Uw documenten, gegevens en dossiers op een gestructureerde en toegankelijke manier bewaren

In het snelle zakenlandschap van vandaag de dag is het effectief beheren van informatie, documenten en gegevens cruciaal voor het behouden van een voorsprong op de concurrentie. Bij IRIS begrijpen we de uitdagingen die komen kijken bij het verwerken van grote hoeveelheden kritieke informatie.

Hoe we helpen

Ons team van ervaren consultants werkt nauw met u samen om inzicht te krijgen in uw specifieke behoeften en uitdagingen met betrekking tot de huidige - en gewenste - staat van informatiebeheer. Vervolgens helpen we bij het ontwerp en de implementatie van een digitaal archief dat aansluit bij uw bedrijfsdoelstellingen.

Digitaal archief
Digitaal archief
  • Wij zijn al meer dan 25 jaar specialisten op het gebied van informatiebeheer

  • We werken samen met toonaangevende leveranciers van technologie voor documentbeheer

  • Vertrouw op jarenlange expertise en ervaring in vele sectoren

Wat is Digitaal archief?

Een digitaal archief is een moderne oplossing waarmee organisaties hun grote hoeveelheden informatie, documenten en gegevens in een digitaal formaat kunnen opslaan, organiseren en raadplegen.

Het doel van een digitaal archief is om te dienen als een gecentraliseerde opslagplaats waar organisaties en hun teams een breed scala aan elektronische content kunnen opslaan, openen, doorzoeken en terugvinden. Deze materialen kunnen van alles omvatten, van tekstdocumenten en afbeeldingen tot audio- en videobestanden.

In het algemeen biedt een digitaal archief een moderne oplossing om de steeds groeiende hoeveelheid digitale informatie op een efficiënte, georganiseerde en veilige manier te beheren. Het is een essentieel hulpmiddel voor organisaties die te maken hebben met grote hoeveelheden gegevens, documenten en informatie, zoals professionele dienstverleners, rechtspersonen, accountantskantoren en grote bedrijven.

De voordelen van Digitaal archief

Eenvoudig en snel informatie ophalen

Zorg ervoor dat uw gebruikers de informatie vinden die ze zoeken om de efficiëntie te verbeteren.

Verbeterde naleving

Automatiseer het proces waarbij gebruikers zich bij het werken met content houden aan compliance en wettelijke vereisten.

Verbeterde beveiliging

Zorg ervoor dat (gevoelige) gegevens alleen toegankelijk zijn voor personen die er toegang toe moeten hebben.

Betere samenwerking

Stel gebruikers in staat om in realtime samen te werken aan documenten, intern en extern.

Opslagruimte verminderen

Verminder de behoefte aan opslagruimte door bestanden en e-mails op te slaan in de centrale repository van een contentplatform.

Back-up en rampen

Wees er zeker van dat de gegevens van uw organisatie veilig zijn opgeslagen in geval van nood.

Belangrijkste kenmerken van een Digitaal archief

Moeiteloze toegang en terugvinden

Met een digitaal archief beschikt je team over een krachtige zoekmachine waarmee je direct de informatie vindt die je nodig hebt. Maak gebruik van de mogelijkheid om documenten, dossiers en gegevens razendsnel terug te vinden, waardoor de productiviteit van je team wordt verhoogd en workflows worden gestroomlijnd.

Robuuste beveiligingsmaatregelen

Het beschermen van gevoelige gegevens is van het grootste belang. Een digitaal archief bevat geavanceerde beveiligingsmaatregelen, van versleuteling tot toegangscontrole. Uw waardevolle informatie blijft veilig, met audit trails die inzicht geven in wie wat wanneer heeft geraadpleegd. U kunt gerust zijn in de wetenschap dat aan uw compliancebehoeften wordt voldaan en dat de vertrouwelijkheid van uw klanten wordt gewaarborgd.

Gecentraliseerde organisatie

Neem afscheid van verspreide bestanden en gefragmenteerde gegevens. Een digitaal archief biedt een gecentraliseerde opslagplaats waar uw documenten en verslagen een harmonieus thuis vinden. Intuïtieve categorisatie en het taggen van metadata zorgen ervoor dat elk item precies wordt geplaatst, wat de navigatie vereenvoudigt en de algehele organisatie verbetert.

Milieuverantwoordelijkheid

Doe mee aan de beweging naar duurzaamheid. Door een digitaal archief te omarmen, vermindert u het papierverbruik en minimaliseert u uw ecologische voetafdruk. Draag bij aan een groenere toekomst door moderne informatiebeheerpraktijken te omarmen.

Praktijkvoorbeelden van Digitaal archief

Er zijn meer dan genoeg use cases die aantonen hoe een digitaal archief organisaties ondersteunt bij het effectief creëren van een toegankelijke, veilige en betrouwbare manier van het beheren van hun enorme hoeveelheden digitale informatie, documenten en gegevens.

Wettelijk

Juridische professionals hebben te maken met enorme hoeveelheden zaakgerelateerde documenten, contracten en correspondentie. Een digitaal archief stroomlijnt het terugvinden van documenten en zorgt voor snelle toegang tot belangrijke informatie tijdens rechtszaken, onderhandelingen of nalevingscontroles.

financiën

Financiële instellingen zijn onderworpen aan strikte regelgeving. Een digitaal archief helpt bij het opslaan en terugvinden van financiële gegevens, transactiegeschiedenissen en nalevingsdocumenten, zodat er snel en accuraat kan worden gereageerd tijdens audits en vragen van regelgevende instanties.

HR

HR-afdelingen bewaren personeelsdossiers, contracten en nalevingsdocumenten in een digitaal archief. Dit vereenvoudigt onboarding, prestatie-evaluaties en naleving van regelgeving.

Digitaal archief

Onze technologie voor Digitaal archief

Logo iManage

iManage is een krachtig content services platform dat is ontworpen om document- en e-mailbeheer, kennisdeling en samenwerking te stroomlijnen.

Digitaal archief
Partners - Digitaal Archief

Hoe werkt Digitaal archief werken met IRIS?

Bij het overwegen van de toepassing van technologie om een digitaal archief te omarmen, begint een effectieve aanpak met strategisch procesadvies.

Door met ons samen te werken, koopt u niet alleen een technologische oplossing, maar maakt u ook gebruik van een uitgebreid blauwdrukproces onder leiding van gespecialiseerde consultants. Zij werken nauw met u samen om uw workflowbehoeften te identificeren, doelstellingen te bepalen en de oplossing af te stemmen op uw unieke vereisten.

Als je met ons samenwerkt, verzeker je je niet alleen van toegang tot innovatieve technologie, maar ook van een strategische partner als vertrouwenspartner voor een succesvolle digitale transformatie.

Wil je meer weten over Digitaal archief?

Vul het onderstaande formulier in en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

Deskundigen informatiebeheer

Wij zijn een team van informatiebeheerexperts en leveren end-to-end informatiebeheeroplossingen om organisaties en hun teams in staat te stellen de manier waarop ze werken te transformeren.