IRIS Nederland, specialist in oplossingen voor content services en workflow automatisering voor kennisprofessionals, is door Lydian geselecteerd om te migreren van iManage on-premise naar iManage Cloud.

Met hoofdzetel in Brussel en bijkomende kantoren in Antwerpen en Hasselt is Lydian een toonaangevend, onafhankelijk advocatenkantoor in België en daarbuiten. Door het aanbieden van een full-service aanbod, door een mix van expertise in transactioneel recht en procesvaardigheden, streeft Lydian ernaar om echte waarde toe te voegen voor haar cliënten. Sinds de oprichting in 2001 is Lydian uitgegroeid tot een team van 120 medewerkers, waaronder 85 advocaten. Als technologisch innovatief bedrijf wordt het kantoor regelmatig erkend door belangrijke juridische gidsen zoals Legal 500, Chambers, ILFR, Trends Legal Awards en WTR1000 voor zijn prestaties en prestaties.

Lydian bouwt al jaren aan een effectieve en efficiënte oplossing voor documentbeheer met behulp van de iManage suite van producten, altijd ondersteund door IRIS als de gekozen implementatie- en ondersteuningspartner. De oplossing legt de enorme hoeveelheid documentatie met betrekking tot elke zaak die het bedrijf behandelt vast, slaat deze veilig op en beheert alle interne documenten. Omdat Lydian graag gebruik maakt van de nieuwste technologieën, om uiteindelijk voordeel te behalen voor haar klanten en specifieke uitdagingen te overwinnen, heeft het bedrijf de beslissing genomen om over te stappen naar de cloud.

De sleutel tot het succes van Lydian is het leveren van het serviceniveau dat haar klanten verwachten, tegen een concurrerende prijs. Om dit te bereiken, zoekt Lydian voortdurend naar manieren om het serviceniveau te verbeteren met behulp van technologie en automatisering. Het waarborgen van de bedrijfscontinuïteit staat centraal in deze doelstelling, waarbij de beschikbaarheid van systemen wordt gegarandeerd. De on-premise oplossing betekende echter dat de systemen vaak niet beschikbaar waren voor onderhoud of upgrades.

Dimitri Duwaerts, IT Engineer bij Lydian, legt verder uit: "We wilden ervoor zorgen dat onze medewerkers altijd toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben om onze klanten zo goed mogelijk van dienst te zijn. iManage Cloud biedt dit, ongeacht waar onze medewerkers zich bevinden, zonder downtime door serveronderhoud. We voeren zelf geen serveronderhoud meer uit, waardoor onze supportmedewerkers minder worden belast. Bovendien hoeven we geen back-ups op locatie te onderhouden, wat nog meer tijd en geld bespaart."

Tijdens de veranderingsperiode stapte Lydian ook over van een Citrix desktopomgeving naar een omgeving waar medewerkers laptops gebruiken, wat meer flexibiliteit en minder IT-ondersteuning en onderhoudsoverhead oplevert.

Na eerder nieuwe mogelijkheden rond mobiliteit en delen te hebben geïntroduceerd, keek Lydian opnieuw hoe ze bedrijfsprocessen verder konden optimaliseren om een concurrerende positie in de kostengevoelige juridische markt te behouden.

"We hebben oplossingen nodig die ons helpen dat te bereiken en tegelijkertijd het dagelijkse werkleven van onze advocaten en medewerkers minder complex maken. iManage Cloud helpt ons door een deel van de complexiteit van het beheren van documenten naar de achtergrond te duwen, zodat gebruikers zich kunnen concentreren op wat ze moeten doen."

IRIS werd opnieuw ingeschakeld om de bijgewerkte oplossing te ontwerpen en te implementeren, waarbij ze hun uitgebreide kennis en ervaring van de juridische markt inzetten om aan de behoeften van Lydian te voldoen.

Het beschermen van gevoelige content, bijvoorbeeld intellectueel eigendom en kennis, is een steeds complexere taak. De noodzaak om gegevensverlies te detecteren, in te grijpen en te voorkomen, het bieden van up-to-date analyses en data governance wordt nu verzorgd door iManage Threat Manager.

"Dankzij iManage Threat Manager zijn we beter in staat om te voldoen aan onze behoeften op het gebied van compliance, waaronder gegevensbescherming. Het helpt ons om onze gevoelige informatie en die van onze klanten te beschermen tegen interne en externe bedreigingen door continu gedrag en activiteiten te monitoren en ons te waarschuwen. Het stelt ons in staat om te voldoen aan auditvereisten en helpt ook bij het opsporen van omissies, waarbij een vereiste actie of document misschien niet is voltooid," voegt Duwaerts toe.

Samenwerking blijft een belangrijke factor bij het leveren van uitstekende klantenservice, maar wel binnen de noodzakelijke compliance kaders, waarbij acties worden vastgelegd in een uitgebreid audit trail. iManage Share maakt het mogelijk om enkelvoudige, meervoudige of hele pakketten documenten op een veilige manier te delen met externe partijen, in het bijzonder klanten.

"iManage Share stelt ons in staat om met één klik documenten op een veilige manier beschikbaar te maken voor een klant. We kunnen op afstand met hen samenwerken en zelfs realtime wijzigingen in documenten aanbrengen die beide partijen direct kunnen zien. Dit helpt ons om nog sterkere relaties met cliënten op te bouwen, door cliënt-jurist nabijheid te bieden, zelfs wanneer we elkaar niet persoonlijk kunnen ontmoeten, wat cruciaal was tijdens de recente COVID-19 pandemie," zegt Koen Poncelet, COO bij Lydian.

Lydian gebruikt iManage Cloud ook voor het opslaan en beheren van interne documenten, zoals HR-, financiële, IT- en projectmanagementbestanden. Tijdens projecten met IRIS werden documenten bijvoorbeeld niet via e-mail uitgewisseld, maar gedeeld via iManage Share, zodat alle betrokkenen toegang hadden tot de allerlaatste versie van documentatie.

"Door iManage Share te gebruiken, zijn we er altijd zeker van dat er slechts één versie van de waarheid is. Dit bespaart tijd, vergemakkelijkt de samenwerking en elimineert het risico op misverstanden als gevolg van ongecontroleerde versies van documenten die circuleren," legt Poncelet uit.

Net als in het verleden aarzelde Lydian niet om IRIS in te schakelen om de overstap naar iManage Cloud te maken en de mogelijkheden van de oplossing verder uit te breiden.

"We zien IRIS als een partner, niet als een verkoper of leverancier in de traditionele zin van het woord. Hun inbreng is altijd pragmatisch, open en eerlijk. Dit betekent dat we altijd weten waar we aan toe zijn en dat is belangrijk voor ons. Het is een bewijs van deze relatie dat we blijven voortbouwen op het wederzijdse vertrouwen dat we gedurende vele jaren hebben opgebouwd", aldus Poncelet.

De gebruikersacceptatie is hoog en de reacties van gebruikers zijn positief. Door gebruikers er vanaf het begin bij te betrekken, zorgt u ervoor dat veranderingen voldoen aan de behoeften en verwachtingen van gebruikers.

Effectief documentbeheer voor de advocatuur is een noodzaak. De overstap naar de cloud met iManage en IRIS was voor Lydian echter meer dan alleen functies. Het bedrijf heeft zijn doelstellingen op het gebied van bedrijfscontinuïteit voor zijn personeel kunnen bereiken, wat uiteindelijk ten goede komt aan zijn klanten. Het bedrijf is niet langer afhankelijk van een intern datacenter en de overheadkosten voor het beheer van de oplossing zelf.

"Naast een grotere beschikbaarheid hebben we ook de prestaties kunnen verbeteren, met veel betere zoekmogelijkheden. We zijn nu van plan om iManage Threat Manager en iManage Drive verder te optimaliseren om nog flexibeler te kunnen werken, ook offline. Maar daar laten we het niet bij, want we zijn nu van plan om iManage Security Policy Manager te implementeren om gevoelige informatie te beveiligen en te beschermen," besluit Duwaerts.

IRIS is een toonaangevende leverancier van oplossingen voor informatiebeheer, die al meer dan 25 jaar actief is in de EMEA-regio. We zijn er trots op deel uit te maken van Canon Benelux en bieden strategisch advies, softwareoplossingen, systeemintegraties en technische ondersteuning aan een breed scala van industrieën, waaronder juridische en boekhoudkundige bedrijven, financiële dienstverleners en grote ondernemingen.

Onze focus ligt op intelligent informatiebeheer en we bieden een uitgebreid scala aan oplossingen, waaronder documentdigitalisering, contentbeheer en kennis- en bedrijfsprocesbeheer. We werken nauw samen met toonaangevende technologieleveranciers zoals iManage, Litera-Microsystems, BRYTER en Co-Flo om de meest geavanceerde en innovatieve softwareoplossingen op de markt aan te bieden.

Bij IRIS zijn we er trots op dat we een persoonlijke en op maat gemaakte aanpak bieden voor de unieke behoeften en uitdagingen van elke klant. Ons team van hoogopgeleide consultants, ontwikkelaars en ondersteunend personeel heeft een passie voor het helpen van bedrijven bij het optimaliseren van hun informatiebeheerprocessen. Ons streven naar uitmuntendheid heeft geresulteerd in talloze succesvolle projecten en tevreden klanten.