivileges en vervolgens het controleren van toegang door het definiëren van groepslidmaatschappen.
De standaardgegevensclassificatie omvat de volgende categorieën:
- Publieke informatie. Gegevens in deze categorie worden meestal bijgehouden door staatsinstellingen en zijn onderhevig aan openbaarmaking van openbare gegevens als onderdeel van bepaalde wetten.
- Vertrouwelijke informatie. Er kunnen wettelijke beperkingen gelden voor de manier waarop met deze gegevens wordt omgegaan of er kunnen andere gevolgen zijn voor de manier waarop met vertrouwelijke gegevens wordt omgegaan.
- Gevoelige informatie. Deze gegevens zijn alle informatie die wordt opgeslagen of verwerkt door de staat of andere instellingen die autorisatievereisten en andere regels hebben voor het gebruik ervan.
- Persoonlijke informatie. Over het algemeen wordt persoonlijke informatie of PII wettelijk beschermd en moet deze volgens bepaalde protocollen worden behandeld. Soms zijn er gaten tussen de morele vereisten en de hedendaagse wettelijke bescherming voor het gebruik ervan.
Het systematisch classificeren van gegevens helpt organisaties bij het manipuleren, volgen en analyseren van individuele gegevens. Dataprofessionals hebben meestal een specifiek doel bij het categoriseren van gegevens. Het doel beïnvloedt de aanpak en de classificatieniveaus die ze gebruiken.
Enkele veelvoorkomende zakelijke doelstellingen voor deze projecten zijn de volgende:
- Vertrouwelijkheid. Een classificatiesysteem beschermt zeer gevoelige gegevens, zoals persoonlijk identificeerbare informatie (PII) van klanten, waaronder creditcardnummers, sofinummers en andere kwetsbare gegevenstypen. Het opzetten van een classificatiesysteem helpt een organisatie zich te richten op vertrouwelijkheid en beleidsvereisten voor beveiliging, zoals gebruikersmachtigingen en versleuteling.
- Integriteit van gegevens. Een systeem dat zich richt op gegevensintegriteit heeft meer opslag, gebruikersrechten en goede toegangskanalen nodig.
- Beschikbaarheid van gegevens. Door informatiebeveiliging en -integriteit aan te pakken en te waarborgen, wordt het eenvoudiger om te weten welke gegevens met specifieke gebruikers kunnen worden gedeeld.
Dataclassificatie is het proces van het organiseren van gegevens in categorieën, zodat ze gemakkelijk terug te vinden, te sorteren en op te slaan zijn voor toekomstig gebruik. Een goed gepland dataclassificatiesysteem maakt het makkelijk om essentiële gegevens te vinden en op te halen. Over het algemeen is dit van groot belang voor risicomanagement, juridische ontdekking en naleving van regelgeving.
Intelligente procesautomatisering
In dit gedeelte vind je de meest gestelde vragen over intelligente procesautomatisering.
- Alle
- Geautomatiseerde gegevensextractie
- Automatisering van bedrijfsprocessen
- Automatisering van documenten
- Service Automatisering
Bij het kiezen van een oplossing voor gegevensextractie voor je bedrijf, moet je er rekening mee houden dat er veel oplossingen beschikbaar zijn - elk met hun eigen set functies en mogelijkheden. Daarom is het slim om een goed overzicht te hebben van de behoeften en vereisten voor uw specifieke situatie, zodat u erop kunt vertrouwen dat de oplossing voor gegevensextractie die u kiest, voldoet aan de behoeften van uw bedrijf. We raden aan om de volgende parameters in gedachten te houden bij het maken van een aankoopbeslissing:
1. Intelligente gegevensvastlegging
De gegevensextractietool moet gegevens kunnen extraheren zonder informatie te verliezen uit verschillende documenttypes zoals contracten, leveringsbonnen, crediteuren en meer, en deze kunnen categoriseren in hun respectieve blauwdrukken.
2. Nauwkeurigheid in resultaten
Bedrijven geven de voorkeur aan een gegevensextractietool dat snel resultaten levert, maar het moet ook een hoge nauwkeurigheid hebben. De geëxtraheerde uitvoer moet informatie behouden en de tool moet tabellen, lettertypen en cruciale parameters kunnen extraheren zonder de lay-out aan te tasten.
3. Opslagmogelijkheden
Kies een gegevensextractieplatform dat veilige opslag biedt samen met naadloze back-upopties. Met cloudgebaseerde extractie kun je op elk moment naadloos gegevens van websites extraheren.
Cloudservers kunnen snel gegevens extraheren in vergelijking met een enkele computer. De snelheid van geautomatiseerde extractie van webgegevens beïnvloedt de snelheid van uw reactie op snelle gebeurtenissen die van invloed zijn op uw bedrijf.
4. Eenvoudige gebruikersinterface en robuuste functies
Geavanceerde software voor geautomatiseerde gegevensextractie moet werken met een simplistische UI. De lay-out van de software-interface moet bij het opstarten eenvoudig genoeg zijn om je door het uitvoeren van een malende taak te navigeren. Naast het bieden van een gebruiksvriendelijke UI-ervaring, mag het platform ook geen concessies doen aan de essentiële functies.
5. Prijs
De prijs is misschien niet de meest cruciale factor, maar het is wel een doordachte overweging. Het is misschien geen verstandige beslissing om te investeren in exorbitant dure software met extravagante functies die niet van toepassing zijn op jouw bedrijf of om het verkeerde prijsplan te kiezen. Overweeg om de functies van de software te evalueren en er tegelijkertijd voor te zorgen dat de kosten binnen je budget blijven.
Zoals je je kunt voorstellen, zijn er veel gebruikssituaties waarin geautomatiseerde gegevensextractie voordelig kan zijn. Het woord geautomatiseerd staat hier centraal, want het is al bewezen dat software gegevens op een betere manier kan extraheren dan mensen ooit zouden kunnen. Sneller, nauwkeuriger en in staat om de gegevens onmiddellijk aan één of meerdere systemen te leveren.
Terug naar de use cases: hier zijn enkele voorbeelden van hoe geautomatiseerde gegevensextractie al wordt gebruikt;
- Juridische professionals halen clausules uit contracten voor evaluatie en kennisbeheer.
- Crediteuren halen gegevens uit facturen om ze vervolgens te controleren en goed te keuren.
- Logistieke dienstverleners extraheren en analyseren stapels gegevens van facturen, vrachtbrieven en andere documenten en voeren updates handmatig in het TMS of ERP in.
Geautomatiseerde gegevensextractie is het proces waarbij ongestructureerde of semigestructureerde gegevens op een geautomatiseerde manier worden omgezet in gestructureerde informatie. Gestructureerde gegevens bieden organisaties en hun teams zinvolle inzichten die beschikbaar zijn voor rapportage, analyse en andere bedrijfsactiviteiten.
Zoals bij elke vorm van automatisering zijn de belangrijkste voordelen van serviceautomatisering gemak, tijdsbesparing, voorspelbaarheid en snelheid - wat resulteert in kostenbesparingen. Serviceautomatisering is ook belangrijk voor het faciliteren van werkplekken nu deze complexer en dynamischer worden.
Het is onmogelijk voor mensen om elke agile variabele in real-time te volgen. Het automatiseren van de manieren waarop werknemers omgaan met hun werkplek en hoe de werkplek reageert, buffert potentiële wrijving. Hoewel het automatiseren van taken altijd nuttig is, is het nog nuttiger om een service op een vergelijkbare manier te automatiseren.
In essentie is serviceautomatisering het leveren van een dienst, maar dan op een volledig geautomatiseerde manier. Dat betekent dat jij, als gebruiker van die dienst, kunt beslissen wanneer je een bepaalde dienst wilt gebruiken. Het betekent ook dat je alles regelt om die dienst te gebruiken via een soort app of portal (dus een self-service oplossing). Als de dienst adequaat is ontworpen, betekent dit dat je met niemand van de dienstverlener hoeft te spreken.
Welke tools je moet gebruiken om je bedrijf te automatiseren, hangt af van de specifieke processen die dit het hardst nodig hebben. Door je behoeften vooraf in kaart te brengen en de belangrijkste gebieden van je bedrijf te identificeren die rijp zijn voor automatisering, kun je de beste oplossing voor het specifieke probleem kiezen.
Als je op zoek gaat naar gebieden om te automatiseren, probeer dan vast te stellen op welke gebieden werknemers actief zijn:
- Beheren van een grote hoeveelheid repetitieve taken op regelmatige basis.
- In grote groepen werken om kleine taken af te krijgen.
- Deadlines missen door langdurige, handmatige processen.
- Ze doen hun best, maar hebben nog steeds een negatieve invloed op andere bedrijfsprocessen.
- Behoefte aan betere compliance, audit en andere papieren paden.
Zoek bij het verkennen van de verschillende automatiseringstools op de markt naar oplossingen die helpen kosten te besparen en efficiëntie te verhogen - de twee belangrijkste doelen van elke geautomatiseerde oplossing. Of je nu een verkoop- en marketingtool, een geautomatiseerd boekhoudplatform of een HR-managementoplossing wilt implementeren, zoek er een die nauw geïntegreerd is met je Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem of zoek een ERP-systeem met een uitgebreid platform dat meerdere automatiseringstools bevat.
Wanneer geautomatiseerde software en ERP worden geïntegreerd, kunnen bedrijven onregelmatigheden in gegevens elimineren, de tijd die nodig is om informatie tussen deze systemen te verplaatsen minimaliseren en toegang krijgen tot nauwkeurigere, real-time informatie. Hierdoor krijgen ze een holistisch beeld van hun activiteiten en kunnen ze de mogelijkheden van hun geautomatiseerde systemen ten volle benutten.
Automatisering van bedrijfsprocessen is het gebruik van technologie om processen in een organisatie te automatiseren. Processen worden gedefinieerd als activiteiten die ontworpen zijn om specifieke doelen te bereiken. Enkele voorbeelden van automatisering van bedrijfsprocessen zijn het inkopen van goederen, het goedkeuren van contracten en het inwerken van nieuwe medewerkers.
Automatisering van bedrijfsprocessen (BPA) is het gebruik van software om herhaalbare bedrijfstransacties in meerdere stappen te automatiseren. In tegenstelling tot andere vormen van automatisering zijn oplossingen voor bedrijfsprocessen vaak complex, gekoppeld aan meerdere informatietechnologiesystemen (IT-systemen) en specifiek afgestemd op de behoeften van een organisatie.
Automatiseren heeft veel voordelen documentgeneratie en het heeft een breed scala aan toepassingen in veel teams, waaronder:
- Juridisch; juridische contracten, ...
- Compliance; NDA's, KYC-documenten, ...
- HR; inwerken van werknemers, opleidingsdocumentatie, ...
- Verkoop; offertes, voorwaarden & overeenkomsten, ...
- Backoffice; aankoopovereenkomsten, facturen, ...
In feite kan elk team dat afhankelijk is van papierwerk het volgende implementeren documentgeneratie automatisering om hun proces te ondersteunen en een papierloze workflow te garanderen.
- Fouten verminderen: Een groot voordeel van het aannemen van documentgeneratie is het verminderen van fouten. Omdat er minder handmatige invoer van informatie en gegevens nodig is, is er minder ruimte voor menselijke fouten, zowel in het creatieproces als in de algehele opmaak van het document. Met een geautomatiseerd systeem is het ook minder nodig om herhaaldelijk te knippen, plakken en dubbel te controleren op fouten in documenten. documentgeneratie.
- Efficiëntie en Productiviteit: Een ander voordeel van documentgeneratie is de mogelijkheid om binnen enkele minuten de documenten te maken die je nodig hebt, wat een verbeterde verkoop efficiëntie en productOrganisaties en medewerkers kunnen tijd en moeite besparen, waardoor ze zich kunnen concentreren op cruciale workflows en dringender werk. In plaats van handmatig naar documenten te zoeken, wordt met automatisch gegenereerde documenten alles met één klik automatisch geïmplementeerd.
- Zorg voor consistentie en naleving: Een belangrijk voordeel van geautomatiseerde documentgeneratie is veiligheid. Bovendien is het met vooraf gedefinieerde en goedgekeurde sjablonen en codering eenvoudig om elk type documentindeling te maken, zoals Word, PDF, Excel en meer.
Documentautomatisering is een software oplossing die zorgt voor bedrijf documenten, zoals facturen, contracts, mededelingen en meer - gebaseerd op functies die beschikbaar zijn via sjablonen of codering. Deze documenten zijn volledig geautomatiseerd en de sjablonen kunnen worden aangepast aan het gebruik en doel van een bedrijf.
Documentautomatisering kan voor een groot aantal zaken worden gebruikt. Je kunt bijvoorbeeld een offerte maken van Salesforce. Of geef interne en externe klanten de mogelijkheid om juridische documenten as-a-service te creëren. Uiteindelijk kan een oplossing voor documentautomatisering bijna elk proces voor het genereren van documenten ondersteunen, omdat het meestal integreert met bestaande systemen en je gemakkelijk aangepaste merkdocumenten kunt maken in slechts een paar klikken.
