AKD's Cloud-First strategie gaat verder met IRIS en iManage Cloud

AKD is een vooraanstaand Benelux advocatenkantoor met meer dan 500 professionals verspreid over kantoren in Nederland, België en Luxemburg. AKD staat bekend om hun diepgaande sectorkennis en grensoverschrijdende expertise en biedt een uitgebreid scala aan juridische diensten, waaronder fusies en overnames, procesvoering en advies bij projecten met grote impact. Hun streven naar duidelijkheid, inclusieve cultuur en hoogwaardige oplossingen heeft AKD tot een vertrouwde adviseur gemaakt voor zowel nationale als internationale cliënten die op zoek zijn naar eenvoudige, efficiënte en effectieve juridische ondersteuning.

AKD werkt sinds 2017 samen met IRIS voor de implementatie van iManage. Met iManage cloud en hun focus op de verschuiving naar de Cloud, waren de volgende stappen duidelijk voor AKD.

Voor AKD was de overstap naar de cloud een natuurlijke progressie in hun streven naar moderne technologie. Sinds 2019 hebben ze een Cloud-first strategie gevolgd voor alle applicaties, klaar om gebruik te maken van de nieuwste beschikbare efficiëntie. Met een gevestigde on-premise opstelling behielden ze een solide operationele controle en beveiliging, maar toen ze volledig overstapten op de Azure Cloud, werd een Cloud-gebaseerde documentbeheer platform voor iManage werd de logische volgende stap. Sinds het gevestigde partnerschap met IRIS sinds 2017, gaf dit hen het vertrouwen om samen met IRIS verder te gaan met dit ambitieuze migratieplan.

Het doel van AKD was een naadloze migratie van iManage naar de Cloud met minimale verstoring voor eindgebruikers en verbeterde functionaliteit na de migratie. Door actieve en gearchiveerde documentdatabases te consolideren in één platform wilde AKD het beheer van zowel actieve als gearchiveerde bestanden vereenvoudigen en tegelijkertijd de behoefte aan technisch toezicht op de lange termijn verminderen. De ervaring van IRIS met hun omgeving was van onschatbare waarde om dit te bereiken.

Om de migratie aan te pakken, begonnen ze met het zorgvuldig in kaart brengen van hun bestaande on-premise iManage-omgeving, met gedetailleerde serverconfiguraties en de noodzakelijke stappen voor een Cloud-setup. Gezien de stabiliteit van iManage in de Cloud, vermeden ze een totale heropbouw, waardoor hun tijdlijn efficiënt bleef en de complexiteit afnam.

Op ConnectLive, het iManage-evenement in Londen in 2022, kregen ze waardevolle bevestiging dat ze op de goede weg waren. Terwijl ze bezig waren met de voorbereidingen voor hun cloudmigratie, zagen ze dat veel andere bedrijven al waren overgestapt op cloudomgevingen, wat het vertrouwen in hun eigen strategie versterkte. Deze cloudmigratie was inderdaad de juiste volgende stap.

AKD's langdurige partnerschap met IRIS was van groot belang. Onze grondige kennis van de infrastructuur van AKD stelde ons in staat om gerichte ondersteuning te bieden vanaf de projectplanning tot aan de migratie. De integratie vereiste het consolideren van hun praktijk- en archiefdatabases in één geconsolideerd systeem; een stap die het beheer van bestandsrechten vereenvoudigde, maar ook onverwachte technische hindernissen met zich meebracht. Ons team, dat bekend is met de unieke omgeving van AKD, loodste hen door deze complexiteit en hield hen op koers.

Dankzij een gefaseerde aanpak konden IRIS en het interne AKD-team elke mijlpaal beheren, van "go/no-go" controlepunten tot de uiteindelijke migratiedag. "Zelfs tijdens de vakantieperiode werd er vooruitgang geboekt dankzij de proactieve betrokkenheid en tijdige communicatie van IRIS, waardoor we klaar waren voor elke fase", zegt Sandra Janssen, applicatiespecialist bij AKD.

Tijdens het hele proces was de ondersteuning volledig voorbereid en ondervonden de eindgebruikers van AKD minimale verstoring. Een naadloze migratie van 23 miljoen documenten ging bijvoorbeeld gepaard met upgrades zoals de mogelijkheid om documenten te bekijken. Deze functie was on-premise traag en onbetrouwbaar, maar in de Cloud leverde het een echte verbetering op voor hun gebruikers, omdat het veel sneller en betrouwbaarder werkte.

Na de migratie heeft AKD meerdere voordelen gezien, met een minimale behoefte aan onderhoud of probleemoplossing. Dankzij onze robuuste ondersteuning kon AKD de migratie voltooien met weinig onderbreking voor de gebruikers. Positieve veranderingen zijn onder andere:

• Voorbeeld van een document: Directe previews van documenten, voor een betere gebruikerservaring.
• Versiebeheer: Eenvoudig versies ophalen voor een verbeterde workflow.
• Verbeterde zoekfunctionaliteit: Uitgebreide zoekmogelijkheden.

De onderhoudsvereisten zijn met meer dan de helft teruggebracht en het team kan zich nu meer richten op de uitrol en updates in plaats van op het oplossen van problemen. Bovendien is de gebruikerservaring soepel, met opmerkingen als "Alles ziet er hetzelfde uit", wat wijst op minimale verstoring en grote tevredenheid.

Sinds de migratie heeft AKD minder vaak ondersteuning nodig, wat de stabiliteit van het iManage Cloud-platform onderstreept. Hun relatie met IRIS blijft echter essentieel bij het verkennen van verdere optimalisaties. Van proactieve beoordelingen voorafgaand aan de migratie tot toegewijde ondersteuning tijdens de overgang, we hebben ervoor gezorgd dat elke fase aan de verwachtingen van AKD voldeed. Deze migratie markeert het begin van een nieuwe fase voor AKD terwijl ze het potentieel van iManage Cloud maximaliseren, met onze expertise als een waardevolle aanwinst bij het realiseren van nieuwe mogelijkheden.

IRIS is een betrouwbare leverancier van informatiebeheeroplossingen met meer dan 25 jaar ervaring in EMEA. Als onderdeel van Canon Benelux levert IRIS strategisch advies, geavanceerde softwareoplossingen, integraties en technische ondersteuning aan sectoren als de juridische en financiële sector en het bedrijfsleven. Onze oplossingen omvatten digitalisering van documenten, content management en optimalisatie van bedrijfsprocessen, ondersteund door toonaangevende partners zoals iManage, Docusign en TIQ Time. Met een team van bekwame consultants en ontwikkelaars zorgen we ervoor dat elke klant een aanpak op maat krijgt om de efficiëntie te maximaliseren en te voldoen aan hun unieke doelstellingen op het gebied van informatiebeheer.

iManage is toonaangevend op het gebied van kennisbeheer en helpt organisaties veilige, AI-gebaseerde platforms te gebruiken om inzichten en geïnformeerde besluitvorming te stimuleren. De cloud-gebaseerde oplossingen integreren data, systemen en teams en zorgen voor veilig, naadloos document- en e-mailbeheer voor meer dan een miljoen professionals wereldwijd.