Loyens & Loeff laat medewerkers efficiënter werken met iManage in de cloud

Loyens & Loeff, met het hoofdkantoor in Amsterdam, is een onafhankelijk advocatenkantoor gespecialiseerd in fiscale, civiele en notariële zaken. Het toonaangevende Nederlandse kantoor heeft 1.500 professionals in dienst die klanten over de hele wereld van dienst zijn vanuit kantoren in hun thuismarkten Nederland, België, Luxemburg en Zwitserland en in Londen, Hongkong, Singapore, Tokio en New York. Het bekroonde kantoor stelt mensen centraal en investeert in de nieuwste technologie om medewerkers in staat te stellen hun klanten beter van dienst te zijn.

Documentbeheer naar een hoger niveau tillen

Loyens & Loeff is geen ander advocatenkantoor in Nederland. Het is een toonaangevend kantoor met 1.500 medewerkers dat er trots op is expertise te combineren met innovatieve, ondernemende benaderingen om succes te garanderen. Op het gebied van technologie betekent dit investeren in de beste oplossingen, zodat advocaten zich kunnen richten op datgene waar ze goed in zijn.

"Technologie mag vooruitgang niet vertragen. Het onderhouden van een infrastructuur op locatie miste de flexibiliteit die we nodig hadden om snel te kunnen innoveren," zegt Michel Hartogsveld, IT-directeur bij Loyens & Loeff. "We moeten medewerkers de best mogelijke werkplektools bieden en de meest innovatieve technologieën verplaatsen zich naar de cloud."

Loyens & Loeff is een van de weinige kantoren in Europa die zowel fiscale als civiele juridische diensten onder één dak aanbiedt. Het team bestaat uit civiele advocaten, fiscalisten en notarissen, en elke groep heeft zijn eigen cliënten met unieke behoeften. Civiele zaken zijn bijvoorbeeld korter, terwijl zakelijke klanten die belastingadvies zoeken een langetermijnrelatie met het kantoor opbouwen.

Maar hoewel de dagelijkse werkzaamheden van de advocaten van Loyens & Loeff variëren, heeft het kantoor een consistente, betrouwbare benadering van documentbeheer nodig om ervoor te zorgen dat gegevens veilig en gemakkelijk terug te vinden zijn. Toen het bestaande documentbeheersysteem op locatie het einde van zijn levensduur bereikte, besloot het kantoor op zoek te gaan naar een nieuwe oplossing die goed presteerde, goed werd ondersteund en zijn cloudstrategie zou versnellen.

Na een uitgebreide concurrerende aanbesteding waarin de oplossingen voor het beheer van juridische clouddocumenten op de markt werden geëvalueerd, koos het kantoor voor iManage Work 10 in the Cloud.

De overstap naar de cloud verliep naadloos met ondersteuning van implementatiepartner IRIS. In slechts drie maanden gingen kantoren over de hele wereld live met een big bang roll out op dezelfde dag. Het team zorgde ervoor dat het bestaande documentbeheer werd gerepliceerd.
structuur, zodat het personeel kon werken in een oplossing met een soortgelijke look en feel als de vorige interface. Loyens & Loeff trainde ook supergebruikers om de gebruikersadoptie te stroomlijnen en tegenwoordig werkt het hele team van 1500 medewerkers in iManage.

"We voltooiden de uitrol precies op tijd - dus toen COVID-19 van kracht werd, konden we overschakelen op werken op afstand zonder downtime," herinnert Hartogsveld zich. "iManage hielp de bedrijfscontinuïteit te waarborgen voor een wereldwijd verspreid team met verschillende COVID-19 beperkingen."

Advocaten maken zaken of cases aan in iManage en kunnen alle gerelateerde documenten eenvoudig op één plek opslaan. Ingebouwde beveiliging voorkomt onbevoegde toegang tot gegevens, terwijl iManage Share het makkelijker maakt voor medewerkers om samen te werken met cliënten.

Het kantoor gebruikt ook iManage Threat Manager om ervoor te zorgen dat de gegevens van klanten veilig blijven binnen de bescherming van Loyens & Loeff.

Een bekroond partnerschap

IRIS staat bekend om zijn toonaangevende cloudexpertise in EMEA en het grondige inzicht van het team in de uitdagingen en doelstellingen van Loyens & Loeff waren cruciaal voor het succes van de migratie.

"We bevelen iManage al meer dan 20 jaar aan. Het is het meest geavanceerde cloudplatform voor document- en e-mailbeheer op de markt," zegt Martijn Tekelenburg, Managing Director bij IRIS. Het bedrijf won ook de iManage Cloud Excellence Partner award voor twee opeenvolgende jaren, en het werk met Loyens & Loeff werd erkend als de grootste iManage cloud deal in EMEA.

Advocaten in staat stellen te doen waar ze goed in zijn

De implementatie van iManage documentbeheer in de cloud heeft medewerkers in staat gesteld efficiënter te werken en betere diensten aan cliënten te leveren, terwijl hun gevoelige gegevens veilig zijn. "iManage maakt het leven van advocaten elke dag gemakkelijker. Dankzij de krachtige zoekfunctie kunnen we de juiste documenten sneller vinden en kunnen we de beveiliging per zaak toepassen," aldus Hartogsveld.

Het versnellen van de cloudstrategie van het kantoor verlaagt ook de operationele kosten. Dit is vooral belangrijk voor Loyens & Loeff om haar reputatie te behouden als een innovatief en technologiegedreven kantoor dat praktische oplossingen biedt voor klanten.

"Het hebben van de juiste partner en de juiste technologie is cruciaal voor een succesvolle overstap naar de cloud. IRIS bracht de vaardigheden die we nodig hadden om naadloos te migreren, en iManage brengt alle functionaliteit die we nodig hebben om onze advocaten volledig te ondersteunen en te voldoen aan de regelgeving voor gegevensbeveiliging," concludeerde Hartogsveld.