Als je een Documentbeheersystemen (DMS) - dan ben je hier aan het juiste adres. In dit artikel leggen we uit wat de meest voorkomende valkuilen zijn bij de selectie en implementatie van een oplossing voor documentbeheer. De valkuilen die in dit artikel worden genoemd, zijn gebaseerd op onze ervaring als toonaangevende implementatie- en supportpartner van documentbeheeroplossingen van onze technologiepartner iManage.

Veel organisaties leggen de nadruk op zaken die niet goed gaan in de organisatie of in de huidige systemen. Zaken of processen die wel goed gaan, worden vaak vergeten. Vaak gaan organisaties ervan uit dat dit automatisch ook het geval is in het nieuwe document management systeem - wat natuurlijk niet het geval is. Daarom raden we altijd aan om tijdens het selectieproces alle mogelijke processen, functionaliteiten en workflows te analyseren, zodat er een duidelijk overzicht ontstaat van wat wel en wat niet onder een nieuw DMS valt.

Veel organisaties plannen een DMS-project te krap in termen van beschikbare tijd en middelen. Begrijpelijk, want de dagelijkse gang van zaken gaat gewoon door. Een van de belangrijkste redenen om een DMS te implementeren of een bestaand DMS te vervangen is echter om productiever en efficiënter te werken. Dat betekent dat het logisch zou zijn om vooraf de juiste hoeveelheid tijd en middelen te investeren in een duidelijk en realistisch projectplan om het DMS te implementeren. Zelfs als dit het geval is, kan het gebeuren dat het project langer duurt dan vooraf gedacht door onvoorziene omstandigheden en de beschikbaarheid van de benodigde middelen, maar het helpt zeker om dergelijke "haperingen" tot een minimum te beperken!

Aan het begin van het selectieproces voor een DMS is de aandacht vaak sterk aanwezig. Maar een probleem dat zich vaak voordoet, is dat deze aandacht afzwakt naarmate de tijd verstrijkt. Organisaties kunnen overweldigd raken door de enorme keuze aan verschillende DMS-systemen en de bijbehorende leveranciers. Als deze "DMS-selectiemoeheid" optreedt, kunnen organisaties ervoor kiezen om de software meteen in gebruik te nemen, zonder een goed intake-, functioneel- en technisch ontwerp. Goede voornemens zoals het opvragen van referenties of het bijwonen van workshops kunnen worden overgeslagen met alle gevolgen van dien.

Ook al kiest u misschien niet voor IRIS als partner voor uw DMS, zorg er toch voor dat u tijd en middelen vrijmaakt om de juiste keuze te maken bij de selectie van een nieuw DMS. U kunt altijd contact met ons opnemen als je niet zeker weet of iManage of OpenText het DMS voor jou is - we bespreken graag of deze oplossing past bij de wensen en eisen van jouw organisatie.

Het nieuwe DMS moet passen bij de manier van werken binnen uw organisatie. Ook al worden sommige bestaande werkprocessen aangepast aan de functionaliteiten van het nieuwe DMS, de meeste processen moeten passen binnen het nieuwe DMS. We kunnen niet genoeg benadrukken hoe belangrijk het is om de kennis van toekomstige gebruikers erbij te betrekken, omdat zij door hun praktijkervaring kunnen helpen om ervoor te zorgen dat het nieuwe DMS beter en handiger werkt.

De meest succesvolle DMS-implementaties houden rekening met de periode na de implementatie. Het implementeren van een DMS gaat niet alleen over het automatiseren van huidige processen, het gaat ook over hoe deze worden afgehandeld binnen het nieuwe DMS. Daarom is het belangrijk om nu al te anticiperen op toekomstige problemen die kunnen ontstaan bij de implementatie van een nieuw DMS.

Tijdens het implementatieproces is het belangrijk om kennis beschikbaar te hebben over zowel documentbeheer als andere relevante systemen binnen het bedrijf. Waarom? Dit kan leiden tot nieuwe inzichten en nieuwe eisen in plaats van de eisen die in het begin werden gesteld. Dat is een van de redenen waarom we DMS-projecten altijd in vooraf gedefinieerde fasen uitvoeren, zodat nieuwe inzichten kunnen worden verwerkt indien van toepassing.

Laten we eerlijk zijn: net als andere bedrijfskritische IT-oplossingen kost een goed DMS met geavanceerde functionaliteiten geld. Er zijn veel verschillende factoren die de benodigde investering bepalen, zoals het aantal gebruikers, de implementatie (op locatie of in de cloud), functionaliteiten, aanpassingen en nog veel meer. Te weinig budget voor de gewenste functionaliteiten, implementatiediensten en training kan resulteren in een DMS dat niet volledig bij uw organisatie en personeel past. Uiteindelijk heeft dit een negatieve invloed op de ROI en de adoptie van het nieuwe DMS.

Het komt nog te vaak voor: het management heeft het te druk om veldwerk te doen voor een nieuw systeem voor documentbeheer, dus doet een "stagiair" dergelijk onderzoek. Dit hoeft niet per se verkeerd te zijn. Een DMS is echter vaak een bedrijfskritisch systeem voor de toekomstige bedrijfsvoering en het is niet raadzaam om de selectie van deze oplossing uit te stellen voor nieuwe of onervaren krachten. Je kunt jezelf de vraag stellen: kent de persoon je bedrijfsprocessen van top tot teen? De ervaring met dergelijke systemen, selectieprocessen en het marktoverzicht ontbreken in de meeste gevallen. Een DMS-implementatie kan worden gezien als een groot en complex project en verkeerde keuzes of fouten kunnen drastische gevolgen hebben. Concluderend raden we aan om het verantwoordelijke projectteam zorgvuldig te selecteren.

Er zijn veel verschillende DMS-oplossingen van veel verschillende fabrikanten. Er zijn pakketten voor specifieke bedrijfsgroottes, voor specifieke sectoren of voor bepaalde functionaliteiten. Zorg ervoor dat je voldoende onderzoek doet om de beschikbare oplossingen te vergelijken. Wij zijn partner van iManage en OpenText en kunnen daarom beide best-of-breed DMS-oplossingen aanbieden die we al in verschillende sectoren hebben geïmplementeerd. We kunnen u dan ook eerlijk advies geven over of onze oplossingen geschikt zijn voor uw organisatie en zo niet, dan kunnen we u begeleiden naar andere oplossingen die beter aansluiten bij uw wensen en eisen. We streven er tenslotte naar om onze klanten in staat te stellen uit te blinken in operationele effectiviteit door het gebruik van intelligente, toekomstbestendige oplossingen voor informatiebeheer.

Zodra het implementatieproces is afgerond, gaan gebruikers daadwerkelijk aan de slag met het nieuwe DMS. Het is onverstandig om als organisatie te stoppen met investeren nadat de implementatie van het nieuwe document management systeem is afgerond. Er zijn verschillende redenen te bedenken waarom het belangrijk is om het nieuwe DMS te onderhouden, zoals dit ook het geval is met andere bedrijfskritische IT-oplossingen binnen je organisatie.

Allereerst is het belangrijk om een betrouwbare partner te hebben die de DMS-oplossing ondersteunt bij eventuele problemen. Ondersteuning kan worden beheerd vanuit uw organisatie door uw personeel te trainen of nieuw personeel aan te nemen met kennis van het DMS. Een andere manier is om ondersteuning uit te besteden aan een officiële ondersteuningspartner van het DMS. Meestal bieden ondersteuningspartners een reeks Support Level Agreements aan, zodat organisaties het type ondersteuning kunnen kiezen dat het beste bij hun behoeften past.

Ten tweede, zoals eerder gezegd, is een DMS over het algemeen een bedrijfskritisch IT-systeem binnen een organisatie omdat (in het beste geval) alle bedrijfsrelevante informatie in het systeem is opgeslagen. Waarom zou je niet investeren in het waarborgen van de continuïteit van een dergelijk systeem als dit de reputatie en bedrijfsactiviteiten van je organisatie zou kunnen schaden? Stel je voor dat, om welke reden dan ook, het systeem niet toegankelijk is, er een datalek is of iets anders? Ervoor zorgen dat je DMS up-to-date is met de nieuwste beveiligingsstandaarden is noodzakelijk om nare gebeurtenissen die je bedrijf kunnen schaden te voorkomen.

Tot slot kan het achteraf "fine-tunen" van de oplossing op basis van veranderde en mogelijk nieuwe manieren van werken de productiviteit van de gebruikers en de acceptatie in het algemeen enorm ten goede komen. In de meest ideale situatie zijn al deze fijnafstellingen geconfigureerd in het project zelf, maar dit is vaak niet het geval. De verklaring hiervoor is vrij voor de hand liggend: gebruikers moeten zich aanpassen aan een nieuw systeem en als ze na een tijdje wat ervaring hebben opgedaan, komen er suggesties voor aanpassingen om nog beter aan te sluiten bij hun (nieuwe) manier van werken met het DMS.

Bij IRIS Nederland nemen we informatiemanagement serieus. Informatie is de bron van elke organisatie en vereist daarom intelligente, toekomstbestendige oplossingen die voldoen aan de behoeften van organisaties en hun gebruikers. Die belofte komen we onze klanten al meer dan 20 jaar na. Of je nu een nieuwe document- of een andere informatiebeheeroplossing wilt implementeren: wij hebben de ervaring om je bij zo'n project van begin tot eind te ondersteunen. Neem contact met ons op als je meer wilt weten over hoe onze oplossingen en diensten kan uw organisatie efficiënter, veiliger en slimmer laten werken.