Advocatenkantoor Al Tamimi & Company implementeert toonaangevende informatiebeheeroplossing iManage Work met IRIS

Al Tamimi & Company, een van de grootste en meest gerespecteerde onafhankelijke advocatenkantoren in het Midden-Oosten, heeft een reputatie opgebouwd voor de uitstekende dienstverlening op het gebied van bedrijfsrecht. Om een leidende positie te behouden en succesvol te concurreren met wereldwijde kantoren, moest het kantoor zijn informatiebeheer op een niveau brengen dat de concurrentie evenaarde of overtrof.

IRIS Nederland, specialist in oplossingen voor content services en workflow automatisering voor kennisprofessionals, is door Al Tamimi geselecteerd om het toonaangevende document management systeem (DMS) voor juridische professionals, iManage Work, te implementeren.

In het verleden werd de inhoud van de dossiers van het bedrijf opgeslagen in gedeelde mappen op de server en op desktops van gebruikers, waardoor het vaak moeilijk en tijdrovend was om informatie te zoeken, te openen en te delen. Toegangsrechten stonden standaard open, waardoor documenten kwetsbaar waren voor onbedoelde verwijdering en er een onaanvaardbaar risico ontstond. Saad Abu Sheikhah, beheerder van faciliteiten en projecten bij Al Tamimi & Company, zegt: "Het was onze visie om alle documenten te centraliseren, inclusief individuele e-mails en correspondentie met klanten, om ze veilig beschikbaar te maken voor gebruikers in het hele kantoor met zo min mogelijk klikken."

Na onderzoek van de beschikbare oplossingen kwam het bedrijf tot de conclusie dat de iManage Work software voor document- en e-mailbeheer van iManage het beste voldeed aan de selectiecriteria. De oplossing bevatte een efficiënte indexeringsmethode voor documenten om de zoekresultaten te verbeteren en de flexibiliteit om integratie met andere praktijksystemen mogelijk te maken. "In tegenstelling tot de meeste systemen voor documentbeheer, is iManage Work speciaal ontworpen om te voldoen aan de behoeften van advocatenkantoren en doet dit beter dan elke andere oplossing," zegt Abu Sheikhah.

Al Tamimi & Company heeft iManage Work geïmplementeerd met de hulp van IRIS Nederland, een platina iManage partner. Klanten en zaken werden gedefinieerd op basis van het facturatiesysteem van het kantoor en er werden geschikte werkruimten gebouwd. Oude documenten werden geconverteerd van gedeelde mappen naar iManage Work.

Aangepaste indexering, zoeken, beveiliging en toegangsrechten werden afgestemd op de bedrijfsstructuur en werkwijzen van Al Tamimi & Company. IRIS Nederland bouwde ook een aparte iManage Work-database voor human resources. "Werkruimten voor medewerkers worden gebruikt om documenten zoals contracten en opleidingscertificaten op te slaan", legt Abu Sheikhah uit.

Een derde database ondersteunt afdelingen, waaronder marketing, financiën en administratie. "Elke database is ontworpen om te voldoen aan de specifieke archiveringsvereisten van de gebruikers, waardoor we de oplossing flexibel kunnen gebruiken om aan een breed spectrum van behoeften te voldoen," zegt Abu Sheikhah.

"We zien een sterk rendement op onze investering in iManage Work in termen van verhoogde productiviteit van onze advocaten," zegt Abu Sheikhah. "Door de integratie met Outlook is het voor hen zeer eenvoudig om e-mails en andere soorten items vanuit een vertrouwde interface op te slaan en te openen, waardoor ze tijd besparen en zich kunnen richten op werk op een hoger niveau. Voor de implementatie kostte het juridische personeel veel tijd om een document te vinden op de bestandsdeling. Nu kunnen ze het eenvoudig opvragen met de robuuste zoekmogelijkheden van iManage Work."

Flexibele toegangsrechten en versiebeheer helpen advocaten om samen te werken rond documenten in gedeelde werkruimten, zodat het bedrijf de beste expertise en middelen kan inzetten voor elke zaak.

"iManage Work heeft ons geholpen om de kennis die we binnen het kantoor hebben verzameld te beheren en te gebruiken voor lopende zaken", zegt Abu Sheikhah. "De mogelijkheid om toegangsrechten op gebruikersniveau aan te passen maakt het voor ons mogelijk om informatie breed te delen met behoud van veiligheid en ethische scheiding. Als gevolg hiervan kunnen advocaten zoeken naar eerdere documenten, zoals contracten, om die te gebruiken als uitgangspunt voor soortgelijke zaken, wat tijd bespaart en de kwaliteit verbetert door incrementele verbeteringen vast te leggen telkens wanneer een document door de handen van een andere advocaat gaat."

iManage Work zorgt voor het elektronische dossier van Al Tamimi & Company, waardoor professionals binnen het kantoor alle zaakgerelateerde documenten en e-mails binnen één omgeving kunnen beheren. Informatie kan snel worden doorzocht en geraadpleegd, waardoor de reactiesnelheid wordt verbeterd en het hergebruik van eerdere werkproducten en expertise wordt ondersteund. Naadloze integratie met Microsoft Outlook stelt advocaten en medewerkers in staat om e-mails in te dienen en toegang te krijgen tot het elektronische dossier vanuit de vertrouwde Outlook-interface. Extra werkruimten ondersteunen interne groepen, waaronder personeelszaken, marketing, financiën en administratie. De geplande integratie met het Elite matter management systeem zal het genereren van workspaces automatiseren wanneer nieuwe zaken worden gestart, waardoor de efficiëntie wordt verbeterd en het aantal fouten wordt verminderd.

Door de inhoud te centraliseren in online dossiers, zorgt Al Tamimi & Company ervoor dat alle dossierinformatie beschermd is tegen menselijke fouten, zoals verkeerd archiveren, verlies en per ongeluk verwijderen.

E-mails worden opgeslagen met hun bijlagen naast de inhoud van de zaak, zodat ze hun volledige context en betekenis behouden en direct beschikbaar zijn in het geval van eDiscovery. iManage Work helpt het bedrijf ook om de vertrouwelijkheid van de klant te behouden door ongeautoriseerde toegang tot dossiers te voorkomen.

Al Tamimi & Company blijft de waarde van zijn investering in iManage Work vergroten. Het Elite-praktijkbeheersysteem dat nu wordt geïmplementeerd, zal worden geïntegreerd met iManage Work, waardoor automatisch werkruimten kunnen worden aangemaakt wanneer nieuwe zaken worden gestart. Via de beveiligde webinterface van iManage Work hebben medewerkers vanaf elke locatie en op elk moment toegang tot de volledige inhoud van zaken.

IRIS is een toonaangevende leverancier van oplossingen voor informatiebeheer, die al meer dan 25 jaar actief is in de EMEA-regio. We zijn er trots op deel uit te maken van Canon Benelux en bieden strategisch advies, softwareoplossingen, systeemintegraties en technische ondersteuning aan een groot aantal bedrijfstakken, waaronder juridische en boekhoudkundige bedrijven, financiële dienstverleners en grote ondernemingen.

Onze focus ligt op intelligent informatiebeheer en we bieden een uitgebreid scala aan oplossingen, waaronder documentdigitalisering, contentbeheer en kennis- en bedrijfsprocesbeheer. We werken nauw samen met toonaangevende technologieleveranciers zoals iManage, Litera-Microsystems, BRYTER en Co-Flo om de meest geavanceerde en innovatieve softwareoplossingen op de markt aan te bieden.

Bij IRIS zijn we er trots op dat we een persoonlijke en op maat gemaakte aanpak bieden voor de unieke behoeften en uitdagingen van elke klant. Ons team van hoogopgeleide consultants, ontwikkelaars en ondersteunend personeel heeft een passie voor het helpen van bedrijven bij het optimaliseren van hun informatiebeheerprocessen. Ons streven naar uitmuntendheid heeft geresulteerd in talloze succesvolle projecten en tevreden klanten.