Er zijn veel redenen om een kennisbeheersysteem in een organisatie te implementeren, maar het belangrijkste doel is meestal om mensen te helpen toegang te krijgen tot kennis en deze te gebruiken om taken beter uit te voeren.

Om meer inzicht te krijgen in kenniswerk in advocatenkantoren, heeft iManage onlangs Metia Group opdracht gegeven voor een diepgaand onderzoek onder bijna 1100 respondenten uit de gehele juridische sector:

  • 68% van de respondenten zegt dat de informatie in digitale documenten en bestanden het belangrijkste is voor hun bedrijf.
  • 28% van de respondenten gaf aan dat de meeste of al hun documenten verspreid zijn over meerdere systemen.
  • 30% van de respondenten zegt dat documenten hun organisatie via vijf of meer kanalen bereiken.

Bovenstaande statistieken tonen aan dat kennis een van de belangrijkste activa van een organisatie is. Toch is kennis maar al te vaak ongedocumenteerd, moeilijk toegankelijk en dreigt te verdwijnen:

  • Omdat teams binnen hetzelfde bedrijf verschillende apps gebruiken, leidt dit tot geïsoleerde en gefragmenteerde informatie die moeilijk te vinden is wanneer klanten of agenten die het hardst nodig hebben. Daarom besteden kenniswerkers 30% van hun tijd aan het zoeken of opnieuw creëren van informatie die al bestaat. Als kennis niet gedeeld en toegankelijk is, verspillen medewerkers tijd aan het bedenken van nieuwe oplossingen, maken ze fouten die al eerder zijn gemaakt, krijgen ze niet de inzichten die ze nodig hebben om productief te zijn en beantwoorden ze steeds weer dezelfde vragen.
  • Werknemers gaan met pensioen of verlaten een bedrijf en nemen tientallen jaren aan bedrijfskennis met zich mee. En zelfs als ze hun vervanger trainen voordat ze vertrekken, kunnen vertrekkende werknemers nooit alles doorgeven wat ze weten omdat sommige kennis stilzwijgend is. Een proces helpt bij het vastleggen van die stilzwijgende kennis die anders misschien zou verdwijnen.
  • Kennis die is opgeslagen in e-mails of lokale schijven kan verdwijnen door systeemstoringen of door verlies of diefstal van apparaten.

Al deze situaties zijn onvermijdelijk, wat de noodzaak van een goed kennisbeheersysteem nog duidelijker maakt.