• Beschikbaarheid: Moderne documentbeheersystemen zorgen ervoor dat gebruikers overal, vanaf elk apparaat en op elk moment toegang hebben tot bedrijfscontent.
  • Zoeken: Een DMS helpt bij het georganiseerd opslaan van documenten en e-mails, zodat een gebruiker ze gemakkelijk kan terugvinden wanneer dat nodig is.
  • Eén bron van waarheid: Geen dubbele documenten meer die in verschillende systemen rondzwerven, want een DMS biedt een centrale opslagplaats om alle bedrijfsinhoud in op te slaan.
  • Automatisering van werkstromen: documentgerelateerde processen automatiseren om repetitieve, handmatige handelingen te elimineren en zo middelen te besparen en de tevredenheid van werknemers te verhogen.
  • Beveiliging: ervoor zorgen dat alleen personen die toegang zouden moeten hebben tot bepaalde inhoud, ook daadwerkelijk toegang hebben om het risico op een datalek te minimaliseren. Normaal gesproken worden alle acties van gebruikers vastgelegd, zodat er op elk moment een volledig controlespoor is. Bovendien kunt u eenvoudig en veilig inhoud delen met externe partijen zoals klanten of partners.
  • Kennisbeheer: de waarde van bedrijfscontent ontsluiten om kennis te extraheren, te bewaren en te hergebruiken. Deze specifieke ontwikkeling heeft de laatste tijd veel terrein gewonnen, omdat kennismanagement kan worden gezien als een cruciaal hulpmiddel voor elke organisatie die haar resultaat en marktaandeel wil vergroten.