Cloud computing beschrijft een IT-infrastructuur die is gemaakt toegankelijk via internet. Applicatiesoftware, opslagruimte of rekenkracht wordt meestal als dienst aangeboden via Cloud. Een documentbeheersysteem hoeft bijvoorbeeld niet meer op lokale computers geïnstalleerd te worden, maar wordt via internet aan de gebruiker beschikbaar gesteld. Voor de iManage oplossing ligt dit echter iets anders. Hoewel iManage toegankelijk is via de webbrowser, gebruiken onze klanten iManage voornamelijk vanuit de Outlook-integratie, wat betekent dat DMS-gerelateerde software nog steeds op de pc geïnstalleerd moet zijn.

De gebruiker huurt meestal een licentie en kan vrij gebruik maken van de functies van het DMS-systeem in de Cloud. In deze context spreken we ook van Software-as-a-Service (SaaS). Het SaaS-model bespaart de gebruiker de aankoop- en bedrijfskosten van een systeem omdat het IT-beheer volledig door de provider wordt uitgevoerd. Ook onderhoudswerkzaamheden en updates worden bij de provider uitgevoerd. We hebben alle voordelen van iManage Cloud op een rijtje gezet hier.

Voor deze service betaalt de gebruiker meestal een maandelijks bedrag op basis van de grootte van zijn licentie. De gegevens die de gebruiker in het systeem invoert, worden volledig opgeslagen op de servers van de provider, zodat de kwestie van wettelijke vereisten altijd van toepassing is. Meer gedetailleerde informatie over de cloud kan worden gevonden hier.

We willen de belangrijkste verschillen tussen On-premise en Cloud nader bekijken en de respectieve voor- en nadelen van beide types belichten. Uiteindelijk moet dit je een ruw overzicht geven van welk licentiemodel bij welk type bedrijf past.

Flexibiliteit

Zoals eerder gezegd, is lokale implementatie veel flexibeler als het gaat om maatwerk. Een IT-softwarepartner kan het systeem direct aanpassen aan de behoeften en processen van een bedrijf, zodat het bedrijf zich niet hoeft aan te passen aan nieuwe praktijken, maar het systeem zich daaraan aanpast. Dit is vooral handig voor grote bedrijven en bedrijven met zeer specifieke bedrijfsprocessen.

In andere gevallen bieden Cloud-systemen alle gebruikelijke functies en kunnen ze de processen van een bedrijf dekken, ongeacht de grootte of bedrijfstak, maar zonder de mogelijkheid om kleine specifieke aanpassingen door te voeren zonder verdere vertraging. In dit opzicht is de Cloud vooral geschikt voor kleinere bedrijven, met klassieke structuren en een niet zo brede eigen IT-infrastructuur.

Kosten van DMS

Beide licentiemodellen zijn gebaseerd op verschillende betalingsmodellen. Terwijl de kosten in de Cloud meestal een maandelijks bedrag zijn voor het aantal licenties (gebruikers), wordt de software volledig gekocht wanneer deze lokaal wordt ingezet. Dit brengt meestal hoge initiële kosten met zich mee en eerder lagere maandelijkse kosten, die eventueel nog betaald moeten worden aan de fabrikant voor de verdere ontwikkeling van het systeem.

Welk kostenmodel voor welk bedrijf zinvoller is, hangt ook af van de infrastructuur van een bedrijf. Als je bijvoorbeeld een eigen datacenter hebt, kan lokale implementatie veel eenvoudiger zijn dan wanneer deze nog moet worden aangeschaft. De kosten in de Cloud zijn aanzienlijk flexibeler, omdat hier verschillende licentiemodellen kunnen worden aangeschaft op basis van gebruiker en maand. Uiteindelijk betaalt een bedrijf alleen voor het aantal gebruikers en functies die echt nodig zijn.

Beveiliging

Een belangrijk onderwerp dat steeds weer opduikt als er naar het licentiemodel wordt gevraagd, is beveiliging. Sinds de invoering van de GDPR is het onderwerp gegevensbescherming aan de orde van de dag en moeten bedrijven veel doen om de gegevens van hun klanten voldoende veilig te houden. Nu schrikken velen terug voor de cloud, omdat de controle over hun eigen gegevens verloren lijkt te zijn gegaan. En ja, de gegevens worden meestal opgeslagen in grote datacenters, die zich vaak in het buitenland bevinden.

Enerzijds betekent dit dat er overeenkomstige contracten moeten worden afgesloten met de Cloud provider en anderzijds is het niet langer nodig om de server te beveiligen. De grote Cloud providers willen je gegevens graag beveiligen, vaak beter dan bedrijven dat zelf kunnen. Beveiliging is een van de belangrijkste verkoopargumenten. Daarom besteden providers hier speciale aandacht aan. Uiteindelijk moet je je altijd afvragen hoe veilig de gegevens op je eigen servers zijn.

Uiteindelijk kunnen deze meestal veel gemakkelijker worden gehackt, alleen de onbeduidendheid van een enkele bedrijfsserver beschermt vaak tegen dergelijke aanvallen. Hier rijst ook de vraag naar de aard van de eigen IT-infrastructuur. Kan een bedrijf zijn eigen servers afdoende beschermen of niet?

Naast het beschermen van je eigen gegevens kan ook de regelgeving in je eigen land een belangrijke beslissing zijn om je gegevens intern te houden in plaats van ze te outsourcen naar de cloud en ze op te slaan in een ander land waar andere regels gelden voor het beveiligen en beëindigen van je gegevens.