Gebruikersacceptatie in 5 stappen

Wanneer nieuwe technologie in een organisatie wordt geïntroduceerd, kan dit soms als een bedreiging worden gezien als de bedoeling van de nieuwe technologie niet volledig wordt begrepen. De nieuwe technologie kan worden gezien als concurrentie voor individuen in de organisatie. Veranderingen in de manier waarop we al jaren werken zijn niet altijd welkom, omdat we er normaal gesproken erg aan gewend zijn geraakt om ons werk op een bepaalde manier te doen. Als we de manier waarop we iets doen moeten veranderen, kan het gebruik van een nieuwe technologie of een nieuw proces als bedreigend worden ervaren.

In dit artikel leggen we 5 stappen uit om de introductie van veranderingen op de werkplek voor iedereen gemakkelijker te maken. Door deze stappen te volgen, zouden gebruikers de nieuwe technologie of het nieuwe proces gemakkelijker moeten accepteren. Zoals u wellicht weet, kan verandering zowel opwindend als beangstigend zijn. Dit artikel is gebaseerd op onze ervaring en geeft praktische tips over hoe je acceptatie van je gebruikers kunt krijgen bij het implementeren van een nieuwe technologie, een nieuw proces of een andere verandering. Wij maken organisaties immers mogelijk met innovatieve oplossingen - en we weten dat het belangrijk is dat gebruikers een nieuwe manier van werken accepteren om er een succes van te maken!

Stap 1: Weet dat je iets nieuws introduceert in de organisatie

Verandering maakt deel uit van ons zakelijke leven. Hoewel de verandering misschien klein lijkt voor degenen die het implementeren, kunnen eindgebruikers een andere indruk hebben. Het is veel gemakkelijker om veranderingen te accepteren als de gebruiker begrijpt waarom de verandering wordt voorgesteld. Ze moeten ook begrijpen wat er vanuit zakelijk oogpunt nodig is. Nog belangrijker is het om uit te zoeken en te begrijpen wat gebruikers nodig hebben en willen om effectiever te zijn in hun werk. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat verstorende krachten of chaos geen negatieve invloed hebben op eindgebruikers.

Wanneer je je processen verandert of een nieuwe technologie selecteert, verlies dan nooit uit het oog hoe de gebruiker het proces zal begrijpen en gebruiken in zijn werkdag. Dit betekent dat wat je ook implementeert, ontworpen is om de houding en het gedrag van de gebruiker te ondersteunen in plaats van te eisen dat de gebruiker zich aanpast aan het nieuwe proces of de nieuwe technologie. Om er zeker van te zijn dat het proces of de technologie geschikt is voor de gebruiker, is het verstandig om gebruikers het nieuwe proces of de nieuwe technologie te laten uitproberen. Hoe geweldig het nieuwe proces of de nieuwe technologie ook is, je project kan als mislukt worden beschouwd als de gebruikers het niet accepteren.

Vandaag de dag drijft consumerisation de adoptie van nieuwe technologieën en veranderingen in onze organisaties aan. Door te luisteren naar de uitdagingen en problemen die uw gebruikers hebben, kunt u sneller reageren en sneller geaccepteerd worden. Door een technologie te implementeren met dit in gedachten, zullen uw werknemers meer voldoening ervaren in hun werk en efficiënter kunnen werken.

Stap 2: De belangrijkste gebruikers en belanghebbenden erbij betrekken

Net als bij elk ander project is het belangrijk om een groep belanghebbenden te verzamelen die kunnen optreden als voorvechters van wat je aan het implementeren bent. Deze belanghebbenden kunnen deel uitmaken van het algemene projectteam of ze kunnen een andere groep belanghebbenden zijn die zal helpen om meer van je organisatie bij het project te betrekken. Houd deze groep klein, maar probeer alle werkgroepen in de organisatie te vertegenwoordigen. De management champion voor het project moet er zeker deel van uitmaken.

De sleutel tot het verkrijgen van gebruikersacceptatie is om de verschillende gebruikers/stakeholders uit je organisatie te gebruiken om de verandering te communiceren en enthousiasme op te bouwen over de aanstaande technologie- of procesverandering. Personen uit alle lagen van de hiërarchie van de organisatie moeten erbij betrokken worden, zodat ze met andere collega's kunnen praten en de veranderingen kunnen relateren aan hun specifieke behoeften. Als je tegenstanders voor je kunt winnen, kunnen zij voorstanders van de verandering worden.

Bij elk project dat we doen, ondersteunen we onze klanten bij het verkrijgen van gebruikersacceptatie. Van het definiëren van de vereiste rollen van belanghebbenden tot onboardingactiviteiten en ondersteuning bij communicatie, samen zorgen we ervoor dat de gebruikersacceptatie wordt bereikt.

Stap 3: Een communicatie-/betrokkenheidsplan ontwikkelen

Ontwikkel een communicatieplan om de angst en stress van verandering te verminderen en om ervoor te zorgen dat wat je implementeert geaccepteerd en succesvol zal zijn. In dit plan moet je het proces vastleggen voor het communiceren van de veranderingen aan je organisatie op alle niveaus. Het communicatieplan zal helpen om ervoor te zorgen dat je communicatie goed is geformuleerd voor een maximaal begrip en om alle verwarring of angst weg te nemen die geassocieerd kan worden met verandering.

Collega's op alle niveaus moeten betrokken worden bij het project. Met behulp van een betrokkenheidsplan kun je vaststellen hoe iedereen bij het project betrokken kan worden. Bepaal een aantal metingen om het succes van je communicatie- en betrokkenheidplannen te meten.

Ons beste advies is om het eenvoudig te houden. Communicatie moet natuurlijk zijn. Communiceer regelmatig of deel stukjes over het project op een intranetsite om transparantie in het project te laten zien. Je wilt dat iedereen weet hoe het project verloopt en dat er enthousiasme ontstaat.

Stap 4: Een trainingsprogramma ontwikkelen

Je hebt veel tijd en geld geïnvesteerd om je proces te verbeteren of om nieuwe technologie te selecteren en aan te schaffen. Laat die investering niet voor niets zijn geweest. Elke organisatie zal sceptici hebben! Als we het nieuwe proces of de nieuwe technologie begrijpen en begrijpen waarom het wordt geïmplementeerd, is het gemakkelijker om het te accepteren. Zorg ervoor dat iedereen in de organisatie die betrokken is bij het proces of de technologie training krijgt. Alle trainingen die betrekking hadden op de oude technologie of het oude proces moeten worden bijgewerkt. De training voor het nieuwe proces en de nieuwe technologie moet ook worden opgenomen in de training voor het inwerken van nieuwe medewerkers en in eventuele opfriscursussen. Met de juiste training is je organisatie goed op weg om haar doelen te bereiken.

Maak de training boeiend en leuk! Probeer alternatieve methoden te bedenken, zoals spelletjes om het nieuwe proces of de nieuwe technologie aan te leren. Vergeet niet dat veel van uw collega's misschien nog geen proces- of technologietraining hebben gehad sinds ze bij uw organisatie werken. Deze training zal helpen om het beleid en de procedures van uw organisatie te versterken.

Afhankelijk van het type project is training een vast onderdeel van een project. Onze gecertificeerde professionals kunnen uw belangrijkste gebruikers trainen volgens het "train-de-trainer"-principe. Je team is in staat om je eindgebruikers in no-time op te leiden! Natuurlijk is het altijd mogelijk om aanvullende training te volgen om u te specialiseren of als er nieuwe key-users in uw organisatie aan de slag gaan.

Stap 5: Blijf informeren en voorlichten

Na een succesvolle implementatie en gebruikersadoptie is het belangrijk om je gebruikers te blijven informeren en opleiden. Na een tijdje is de nieuwe software aangepast aan hun routine, waardoor gebruikers zich soms niet bewust zijn van alle mogelijkheden die de software hen kan bieden om hun dagelijkse routine te versnellen. Door regelmatig educatie/updatesessies over de software te houden, kunnen gebruikers een grotere leercurve ervaren bij het verwerven van de kennis van het systeem. Deze sessies kunnen worden gebruikt om te wijzen op veelgebruikte functies en nieuwe software-updates.

Hoe we kunnen helpen

Op IRIS Nederland we nemen informatiebeheer serieus. Informatie is de bron van elke organisatie en vereist daarom intelligente, toekomstbestendige oplossingen die voldoen aan de behoeften van organisaties en hun gebruikers. Die belofte komen we onze klanten al meer dan 20 jaar na. Of je nu een nieuwe document- of een andere informatiebeheeroplossing wilt implementeren: wij hebben de ervaring om je bij zo'n project van begin tot eind te ondersteunen.

Neem contact op met ons als je meer wilt weten over hoe onze oplossingen en diensten kan uw organisatie efficiënter, veiliger en slimmer laten werken.