De basisprincipes van records management zijn: Doel Verificatie Classificatie Redelijke kosten Elasticiteit Retentie Beschikbaarheid In essentie dicteren deze principes wat een 'goed' records management systeem is en vormen ze een structuur die nagestreefd moet worden.
Een record bevat informatie die is gemaakt, geproduceerd, uitgevoerd of ontvangen in verband met transactionele bedrijfsactiviteiten en ondersteunt een organisatie bij de algemene bedrijfsvoering. Dossiers zijn het harde bewijs van het unieke beleid, de procedures en de beslissingen van een organisatie en hebben vaak een belangrijke administratieve, historische en juridische waarde.
Over het algemeen zijn er twee soorten documentbeheersystemen: traditionele papieren documentbeheersystemen en elektronische documentbeheersystemen. Zoals de naam al doet vermoeden, omvatten traditionele papieren documentbeheersystemen het beheer en de opslag van papieren documenten. Vanwege de duidelijke voordelen van digitaal documentbeheer, kiezen steeds meer organisaties voor deze methode om de levenscyclus van hun documenten te beheren. In de meeste gevallen wordt dit veroorzaakt door de wens om papieren processen te verminderen of zelfs te elimineren.
Records Management zorgt ervoor dat institutionele documenten van vitale historische, fiscale en juridische waarde worden geïdentificeerd en bewaard, en dat niet-essentiële documenten tijdig worden verwijderd volgens vastgestelde richtlijnen en wetgeving, bijvoorbeeld de GDPR.
