Beheer van documenten en e-mails

Beschikbaarheid: moderne documentbeheersystemen zorgen ervoor dat gebruikers overal, vanaf elk apparaat en op elk moment toegang hebben tot bedrijfscontent. Zoeken: een DMS helpt bij het georganiseerd opslaan van documenten en e-mails, zodat een gebruiker ze eenvoudig kan terugvinden wanneer dat nodig is. Eén bron van waarheid: geen dubbele documenten meer die in verschillende systemen rondzwerven, want een DMS biedt een centrale opslagplaats voor alle zakelijke content. Automatisering van workflows: automatiseer documentgerelateerde processen om repetitieve, handmatige handelingen te elimineren en zo middelen te besparen en de tevredenheid van werknemers te verhogen. Beveiliging: zorg ervoor dat alleen personen die toegang moeten hebben [...]

Een documentbeheersysteem wordt gebruikt voor het automatisch organiseren, beveiligen, digitaliseren en classificeren van bedrijfscontent zoals documenten en e-mails, zodat ze eenvoudig toegankelijk, bewerkbaar en deelbaar zijn. Daarom ondersteunt een DMS een organisatie en haar teams niet alleen bij het stroomlijnen van documentgerelateerde processen, maar ook bij informatiebeheer om te voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van gegevensprivacy en -beveiliging.

Documentbeheer is het gebruik van een computersysteem en software voor het opslaan, beheren en bijhouden van elektronische documenten en elektronische afbeeldingen van informatie op papier die is vastgelegd met behulp van een documentscanner. Het systeem en de software om dit te doen worden vaak Document Management Systemen (DMS) genoemd.