BarentsKrans, een toonaangevend Nederlands advocatenkantoor, zet een beslissende stap in de richting van een volledig cloud-gebaseerde IT-infrastructuur. Met ongeveer 160 gebruikers die vertrouwen op iManage dagelijks, ze hadden een documentbeheer oplossing die aansluit bij hun Cloud-first strategie. Hun langetermijnvisie is om binnen de komende twee jaar alle kernsystemen over te zetten op SaaS. Door over te stappen op iManage Cloud met de ondersteuning van IRIS, hebben ze het beheer van de infrastructuur op locatie overbodig gemaakt en tegelijkertijd de beveiliging, prestaties en compliance verbeterd.
HET DOEL
Een naadloze migratie met minimale verstoring
BarentsKrans wilde migreren naar iManage Cloud met zo min mogelijk verstoring voor hun eindgebruikers. De overgang moest soepel verlopen en ervoor zorgen dat de prestaties gelijk bleven of zelfs verbeterd werden ten opzichte van hun on-premise omgeving. Daarnaast was het elimineren van de noodzaak voor updates, upgrades en onderhoud op locatie een belangrijke drijfveer voor deze transformatie.
Nu kunstmatige intelligentie steeds belangrijker wordt in de juridische technologie, zag BarentsKrans de migratie als een kans om niet alleen het beheer van het beveiligings- en nalevingsbeleid te vereenvoudigen, dat veel moeilijker te hanteren was op locatie, maar ook om de toekomstige AI-mogelijkheden van iManage te verkennen.
Inhoudsopgave
PLANNING VOOR SUCCES
Een goede voorbereiding leidt tot een soepele overgang
Voorafgaand aan de migratie wijdde BarentsKrans zes maanden aan een grondige Cloud-assessment, waarbij hun iManage-omgeving zorgvuldig in kaart werd gebracht. Hun technische team zorgde ervoor dat alle voorbereidingen voor de database en infrastructuur van tevoren waren afgerond, zodat de overgang naadloos kon verlopen.
Deze gestructureerde aanpak wierp zijn vruchten af. Toen het migratieproject officieel van start ging, was het hele proces binnen zes maanden voltooid, een opmerkelijke prestatie in IT-projecten van deze omvang.
SAMENWERKING MET IRIS
Vertrouwde expertise voor een zelfverzekerde verhuizing
Omdat BarentsKrans al met IRIS had gewerkt als hun on-premise partner voor iManage, overwoog BarentsKrans geen alternatieve aanbieders voor de cloudmigratie. IRIS's grondige kennis van hun omgeving maakte de samenwerking efficiënt en effectief. Met duidelijke communicatie en proactieve ondersteuning hielp IRIS BarentsKrans de migratie zonder vertragingen uit te voeren.
"Migreren naar de cloud is een belangrijke stap voor elk advocatenkantoor. Het feit dat BarentsKrans een naadloze overgang heeft ervaren, zonder verstoringen van hun workflow, toont de kracht aan van een grondige voorbereiding en sterke samenwerking. Bij IRIS zijn we er trots op hen te hebben ondersteund in deze reis en we kijken ernaar uit hen te helpen de voordelen van iManage Cloud in de komende jaren te maximaliseren."
Een vlekkeloze Go-Live migratie-ervaring
Een van de meest opmerkelijke resultaten van de migratie was dat eindgebruikers er nauwelijks iets van merkten. Er waren geen klachten, geen onderbrekingen, gewoon een naadloze overgang van on-premises naar de Cloud. Omdat BarentsKrans al de nieuwste versie van iManage op locatie gebruikte, was de enige zichtbare verandering de locatie van hun gegevens. Voor gebruikers bleef de ervaring echter identiek, wat het succes van de migratie versterkt.
Hoewel de migratie soepel verliep, waren er na de migratie kleine uitdagingen met betrekking tot machtigingen en het opnieuw indienen van documenten. Door de samenwerking tussen IRIS en iManage werden deze problemen binnen drie weken volledig opgelost, zodat alles optimaal functioneerde in de Cloud.
"In mijn carrière sinds 1998 duren IT-projecten bijna altijd langer dan gepland. Maar dit project? We hebben het voor elkaar gekregen - op tijd, zonder vertragingen. Dat alleen al maakt het een van de beste projecten waar ik ooit deel van heb uitgemaakt. Ik ben trots op deze gezamenlijke prestatie."
Belangrijkste resultaten en zakelijke voordelen
- Eliminatie van infrastructuur op locatie - Geen hardware-onderhoud, updates of upgrades nodig.
- Geoptimaliseerde prestaties - Systeemprestaties voldeden aan de verwachtingen of overtroffen deze.
- Minimale verstoring - Gebruikers ervoeren geen significante verandering in hun dagelijkse workflows.
- Vereenvoudigde beveiliging en compliance - Eenvoudiger beheer van beleidsregels vergeleken met een opstelling op locatie.
- Betrouwbaar partnerschap - Blijvend vertrouwen in IRIS als strategische technologiepartner.
VOORUITKIJKEN
iManage uitbreiden met AI en Microsoft Teams-integratie
Nu de migratie naar iManage Cloud met succes is afgerond, kijkt BarentsKrans vooruit. Hun toekomstige routekaart omvat het gebruik van kunstmatige intelligentie voor documentbeheer en het onderzoeken van oplossingen voor documentbeheer (archivering). Daarnaast overwegen ze een diepere integratie tussen iManage en Microsoft Teams om de samenwerking verder te stroomlijnen.
Door iManage Cloud te omarmen, heeft BarentsKrans zich gepositioneerd voor succes op lange termijn, door ervoor te zorgen dat het IT-landschap modern, veilig en schaalbaar blijft. Met IRIS als betrouwbare partner zijn ze goed uitgerust om hun digitale werkplek te blijven optimaliseren.
Over IRIS
IRIS is een vertrouwde leverancier van informatiebeheeroplossingen met meer dan 25 jaar ervaring in EMEA. Als onderdeel van Canon IMS levert IRIS strategisch advies, geavanceerde softwareoplossingen, integraties en technische ondersteuning voor sectoren als de juridische en financiële sector en het bedrijfsleven. Onze expertise omvat digitalisering van documenten, content management en automatisering van bedrijfsprocessen, ondersteund door toonaangevende partners zoals iManage, Docusign en TIQ Time.
Over iManage
iManage is toonaangevend op het gebied van kennisbeheer en biedt AI-gestuurde, veilige oplossingen waarmee professionals slimmer kunnen werken. Het cloudgebaseerde platform integreert gegevens, systemen en teams en biedt naadloos document- en e-mailbeheer voor meer dan een miljoen gebruikers wereldwijd.
