CMS Oostenrijk is het technische hoofdkantoor voor 11 Europese vestigingen van het wereldwijde advocatenkantoor CMS. Om concurrerender te zijn, had het kantoor een uitgebreide documentbeheerstrategie en een nieuw platform nodig. Inspelend op de behoeften van hun internationale bedrijf, markt en klantenbestand, lanceerde het kantoor iManage Work 10 in de Cloud met een campagne om de gebruikersadoptie te stimuleren. Nu kan het kantoor inschrijven op meer opdrachten en hun advocaten werken efficiënter dan ooit tevoren.
CMS Oostenrijk maakt deel uit van het internationale CMS netwerk en verleent juridische diensten aan cliënten in heel Europa vanuit 11 regionale kantoren. In het hoofdkantoor in Wenen werken 75 advocaten die gespecialiseerd zijn in grensoverschrijdende zaken en regelgeving. Het team concentreert zich voornamelijk op fusies en overnames, financiën, vastgoed, bouw, arbeid, belastingen, intellectuele eigendom, IT en aanbestedingsrecht, en ondersteunt cliënten bij elke stap van het juridische proces.
De uitdaging
Eén gebruikerservaring voor het hele bedrijf
CMS Oostenrijk heeft cliënten veel te bieden - specialistische kennis, naadloze juridische dienstverlening
in Oostenrijk en in heel Centraal- en Oost-Europa (COE). Maar zonder een uitgebreide
documentbeheerstrategie en -platform, kwam het bedrijf niet in aanmerking om mee te dingen naar
bepaalde soorten juridische zaken en riskeerde klanten te verliezen aan concurrenten.
"Klanten willen de zekerheid dat hun gegevens veilig zijn. Zonder een robuuste aanpak van document
management, werden we niet alleen geëlimineerd uit aanbestedingen en verzoeken om voorstellen (RFP's)
- Het voltooien van audits voor bestaande klanten was ook moeilijk," legt Thomas Kroupa uit,
Hoofd IT bij CMS Oostenrijk.
De Weense vestiging van CMS fungeert als digitaal hoofdkantoor voor 11 kantoren in heel COE.
Toen het IT-team op zoek ging naar een oplossing voor documentbeheer voor het bedrijf,
die samenviel met de start van Kroupa's werk op het kantoor, werkten ze nauw samen met de
Het managementteam van het bedrijf om een centrale strategie te bepalen om de transformatie te stroomlijnen.
"We willen als één entiteit opereren, maar dat betekent dat we rekening moeten houden met verschillende tijdzones,
overheidsbeleid en regionale regelgeving voor gegevensbescherming die invloed hebben op de manier waarop we gegevens delen
documenten," deelde Jelena Bosnjak, hoofd Bedrijfsontwikkeling, Marketing en
Communicatie. "We moesten één gebruikerservaring definiëren die de behoeften van de klant in balans brengt
met de manier waarop advocaten het liefst werken, en het dan op een slimme manier uitrollen om het gebruikersgemak te maximaliseren.
adoptie," voegde Kroupa eraan toe.
iManage is niet alleen een geweldige oplossing voor documentbeheer, het is ook de katalysator geweest voor bedrijfsbrede transformatie en heeft ons geholpen best practices en hogere normen te definiëren voor het beheren en beschermen van onze kennis.
De oplossing
Modern kenniswerkplatform ondersteunt bedrijfsbrede efficiëntie
Om de complexiteit en het risico van verbindingsproblemen te verminderen die gepaard gaan met een infrastructuur op locatie, besloot het kantoor een cloudoplossing te gebruiken voor alle kantoren in COE. Ze kozen voor iManage Work 10 in the Cloud en werkten samen met iManage partner, IRIS Nederland, om het platform te implementeren en te integreren met backend databases en het praktijkmanagementsysteem, jurXpert.
"iManage is dé oplossing voor advocatenkantoren. We waren onder de indruk van hoe gemakkelijk het is om het te integreren met andere systemen," zei Kroupa. "Sommige van onze legacy-technologieën zijn notoir moeilijk te moderniseren, maar alles werkt goed met iManage." CMS Oostenrijk definieerde standaard workflows voor 320 medewerkers en werkte samen met IRIS Nederland om ervoor te zorgen dat iManage deze zou ondersteunen. Deze blauwdruk voor adoptie is geleidelijk uitgerold naar alle locaties om de werkpraktijken te stroomlijnen en bedrijfsbrede efficiëntie tot stand te brengen.
"We wilden op de slimst mogelijke manier werken, wat betekende dat we alle 320 medewerkers moesten stimuleren", legt Bosnjak uit. "Na aanvankelijke hiaten in de communicatie realiseerden we ons dat het betrekken van het personeel de sleutel was tot het stimuleren van de adoptie, en we nomineerden supergebruikers om het leren van collega's aan te moedigen."
Centraliseren in één oplossing vereenvoudigt samenwerking
De feedback van advocaten, zoals Gentscho Pavlov, co-manager en CEE-partner op het kantoor in Sofia, is positief. Pavlov zei dat functies zoals "snel bestand", die helpt om e-mails snel op de juiste plaats op te slaan, en "mijn favorieten", een knop die met één klik toegang geeft tot de meest gebruikte mappen van elke advocaat, populair zijn, samen met veilige, altijd toegankelijke toegang via de mobiele app.
"Tijd is alles in ons bedrijf. iManage betekent dat we snel door de klusjes heen kunnen en ons kunnen richten op belangrijkere taken", aldus Pavlov. "Organisaties die nog steeds vertrouwen op advocaten die mappen maken voor hun documenten, missen een kans om efficiënter te werken en menselijke fouten te verminderen."
Het team heeft ook iManage Drive en iManage Share geïmplementeerd om de samenwerking met externe partners en stagiaires te vereenvoudigen, die met klanten kunnen werken zonder volledige toegang tot systemen en gegevens nodig te hebben. Vergeleken met de verschillende kanalen die het bedrijf voorheen gebruikte om documenten met klanten te delen, is het veel eenvoudiger om deze te beheren door ze te centraliseren in één oplossing. De nieuwe beleidsregels voor "need to know" en "standaard weigeren" helpen ook om gegevens veilig te houden en gevoelige zaken te beschermen met ethische muren.
iManage Threat Manager wordt gebruikt om de toegang tot informatie te controleren. Hoewel van supergebruikers wordt verwacht dat ze toegang hebben tot meer bestanden dan andere werknemers, kan CMS Austria ervoor zorgen dat de compliance regels worden nageleefd - vooral als de werknemer het bedrijf gaat verlaten.
Bedrijfsresultaten
Meer werk binnenhalen, klanten beter van dienst zijn
Met iManage Work 10 in de Cloud hebben advocaten een veilig, zeer beschikbaar platform ter ondersteuning van het werk van cliënten. Samenwerken en zoeken naar documenten gaat sneller en eenvoudiger, en de medewerkers houden van de gebruiksvriendelijke interface en kanaalstructuur die CMS Austria heeft.
uitgerold.
"iManage heeft geweldige functies die ons leven eenvoudiger maken. Met iManage Share kunnen we bijvoorbeeld snel en intuïtief samenwerken en documenten veilig delen met cliënten", zegt Kroupa. "Zaken worden ook verrijkt met metadata, waardoor het voor advocaten en assistenten veel eenvoudiger wordt om te vinden wat ze zoeken."
En wat betreft het meedoen aan aanbestedingen: CMS Austria kan nu meer offertes indienen voor nieuw werk voor klanten, in de veilige wetenschap dat het een vertrouwd, betrouwbaar documentbeheersysteem heeft dat zijn gegevens beschermt.
"iManage maakt ons aantrekkelijker voor klanten, efficiënter en helpt ons bij het stroomlijnen van onze activiteiten.
activiteiten in 11 regio's," aldus Bosnjak.
"Tot slot is de gebruikersadoptie geweldig geweest. Het vinden van supergebruikers die echt enthousiast zijn om het platform te gebruiken in plaats van ze te nomineren, maakte een enorm verschil om de ondersteuningsstructuren goed op hun plaats te krijgen voor ons nieuwe systeem en is de grootste organisatorische uitdaging geweest," voegt Kroupa toe.
Automatisering en standaardisatie zorgen ook voor een hogere productiviteit, waardoor advocaten hun factureerbare uren kunnen verhogen. En het kantoor bespaart ook op operationele kosten. Pavlov meldt dat het bedrijf minder uitgeeft aan de opslag van fysieke kopieën van documenten omdat ze niet meer geprint hoeven te worden - ze staan veilig in de iManage Cloud. Het bedrijf bespaart ook op afdrukken, papier en inkt.
"iManage heeft onze benadering van documentbeheer veranderd. Het verbetert de beveiliging, helpt ons te voldoen aan de GDPR en maakt beter bestuur mogelijk," onthult Pavlov. "Maar het integreert ook naadloos met andere systemen, helpt bedreigingen te identificeren en maakt het team productiever. Door voor een strikte aanpak te kiezen en standaardprocessen te definiëren, bouwen we goede gewoonten op die resulteren in een betere dienstverlening aan onze klanten."
Vooruitblik
Terwijl CMS Austria steeds meer werknemers laat overstappen op iManage, overweegt het bedrijf ook om de beveiliging te verbeteren met iManage Security Policy Manager, dat in de loop der jaren is uitgebreid.
vereenvoudigt het creëren van ethische muren - en de uitrol van iManage Records Manager om retentie te vereenvoudigen en te standaardiseren.
"Het brede scala aan iManage oplossingen zet ons aan het denken over zaken als dataretentie. Het is niet alleen een geweldige oplossing voor documentbeheer, het is ook een oplossing voor het bewaren van gegevens.
de katalysator voor bedrijfsbrede transformatie en hielp ons bij het definiëren van best practices en hogere normen voor het beheren en beschermen van onze kennis," aldus Kroupa.
Hoe we kunnen helpen
Allereerst bedankt voor het lezen van onze blog. We delen graag onze gedachten over digitale bedrijfstransformatie. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief als je dat nog niet hebt gedaan.
Bij IRIS begrijpen we als geen ander dat informatie de bron is van elke organisatie en daarom intelligente, toekomstbestendige oplossingen vereist die voldoen aan de behoeften van organisaties en hun gebruikers. Daarom levert al meer dan 25 jaar met succes oplossingen voor informatiebeheer aan ondernemingen en professionele dienstverleners. Ons team van gecertificeerde informatieprofessionals heeft de ervaring en expertise om u te ondersteunen bij digitale transformatieprojecten, van begin tot eind, om bedrijfswaarde op de lange termijn te realiseren.
Onze oplossingen voor informatiebeheer om onze klanten te helpen nieuwe manieren van werken in te voeren, zijn gebaseerd op 3 hoofdcomponenten:
- Inhoud diensten: Krijg grip op alle gegevens om waarde te halen uit uw bedrijfscontent - en de informatie die deze achterhoudt.
- Privacy en gegevensbeschermingBescherm uw bedrijf, reputatie en klanten met robuuste technologie zonder de workflow van uw team te beïnvloeden.
- Workflow automatisering: handmatige processen vervangen door geautomatiseerde processen om de efficiëntie te verbeteren, fouten en kosten te verminderen en de consistentie te verhogen.