INHOUDSDIENSTEN | ARCHIEFBEHEER
Zorgen voor naleving van records management
Organisaties zijn wettelijk verplicht om vertrouwelijke informatie over klanten, werknemers en bedrijven gedurende een bepaalde periode te bewaren. Dus wat doe je als een document zijn doel voorbij is? Het te lang bewaren van dergelijke inhoud vormt een beveiligingsrisico en kan ertoe leiden dat uw bedrijf niet voldoet aan de huidige regelgeving op het gebied van privacy en gegevens.
Uitleg over archiefbeheer
Records management verwijst naar de systematische en strategische benadering van het vastleggen, organiseren, opslaan en onderhouden van records gedurende hun levenscyclus in een organisatie. Het omvat het beheer van zowel fysieke als elektronische documenten, waarbij de integriteit, toegankelijkheid en juiste verwijdering ervan worden gewaarborgd wanneer ze niet langer nodig zijn.
Technologie voor archiefbeheer
Records management draait niet alleen om technologie: het omvat verschillende activiteiten en processen, waaronder het maken, classificeren, indexeren, opslaan, ophalen en bewaren van records. Daarnaast omvat het ook het opstellen van beleid, procedures en controles om naleving van wettelijke, regelgevende en operationele vereisten te garanderen.
Records management technologie biedt organisaties krachtige hulpmiddelen om hun archiveringsprocessen vast te leggen, te organiseren en te optimaliseren. Door gebruik te maken van geavanceerde technologieën, zoals kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning, kunnen organisaties classificatie-, bewaar- en verwijderingsprocessen automatiseren, zodat ze voldoen aan de wettelijke vereisten.
Door gebruik te maken van technologie voor records management kunnen organisaties hun operationele efficiëntie verbeteren, risico's beperken en het volledige potentieel van hun informatie-assets benutten.
TYPISCHE UITDAGINGEN ZONDER TOOLS VOOR RECORDS MANAGEMENT
Moeite met het waarborgen van de veiligheid en privacy van bedrijfsinformatie
Niet-naleving van wet- en regelgeving
Het niet naleven van bewaarschema's, privacyregels en documentverificatie kan leiden tot juridische aansprakelijkheid en reputatieschade.
Verhoogd risico op datalekken
Het ontbreken van de juiste beveiligingsmaatregelen en gecontroleerde toegang maken dossiers kwetsbaar voor cyberbedreigingen en interne inbreuken, zoals ongeautoriseerde toegang tot gevoelige informatie.
Ineffectief bewaren en verwijderen van documenten
Het bewaren van dossiers na de vereiste periode brengt potentiële juridische risico's met zich mee, terwijl het voortijdig verwijderen kan leiden tot het verlies van waardevolle informatie.
Onvermogen om verantwoording af te leggen
Het ontbreken van de juiste documentatie en audit trails maakt het moeilijk om bedrijfsactiviteiten te volgen en te verifiëren, wat kan leiden tot problemen bij regelgevende audits of interne onderzoeken.
DE VOORDELEN VAN RECORDS MANAGEMENT
Compliance bevorderen en risico's beperken: De rol van documentbeheer
Door een robuust records management systeem te implementeren, kunnen organisaties het volledige potentieel van hun informatie-assets benutten, efficiënte archiveringspraktijken garanderen en tal van voordelen oogsten.
Ontdek de voordelen van gecentraliseerde archiefarchieven, geavanceerde zoekfuncties, platforms voor het delen van dossiers, tools voor het identificeren van expertise en gestroomlijnde processen voor het maken van dossiers.
Met een allesomvattende oplossing voor records management kunt u de schat aan records van uw organisatie effectief beheren en gebruiken, de naleving van regelgeving bevorderen, de operationele efficiëntie verbeteren en een cultuur van voortdurende verbetering stimuleren.
Naleving garanderen
Voldoen aan wettelijke en reglementaire verplichtingen door nauwkeurige en volledige dossiers bij te houden. Dit houdt ook in dat je je moet houden aan de privacyregels voor gegevens, bewaarschema's en branchespecifieke vereisten.
Risico's beperken
Verminder de risico's van rechtszaken, audits en inbreuken op informatie. Door betrouwbare dossiers bij te houden, kunnen organisaties bewijs leveren, besluitvorming ondersteunen en zich beschermen tegen juridische en reputatierisico's.
Efficiëntie verbeteren
Efficiënt ophalen en delen van informatie mogelijk maken, waardoor de algehele operationele efficiëntie verbetert. Het stroomlijnen van processen voor het bijhouden van gegevens, het gebruik van technologie en het implementeren van consistente praktijken minimaliseren dubbel werk, fouten en tijd die wordt verspild aan het zoeken naar informatie.
Institutioneel geheugen bewaren
Zorg voor het behoud van het institutionele geheugen door kennis van de organisatie vast te leggen en te bewaren. Dit zorgt voor de overdracht van kennis tussen werknemers, continuïteit van de activiteiten en historische referentie voor toekomstig gebruik.
Besluitvorming vergemakkelijken
Ondersteun geïnformeerde besluitvorming in verschillende bedrijfsfuncties. Records bieden historische context, bewijs en inzichten die helpen trends te identificeren, prestaties te meten en strategische planning te sturen.
Minder uitgeven aan opslag
Bespaar geld door fysieke en elektronische dossiers in één systeem te beheren en inactieve dossiers naar minder dure opslaglocaties over te brengen voor latere verwijdering.
KENMERKEN VAN EEN OPLOSSING VOOR ARCHIEFBEHEER
Belangrijkste kenmerken van een records management oplossing
Een robuuste oplossing voor records management biedt verschillende kernfuncties waarmee organisaties en hun teams hun records efficiënt kunnen vastleggen, organiseren en beveiligen, zodat ze aan de regels voldoen, workflows stroomlijnen en de waarde van hun informatie-assets maximaliseren.
Gecentraliseerd archief
Een centrale opslagplaats bieden om gegevens op een veilige en gestructureerde manier op te slaan en te organiseren, zodat ze gemakkelijk toegankelijk en terug te vinden zijn.
Geavanceerde zoekmogelijkheden
Maak robuuste zoekfuncties mogelijk, waaronder zoeken op metadata, zoeken op volledige tekst en filters, zodat gebruikers snel specifieke records kunnen vinden op basis van verschillende criteria.
Versiebeheer en documentgeschiedenis
Houdt documentversies bij en onderhoudt een uitgebreide documentgeschiedenis, zodat gebruikers eerdere versies kunnen bekijken, wijzigingen kunnen bijhouden en de integriteit van documenten te allen tijde kunnen waarborgen.
Beveiliging en toegangscontrole
Zorg voor de beveiliging van records door middel van granulaire toegangscontroles, gebruikersmachtigingen en encryptie. Het stelt organisaties in staat om toegangsniveaus te definiëren en ongeautoriseerde toegang tot gevoelige informatie te beperken.
Bewaren en afvoeren van gegevens
Slim beheer van documentretentie door het definiëren van een retentiebeleid, het automatiseren van processen voor het verwijderen van records en het garanderen van naleving van wettelijke en regelgevende vereisten.
Ontdek onze technologie voor
archiefbeheer
Maak gebruik van het potentieel van onze toonaangevende softwareoplossingen en creëer een records management praktijk die bedrijfsresultaten stimuleert.
PLATFORM VOOR INHOUDSDIENSTEN
Het toonaangevende content services platform om de volledige levenscyclus van records te beheren
iManage is een krachtig content services platform dat is ontworpen om het beheer van documenten gedurende hun levenscyclus te stroomlijnen. Met slim document- en e-mailbeheer, kennisdeling en realtime samenwerkingsmogelijkheden helpt iManage organisaties en hun teams om moeiteloos documenten, contracten, e-mails en meer te openen en te organiseren, vanaf elk apparaat en overal.
