Advocatenkantoor Dorda implementeert Cloud-gebaseerd Document Management Platform iManage met IRIS

Het Oostenrijkse advocatenkantoor DORDA staat bekend om zijn expertise in het behandelen van complexe juridische zaken. Met een sterke oprichtingsgeest en een divers personeelsbestand heeft het kantoor veel succes geboekt. Onlangs heeft DORDA de beslissing genomen om de basiscapaciteiten voor documentbeheer in de oplossing voor praktijkbeheer te vervangen door iManage Work 10 in the Cloud, een speciaal systeem voor documentbeheer. De overgang is soepel verlopen, met een hoge gebruikersadoptie en voortdurende ondersteuning van iManage en IRIS Nederland, waardoor problemen snel konden worden opgelost zonder de dienstverlening aan cliënten te beïnvloeden.

DORDA, met een team van 150 medewerkers, waaronder 100 advocaten verspreid over 23 praktijkgebieden, biedt al meer dan 45 jaar uitzonderlijke ondersteuning aan Oostenrijkse bedrijven, internationale groepen en start-ups. Het kantoor geeft prioriteit aan duidelijke begeleiding, proactief advies en snelle reactietijden om duidelijkheid te verschaffen in een steeds complexere wereld.

Terwijl de juridische sector reageert op de veranderende eisen van de klant en een steeds meer DORDA was bezig met het heroverwegen van zijn documentbeheerprocessen, omdat zijn personeel digitaal was ingesteld.

"Jongere werknemers verwachten een gezonde balans tussen werk en privé. We hebben hybride werken en iedereen twee dagen per week op afstand laten werken," legt Heinrich Kühnert uit, Partner bij DORDA. "Tegelijkertijd wilden we ook onderzoeken hoe technologie ons zou kunnen helpen... de samenwerking en productiviteit verbeteren en standaardiseren hoe we werken."

Het PMS van het bedrijf is een oplossing op locatie en terwijl het een document heeft managementcapaciteit, het mist het soort uitgebreide documentbeheer mogelijkheden DORDA medewerkers gewenst.

De beperkte mogelijkheden van de hulpmiddel voor documentbeheer in de PMS vormde een obstakel om een efficiëntere en productief proces voor hoe mensen hun werk beheerden. Dus Kühnert en Christian Kirchmayer, Office Manager bij DORDA, begonnen op zoek naar een volledig uitgeruste documentbeheersysteem (DMS) die zou voldoen aan de vereisten.

"Nu de dreiging van cyberaanvallen toeneemt, hadden we twee keuzes om onze gegevens te beschermen. nog meer investeren in beveiligingstalent en ons IT-team uitbreiden, of uitbesteden beveiliging door samen te werken met experts," zegt Kühnert.

Kühnert en Kirchmayer hadden een cloudoplossing voor ogen die klantgegevens veilig zou houden maar toegankelijk, met geavanceerde beveiligingsmaatregelen ingebouwd, en de relevante beveiliging certificaten op zijn plaats. Idealiter is de oplossing ontworpen om juridische gebruikers te ondersteunen en de manier waarop ze het liefst werken.

Na evaluatie van de oplossingen op de markt koos DORDA voor iManage Work 10 in de Cloud en werken samen met IRIS Nederland om hun implementatie te stroomlijnen en te ondersteunen.

"De overstap naar de cloud was zowel een strategische als een praktische beslissing. iManage Work 10 in de Cloud voldoet aan onze eisen en zorgt voor updates, zodat ons IT-team vrij is om zich richten op andere activiteiten", legt Kühnert uit. "Met de hulp van IRIS Nederland, iManage Work 10 was live in ongeveer zes maanden."

Het bedrijf koos voor een 'big bang'-implementatie, die heeft geleid tot een hoog gebruiksniveau voor de klant. werk. Het kantoor verzorgt ook de communicatie over interne zaken op het platform, wat de besluitvorming versnelt. Vandaag de dag telt het kantoor 100 professionals die een vergoeding ontvangen, persoonlijke assistenten en administratief personeel gebruiken iManage Work 10 in de cloud.

Met iManage Work 10 heeft het bedrijf gestandaardiseerd hoe documenten en e-mails worden opgeslagen. en geraadpleegd, waardoor het eenvoudiger wordt om naar documenten te zoeken en het versiebeheer wordt verbeterd. Werknemers gebruiken iManage Share om vertrouwelijke informatie of grote hoeveelheden informatie uit te wisselen. gegevens waar klanten toegang tot moeten hebben en iManage Drive om bestanden offline beschikbaar te maken.

"iManage Drive is erg handig als we beperkte toegang tot internet hebben, zoals op vluchten of in de rechtbank. WiFi kan gebrekkig zijn in de rechtszaal en het is belangrijk dat we altijd toegang tot wat we nodig hebben," zegt Kühnert.

Het IT-team gebruikt ook iManage Threat Manager om het gebruik te controleren en gebruikersanalyses te maken, en gevoelige gegevens te beheren. Ze bereikten dit eenvoudig door drie eenvoudige regels op te stellen:

1. Gebruikers en groepen selecteren
2. Criteria definiëren
3. Definieer de actie die moet worden ondernomen als aan de criteria wordt voldaan

Sinds de implementatie van iManage heeft DORDA zowel de veiligheid als de mogelijkheden van hun klanten vergroot. medewerkers overal vandaan kunnen werken. Per ongeluk verwijderen en overschrijven is verleden tijd en het IT-team hoeft minder gebruikersgerelateerde problemen op te lossen.

Kirchmayer zei dat de adoptie onder juridische professionals erg hoog is. "We hebben er vertrouwen in dat onze beslissing om documenten en e-mails te standaardiseren op iManage Work 10 in de Cloud en iManage Share implementeren was de juiste zet voor het bedrijf en onze medewerkers, en onze klanten."

Dankzij de brede mogelijkheden van het iManage platform heeft DORDA minder toepassingen en integraties om mee bezig te zijn, en de soepele interoperabiliteit met de PMS verminderde de complexiteit van de implementatie.

"De samenwerking tussen iManage, onze PMS-provider, en IRIS Nederland heeft ons geholpen om samen te werken tijdens de implementatie en onze uitrol te optimaliseren", zegt Kirchmayer. "Er was geen dubbel werk en de samenwerking was zeer professioneel en efficiënt."

Het bedrijf prees ook de analytische aanpak van IRIS Nederland als onderdeel van de migratie strategie, die DORDA hielp een weloverwogen beslissing te nemen over de aanpak van de uitvoering.

"iManage is een geweldig platform en IRIS Nederland is een partner van onschatbare waarde. De lopende, Out-of-hours support van IRIS Nederland betekent dat problemen met kenniswerk nooit vertragend werken ons omlaag. We hebben nu een modern DMS om onze digitale werknemers te ondersteunen." besluit Kühnert.

Het bedrijf overweegt om iManage Security Policy Manager uit te rollen om de standaardisatie van de toepassing van het bedrijfsbrede beleid voor het bewaren van gegevens en om te zorgen voor naleving van het bedrijf.

IRIS is een toonaangevende leverancier van oplossingen voor informatiemanagement, die al meer dan 25 jaar actief is in de EMEA-regio. Wij zijn er trots op deel uit te maken van Canon Benelux en bieden strategisch advies, softwareoplossingen, systeemintegraties en technische ondersteuning aan een groot aantal bedrijfstakken, waaronder juridische en boekhoudkundige bedrijven, financiële dienstverleners en grote ondernemingen.

Onze focus ligt op intelligent informatiebeheer en we bieden een uitgebreid scala aan oplossingen, waaronder documentdigitalisering, contentbeheer en kennis- en bedrijfsprocesbeheer. We werken nauw samen met toonaangevende technologieleveranciers zoals iManage, Litera-Microsystems, BRYTER en Co-Flo om de meest geavanceerde en innovatieve softwareoplossingen op de markt aan te bieden.

Bij IRIS zijn we er trots op dat we een persoonlijke en op maat gemaakte aanpak bieden voor de unieke behoeften en uitdagingen van elke klant. Ons team van hoogopgeleide consultants, ontwikkelaars en ondersteunend personeel heeft een passie voor het helpen van bedrijven bij het optimaliseren van hun informatiebeheerprocessen. Ons streven naar uitmuntendheid heeft geresulteerd in talloze succesvolle projecten en tevreden klanten.

iManage is het bedrijf dat zich richt op Making Knowledge Work™. Het intelligente, cloudgebaseerde en veilige kenniswerkplatform maakt het mogelijk om organisaties om de kennis te ontdekken en te activeren die aanwezig is in hun zakelijke content en communicatie. Geavanceerde kunstmatige Intelligentie en krachtig document- en e-mailbeheer creëren verbanden tussen gegevens, systemen en mensen terwijl gebruik wordt gemaakt van de context van organisatie-inhoud om diepgaande inzichten, geïnformeerde zakelijke beslissingen en samenwerking te stimuleren. Ondersteund door best of ras beveiliging, geavanceerde workflows en governance benaderingen, heeft iManage zijn plaats verdiend als de industriestandaard door middel van voortdurend innoveren om de meest complexe professionele uitdagingen op te lossen en betere bedrijfsresultaten mogelijk te maken voor meer dan een miljoen professionals in meer dan 65 landen.